O que é gestão de estoques e por que as empresas devem fazê-la?

Para compreender o que é uma gestão de estoques eficiente, é preciso lembrar que as mercadorias que a sua empresa armazena são, na verdade, dinheiro. E, nos dias de hoje, nenhuma organização pode perder dinheiro, investindo esse recurso de forma inadequada, não é mesmo?

Além disso, fazer uma boa gestão de estoques tem relação direta com a continuidade da produção interna e, consequentemente, com o cumprimento dos prazos de entrega que a sua empresa negocia. Assim, os seus clientes passam a valorizar ainda mais a sua empresa, já que a garantia da entrega dos produtos aumenta a confiabilidade em sua marca.

De acordo com o Sebrae, os estoques podem representar até 40% do capital de giro das empresas e, por isso, a sua gestão é tão importante para a saúde financeira do negócio.

Inclusive, a gestão de estoques está diretamente ligada à vantagem competitiva das empresas no mercado, uma vez que o bom gerenciamento de mercadorias dá aos empresários maior poder de negociação, seja para comprar ou para vender melhor.

Agora que você já viu a importância de uma gestão de estoques excelente, confira 5 dicas muito úteis para criar um gerenciamento de mercadorias mais eficaz.

Dica #1: Analise sempre a demanda

Avaliar a demanda significa identificar o tempo que uma mercadoria demora para ser vendida, conferindo sempre os prazos de validade da mesma, quando for o caso. O acompanhamento da demanda é importante porque é ela quem vai dizer o tempo exato para se realizar as novas compras para o estoque, conforme a saída ou não dos itens disponíveis no armazém.

Dica #2: Não abra mão dos inventários

O inventário é um documento no qual deve constar tudo aquilo que a sua empresa possui em estoque. Este documento é essencial para uma boa gestão de estoques, porque é por meio dele que a empresa terá conhecimento sobre as quantidades, especificidades, tamanhos, valores, ciclo de vida (prazo de validade), a previsão de vendas (ou de consumo dos produtos), entre outras informações pertinentes sobre as mercadorias estocadas.

Além disso, os inventários são peças importantes no combate a extravios e fraudes, já que permite acompanhar os quantitativos de mercadorias disponíveis.

Embora as micro e pequenas empresas ainda mantenham inventários físicos, hoje em dia há softwares e outras soluções para facilitar a gestão e o controle das mercadorias no armazém, que podem ser atualizadas em tempo real.

Dica #3: Use a Classificação ABC dos estoques

A Classificação ABC é um método de organização de estoques, que consiste na separação dos materiais de acordo com a sua ordem de importância financeira para a empresa.

O objetivo da Classificação ABC é, além de manter um controle mais eficaz das mercadorias, direcionar corretamente os investimentos da empresa para a aquisição dos itens de maior relevância para a sua linha produtiva.

Assim, os materiais devem ser separados em:

Classe A: aqui devem constar as mercadorias e produtos de alta prioridade, ou seja, os materiais que possuem alto valor econômico, ou que são mais caros. De acordo com a regra de Pareto, 20% dos produtos em um armazém são responsáveis por 80% do valor total do estoque de uma empresa e, por isso, essas mercadorias merecem atenção especial.

Classe B: na classe B devem ser inseridos os materiais que também possuem um alto valor econômico, mas que estão em um patamar financeiro abaixo dos produtos da classe A. As estimativas logísticas apontam que, cerca de 30% dos produtos em um estoque são responsáveis por 15% do valor total desse estoque.

Classe C: já a terceira classe de mercadorias irá abranger os produtos que não possuem alto valor econômico, embora eles sejam fundamentais para manter a produção contínua na empresa. Esses itens chegam a representar 50% do total do estoque, enquanto são responsáveis por apenas 5% do valor total do armazém.

Um estoque organizado com base na Classificação ABC ajudará o gestor de compras a enxergar com mais clareza quais são os produtos de maior giro, qual o impacto deles no faturamento da empresa, qual é o custo de mantê-los em estoque, qual a margem de lucro que a empresa obtém sobre eles, entre outras variáveis.

Dica #4: Nomeie um gerente de estoque

A nomeação de um gerente de estoques é fundamental para garantir um controle mais eficaz. Isso porque essa pessoa será o responsável por toda a movimentação no armazém e, assim, deverá responder pela entrada e saída dos materiais.

Caso o seu estoque tenha grandes proporções, pode surgir a necessidade de se criar uma equipe para gerí-lo. Nesse caso, é fundamental manter esses funcionários super alinhados quanto às movimentações internas, para evitar furos e inconsistência nos dados.

Dica #5: Opte pelo modelo de reposição mais adequado ao seu negócio

Há dois modelos de reposição de estoques, que são:

  1. Reposição periódica: acontece observando um intervalo de tempo pré-determinado. Esse tempo pode ser de uma semana, um mês ou mesmo um dia, dependendo do giro da mercadoria e também da importância dela para a produção da empresa.
  2. Reposição contínua: é aquele em que a reposição dos estoques é feita quando seu nível atinge uma quantidade mínima. Nesse modelo, o tempo entre as reposições não é considerado.

Visto isso, cabe ao gestor de estoques observar qual dos dois modelos se adequa melhor à realidade da empresa. Pode acontecer, inclusive, de os dois modelos serem utilizados na mesma empresa, para produtos diferentes, conforme as suas características.

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Uma gestão de estoques bem feita é indispensável para o equilíbrio financeiro de uma empresa. Além de manter os inventários atualizados, o gerenciamento adequado dos armazéns garante a continuidade da produção e a presença do produto no mercado. Caso a sua empresa ainda não siga algumas das dicas acima, isso pode ser um indício de que está na hora de reestruturar a gestão de estoques.

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