5 Tipos de Ferramentas que todo gestor de compras deve usar

Acompanhar fornecedores, controlar estoques, negociar prazos e preços. Essas são apenas algumas das atividades realizadas por um gestor de compras no dia a dia. E, quem exerce essa função, sabe muito bem o quão complexo é o seu trabalho.

Por isso, diante de tantas variáveis para gerenciar, é fundamental que o gestor de compras utilize as ferramentas mais adequadas para o seu trabalho. Além de tornar as tarefas mais ágeis, esses instrumentos garantem a confiabilidade das informações e também evitam que o gestor de compras se esqueça de algo importante.

Veja, a seguir, os cinco tipos de ferramentas super úteis para os gestores de compras.

1. Software de gestão de compras

Se você ainda não usa um software de gestão de compras, muito provavelmente já ouviu falar sobre ele. Hoje em dia, há uma infinidade desses programas de gerenciamento de compras no mercado, cada um deles com as suas especificidades.

Mas, o que realmente importa aqui é como um software pode facilitar o dia a dia do gestor de compras. De forma geral, o software de gestão armazena informações desde a entrada de materiais no estoque até a saída de produtos da empresa, fazendo com que esses números estejam sempre atualizados em um banco de dados.

Dessa forma, o gestor de compras poderá planejar melhor as compras futuras, tendo como base as informações emitidas pelo sistema.

Além de dimensionar o tamanho dos estoques praticamente sem erros (ou furos), alguns sistemas também possuem um histórico das compras, que reúne todas as informações importantes sobre o produto adquirido, como: quantidade, fornecedor, preço e data da compra.

Ter esse histórico é essencial para a fase de negociação com fornecedores, já que tudo está documentado no sistema e, assim, o gestor de compras terá informações qualificadas para a sua argumentação.

Entretanto, se a sua empresa não possui um software de gestão, é possível controlar a rotina no setor de compras, por meio de ferramentas alternativas, como as planilhas e os aplicativos gratuitos, por exemplo.

2. Planilhas de controle

É bem verdade que as planilhas de controle exigem mais cuidado e dedicação por parte do gestor de compras, pois, como não são automatizadas, as novas informações precisam ser inseridas manualmente.

Entretanto, as planilhas são um ótimo recurso, porque dão um panorama da organização dos estoques, das compras realizadas e dos prazos de cada lote de mercadoria a um custo muito baixo.

Por meio das planilhas de controle, também é possível que o gestor de compras faça o gerenciamento de seus fornecedores, mantendo todas as informações mais importantes sobre esses parceiros em um banco de dados.

Para manter a organização das planilhas de controle, o ideal é que elas sejam modificadas por um grupo pequeno de pessoas, registrando sempre quem fez a última alteração. Isso ajuda a manter a confiabilidade do banco de dados, caso seja necessário realizar uma auditoria, por exemplo, e também evita que informações importantes sejam perdidas.

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3. Aplicativos para gerenciamento de cartões de visita

Um bom gestor de compras precisa se relacionar com muitas pessoas e, inevitavelmente, isso faz com que ele acumule algumas dezenas de cartões de visitas. Mas, graças à tecnologia, hoje é possível armazenar esses cartões e encontrá-los de maneira rápida e fácil.

Existem diversos aplicativos que escaneiam os cartões, armazenando-os na memória do smartphone. O usuário também pode salvar essas informações na nuvem, se preferir. Um exemplo é o aplicativo CamCard, que está disponível gratuitamente tanto para Android quanto para IOS.

Com esse aplicativo, além de armazenar os cartões recebidos de parceiros e fornecedores, o gestor de compras também poderá criar o seu cartão de visita digital e compartilhá-lo com outros usuários do aplicativo.

4. Aplicativos para gerenciamento de tarefas

Com tantas tarefas para realizar em um dia, é comum que o gestor de compras acabe se esquecendo de alguma coisa. Mas, para não perder nada importante, os aplicativos de gestão de tarefas são muito úteis.

Existem vários, inclusive gratuitos, que podem ser utilizados. Alguns dos mais populares são o Asana e o Evernote. Com o Asana, o gestor de compras consegue inserir todas as atividades que devem ser realizadas no dia, marcando as prioridades.

À medida em que as tarefas são feitas, elas são excluídas da lista. Ou, se forem atividades recorrentes, elas podem retornar para a lista de afazeres do próximo dia automaticamente. Com o Asana também é possível criar um grupo de trabalho e compartilhar as atividades de cada pessoa do time em tempo real.

Já o Evernote funciona como uma lista de tarefas pessoal, em que o usuário pode inserir notas ou lembretes, que vão ajudar na execução de uma atividade, sempre que for necessário. Outra função interessante do Evernote é a de armazenar textos inteiros da internet. Isso é muito útil para quem está sempre online e tem o costume de separar uma porção de links para ler depois.

5. Aplicativos para agilizar a comunicação em equipe

Um bom trabalho só acontece quando toda a equipe está alinhada e consegue se comunicar com facilidade. Para ajudar nisso, existem muitos aplicativos de comunicação em tempo real, que conectam as pessoas de modo descomplicado e agilizam a troca de ideias.

Dois dos aplicativos mais usados nas empresas, hoje em dia, são o Slack e o Skype. O Slack possui uma versão gratuita e funciona tanto em desktop quanto em smartphones. Por meio desse aplicativo é possível criar grupos de discussão para compartilhar ideias e projetos com a equipe de trabalho.

Já o Skype é um aplicativo mais completo, visto que os usuários podem realizar chamadas de voz e vídeo, além de enviar as tradicionais mensagens de texto. Esse aplicativo também é gratuito e está disponível para desktop e dispositivos móveis.

Como você viu, existem muitas ferramentas úteis para o trabalho do gestor de compras que são, em sua maioria, gratuitas. Aproveite esses recursos no seu dia a dia e veja como a tecnologia pode facilitar a execução das suas tarefas.

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