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Todos sabemos que o controle de ponto online revolucionou o modo de lidar com a jornada de trabalho dentro das empresas. Com o surgimento dos Sistemas Alternativos de Registro de Ponto através da Portaria 373 do MTE, as funcionalidades foram apenas evoluindo, conferindo mobilidade à marcação do ponto.

Além de regulamentado por lei, o controle de ponto eficiente é uma medida imprescindível para gerenciar as horas trabalhadas, horas extras, folgas e até mesmo o absenteísmo do seu pessoal. Assim, vamos discutir hoje sobre o que é solução de controle de ponto online e o que ela pode proporcionar ao seu negócio. 

Além disso, vamos falar sobre as diferenças para o controle de ponto eletrônico tradicional e os avanços tecnológicos que esse universo atravessa na atualidade. Continue com a gente!

Como surgiu o Controle de Ponto

O controle de ponto começou a surgir na década de 1930, a fim de controlar a entrada e saída de funcionários das empresas. Porém, apenas em 1989 que a obrigatoriedade do controle de ponto apareceu em formato de Lei (N 7.855) tornando obrigatório o registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico, para empresas com mais de 10 funcionários. Já em 2019 com a Lei nº 13.874, também conhecida como a Lei de Liberdade Econômica, a  obrigatoriedade passou a ser para empresas com mais de 20 funcionários. 

É importante ressaltar que apesar da flexibilização da lei de Liberdade Econômica, não existe nenhum empecilho na legislação para que as empresas com menos de 20 funcionários também registrem a jornada de trabalho dos seus colaboradores em Sistemas Eletrônicos ou Sistemas Alternativos para o Registro de Ponto. São vários os motivos para todas as organizações adotarem esse controle, como evitar ações trabalhistas, redução de despesas, já que controles manuais podem gerar muitos erros, e maior transparência com a equipe.

Como surgiu o controle de ponto online

O controle de ponto online é um Sistema Alternativo Eletrônico. Seu surgimento se deu com a Portaria 373/11 do Ministério do Trabalho e Emprego. Ela regulamentou o controle de ponto eletrônico segundo as novas tecnologias, simplificando os processos que envolvem a jornada de trabalho. 

Por isso, o controle de ponto online é feito por um software na nuvem e que pode ser acessado através da internet e utilizado em variados dispositivos. E as informações registradas pela marcação de ponto do funcionário vão automaticamente para o sistema de tratamento de dados, contribuindo para uma visualização ampla de todas as horas trabalhadas. 

App do Colaborador

O app do colaborador para o registro de ponto mobile é um exemplo de Sistema Alternativo aceito pelo Ministério do Trabalho. Ou seja, com ele, o colaborador é capaz de registrar todas as suas horas em um clique, e os dados vão direto para o sistema de gestão online. Assim, o trabalho do RH se torna muito mais simples e centralizado, o que garante menos tempo gasto com o controle da jornada de trabalho de cada funcionário. 

Hoje, os aplicativos de ponto surgiram para oferecer uma solução mais moderna e eficiente ao controle de ponto. Os baixos custos de implantação e a praticidade de uso são alguns pontos fortes desse tipo de controle, que possibilita extrema flexibilidade ao colaborador. 

Assim, é possível realizar o controle de ponto de forma transparente e reunir as informações em um só local. Além disso, o profissional de RH tem acesso aos dados da jornada de trabalho em poucos cliques e em tempo real, o que torna seu trabalho mais dinâmico.

As empresas em geral já apostam em soluções mais modernas para o controle de ponto. O controle de ponto online oferece, então, as funcionalidades necessárias para que a jornada de trabalho não se torne um peso para o setor de RH

Transformação digital e as portarias 1510 e 373

As Portarias 1510 e 373 do MTE foram essenciais à regulamentação sobre o funcionamento do controle eletrônico do ponto. Assim, é importante conhecer a regulamentação de cada uma delas, que abriram caminho a facilidades para o futuro mais prático e transparente das relações entre os trabalhadores e as corporações. 

O que é portaria 1510

A Portaria 1510 do MTE surgiu em 2009 para uniformizar o modo como as empresas registram eletronicamente a jornada de trabalho do colaborador e realizam o tratamento dos dados. Assim, estabelece normas para o registrador  eletrônico de ponto (REP)  e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).

Antes dessa medida, as soluções em controle de ponto eram mais manuais e suscetíveis a erros. Assim, a Portaria 1510 veio também para tornar os processos mais transparentes e evitar adulterações que geram questões trabalhistas entre funcionário e empregador. O controle de ponto a partir de então se tornou regulamentado para todas as corporações que precisam segui-lo pela Lei.

Muita gente ainda tem dúvida sobre o que essa Portaria fala. Veja abaixo as principais medidas:

Os requisitos do REP – Registrador Eletrônico de Ponto, segundo o Art. 4° da Portaria 1510 

I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano, com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;

II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;

III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

IV – meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;

V – meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;

VI – porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;

VII – para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e

VIII – a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.

Proibições da Portaria 1510:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

O que é Portaria 373

A Portaria 373, por sua vez, regulamentou a adoção pelos empregadores de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho. É aqui que entra o controle de ponto online, como uma alternativa ao registrador eletrônico de ponto  tradicional – REP. 

