O que é a nota fiscal eletrônica e quem está obrigado a emiti-la?

A nota fiscal é um documento criado para que todas as compras, vendas e prestações de serviço pudessem ser acompanhadas e tributadas pelo governo. Ao mesmo tempo, a nota fiscal atribui uma série de benefícios tanto para quem compra quanto para quem está vendendo alguma coisa. Mas, e a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

Bom, a nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma evolução da nota fiscal comum. Com o desenvolvimento da tecnologia, percebeu-se que havia uma maneira mais fácil e ágil para realizar a emissão de notas fiscais.

Como o procedimento antigo era manual, o comerciante gastava um tempo considerável para preencher todos os dados referentes à compra, ao seu estabelecimento e também ao cliente e, assim, criar o comprovante fiscal.

Isso fazia com que, muitas vezes, os clientes não pedissem a nota fiscal, pois sabiam que isso tomaria algum tempo. Por outro lado, alguns comerciantes também não incentivavam a emissão do documento e, assim, não havia transparência nas transações comerciais no país.

Como aconteceu a transição da nota fiscal para a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

Desde a década de 70, após a instituição do Convênio S/Nº, de 15/12/70, os comprovantes fiscais decorrentes de compras, vendas ou prestação de serviços passaram a ser obrigatórios no país.

Dessa maneira, para que um estabelecimento comercial pudesse distribuir as suas notas fiscais, era preciso solicitar uma autorização à Fazenda. E, na sequência, o comerciante recebia os seus talões de nota fiscal.

Para cada venda realizada, o comerciante deveria preencher, manualmente, os campos do formulário em papel, inserindo informações sobre o produto, o preço, o registro do estabelecimento comercial e também os dados do comprador.

Ao final, o comerciante teria quatro vias desse documento, as quais pertenciam:

  • uma via para o cliente;
  • uma via para o próprio comerciante, que deveria permanecer no talão de notas fiscais, para a realização do controle das vendas posteriormente e também do controle pelo fisco;
  • uma via deveria acompanhar a mercadoria e ser detida, se fosse o caso, pelos fiscos municipal ou estadual, dependendo do destino do produto;
  • uma via teria o destino previsto na legislação da unidade da Federação do emitente.

Parece um pouco confuso, certo? E era mesmo. O próprio Convênio S/Nº permitia que o comerciante emitisse apenas três vias, quando cada estado ou município autorizasse previamente.

Dessa maneira, a abstenção do uso de notas fiscais no Brasil era alta, o que provocava um descontrole nos órgãos fiscalizadores do governo. Outros problemas recorrente eram os erros de preenchimento das guias, tais como letras ilegíveis e rasuras, que acabavam causando prejuízos aos comerciantes e também ao governo.

A criação da nota fiscal eletrônica (NF-e)

Com a evolução da tecnologia e o surgimento do computador, o preenchimento das notas fiscais tornou-se cada vez mais automatizado. Além de evitar erros, os comerciantes estavam ganhando mais agilidade na entrega dos documentos fiscais.

Essas melhorias foram aperfeiçoando o processo até que a nota fiscal eletrônica surgiu em 2006, para complementar o cupom fiscal, que já era utilizado por alguns estabelecimentos.

Como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)?

Para que uma empresa inicie a emissão de notas fiscais eletrônicas, é preciso que ela compre um certificado digital, para assegurar a autenticidade da sua assinatura digital. Para ser aceita, uma assinatura digital deve ser validada e estar de acordo com as determinações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP).

De posse do certificado e da assinatura digitais, o estabelecimento comercial deve instalar um software, que realiza a emissão das notas fiscais. É importante lembrar que, para que esse sistema funcione, a empresa precisa estar inscrita na Secretaria do Estado da Fazenda (Sefaz) do estado onde se localiza.

As notas fiscais eletrônicas geradas pelo sistema são armazenadas em um arquivo do tipo XML. Esse documento é enviado para a Fazenda, pela internet, para que o órgão valide e autorize as transações. Ao ter acesso a esses dados, a Sefaz consegue cruzar as informações declaradas e realizar uma fiscalização mais efetiva, segura e transparente.

Quais são as vantagens de se usar a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

Além da facilidade e agilidade para a geração de comprovantes fiscais, as notas fiscais eletrônicas permitem um controle mais efetivo das finanças pelo estabelecimento comercial.

Como todos os documentos emitidos são digitais, não mais há necessidade de manter grandes arquivos, sem contar que ficou muito mais fácil encontrar qualquer registro desde então.

Também foram eliminados os erros de emissão, o que evita problemas futuros com os órgãos fiscalizadores.

Quem é obrigado a emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

Por lei, todos os estabelecimentos comerciais são obrigados a emitir nota fiscal para os seus clientes. Entretanto, por ser um sistema relativamente novo, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória apenas para alguns segmentos que são, basicamente:

  • Empresas (de qualquer estrutura societária – SA, LTDA, EIRELI) que sejam optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido e que desenvolvam atividade de transformação, como fábricas e indústrias, por exemplo;
  • Empresas (de qualquer estrutura societária – SA, LTDA, EIRELI) que sejam optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido e que realizem vendas para pessoas físicas ou jurídicas.

Na medida em que as demais empresas forem se automatizando, elas podem solicitar a autorização da Sefaz para emitirem a nota fiscal eletrônica.  É importante destacar que, de acordo com o Protocolo ICMS de 2007, o Microempreendedor Individual (MEI) não está obrigado a emitir a NF-e.

Nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e): o que é?

Basicamente, NFS-e é a nota fiscal eletrônica emitida apenas para as prestações de serviço, enquanto a NF-e deve ser usada quando se tratar de mercadorias e produtos.

Dessa forma, enquanto a NF-e recolhe os tributos referentes ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), que é estadual; e também ao Imposto sobre Produtos Importados (IPI), que é federal; a NFS-e recolhe o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS), que é de responsabilidade do município.

Como você viu, a emissão de nota fiscal eletrônica representa um avanço com relação ao controle, à fiscalização e também à transparência das transações comerciais realizadas no país. Se você tem alguma dúvida sobre o assunto, compartilhe-a conosco, deixando o seu comentário abaixo.

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