Antes de mais nada, as diretrizes da Portaria 373 estabelecem que o sistema alternativo precisa ser aprovado em um acordo coletivo de trabalho. Ou, então, por Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria. Assim, há toda uma fiscalização por trás para garantir que as normas estão sendo seguidas.

Confira o que a Portaria 373 exige:

Art.1º: Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

Além disso, deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a freqüência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.

Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos devem:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

O que a Portaria 373 proíbe

De acordo com o Art. 3º da Portaria 373, os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

Assim, não pode haver qualquer tipo de adulteração no sistema, e o funcionário é quem deve marcar o seu ponto.

Software de ponto eletrônico

Como já dissemos, a Portaria 373 abriu as portas para as novas tecnologias. As empresas agora, têm a opção de contar com um software digital onde o gestor ou profissional de RH tem acesso às ações em tempo real, enquanto o funcionário pode registrar a sua jornada de trabalho, com mais mobilidade e praticidade, como no computador, celular ou tablets. 

Mas você conhece todos os motivos que tornam o controle de ponto online realmente importante e um divisor de águas no RH?

Vantagens do controle de ponto online

Esse tipo de sistema ainda encontra alguma resistência de empresas que não conhecem  o seu valor. Por isso, vamos mostrar algumas funcionalidades desta tecnologia para te ajudar na sua decisão:

  • Visualizar e acompanhar os registros de ponto do funcionário em tempo real
  • Gerenciar a jornada de trabalho e torná-la mais flexível
  • Controlar o banco de horas de forma mais precisa
  • Consultar relatórios de ponto a qualquer momento
  • Controlar férias e ausências com geração de comprovante
  • Acompanhar pedidos de ausência do colaborador
  • Fechar a folha de pagamento de forma facilitada

O sistema de controle de ponto online funciona por meio do navegador (browser) ou aplicativo. Assim, o colaborador consegue fazer os seus registros de ponto de onde estiver, sem precisar se restringir aos ambientes da empresa. Essa é apenas uma das funcionalidades que permitem grande flexibilidade ao controle do ponto, para ambas as partes. 

Os principais benefícios do controle de ponto online

– Orientação a dados

Com acesso simplificado aos dados da equipe e horas trabalhadas, o profissional responsável tem muito mais insumos para análises críticas. Assim, seu trabalho é orientado a dados de modo a controlar horas extras excessivas, entre outras coisas.

– Integração

O controle de ponto online permite integração a REPs e outros sistemas, conferindo praticidade às suas soluções.

– Mobilidade

O controle de ponto online atua na nuvem. Assim, há a mobilidade necessária tanto ao funcionário em home office quanto às empresas que desejam mais flexibilidade ao cotidiano dos trabalhadores. Além disso, é possível marcar o ponto de onde estiver, sendo que os aplicativos mostram a localização exata desse ato.  

– Eficiência operacional para o RH

Além de todas as facilidades ao seu colaborador, a eficiência operacional para o RH é outro benefício. Os profissionais têm uma visualização mais ampla e em tempo real de todas as horas cumpridas, folgas e pedidos de ausência, transformando o seu trabalho muito mais simples e livre de soluções manuais ultrapassadas.

Marcação de ponto home office

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Até aqui, você já percebeu toda a mobilidade que o controle de ponto online confere ao cotidiano das empresas. A marcação de ponto home office é quem mais se beneficia, pois em tempos de pandemia o isolamento social se fez necessário. 

Ao contrário de antigamente, o seu funcionário já pode exercer a marcação de ponto em sua própria casa. Se você optar pelo aplicativo, por exemplo, é possível saber por meio da geolocalização em que local o ponto foi batido, o que fornece um panorama exato sobre cada horário cumprido. Incrível, não é mesmo?

Com todas essas funcionalidades, ficou muito mais prático acompanhar a jornada de trabalho do seu funcionário, já que as soluções em nuvem auxiliam empresas em home office. Ou seja, quando falamos do registro de ponto remoto para tal, como escolher a melhor opção? 

Registro de ponto remoto: qual a melhor opção?

Por conta da distância, o home office torna o controle do RH um pouco mais difícil. Mas, com as ferramentas adequadas, a mobilidade desse recurso está se tornando um diferencial para todas as empresas que dependem do registro de ponto remoto. 

Para que esse sistema beneficie o controle de horas do seu colaborador, ele precisa:

– Apresentar as informações em tempo real

Acompanhar a marcação de ponto em tempo real é um requisito fundamental para o sucesso da sua empresa. Por isso, garanta que o seu registro de ponto remoto atenda a essa necessidade.

– Oferecer transparência, evitando conflitos trabalhistas

Conferir os dados sobre a marcação do ponto é uma funcionalidade que beneficia ambas as partes envolvidas. Assim, certifique-se de que o seu registro de ponto remoto ofereça esse tipo de transparência.

– Tornar possível acompanhar a situação do colaborador

Em suma, é possível monitorar a quantidade de horas extras, prever se algo precisa de ajustes ou afins.

O controle de ponto online Ortep

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