Planejamento de compras: veja como criar um em 6 passos

Em mercados altamente competitivos, estar preparado para atender à demanda dos clientes é uma premissa básica. Quem não estiver pronto para esse momento pode, inclusive, enfrentar problemas com a concorrência e colocar a sobrevivência da empresa em risco. Por esse motivo, o planejamento de compras é uma etapa fundamental dentro do processo produtivo de uma empresa.

É durante o planejamento de compras que a empresa garante a continuidade da oferta dos seus produtos ou serviços no mercado e, assim, conquista a confiança de seus clientes. Os efeitos positivos disso você já pode imaginar, não é mesmo?

Mas, como criar um planejamento de compras perfeito, que garantirá o sucesso das vendas e a prosperidade do negócio? Veja, a seguir, como desenvolver um plano de compras mais eficaz para o seu negócio em apenas seis passos.

Passo 1: Realize um diagnóstico da cadeia de suprimentos

O diagnóstico da cadeia de suprimentos tem por objetivo identificar quais são os desafios e as oportunidades para o planejamento de compras, de acordo com a linha de produção da empresa.

Ao conhecer todas as etapas da cadeia de suprimentos, assim como os insumos, as máquinas e a mão de obra envolvidos em cada fase, será possível visualizar, por exemplo, quais são os fatores essenciais para a produção.

Ter um olhar mais amplo sobre a cadeia de suprimentos ajudará também a compreender o custo total para a elaboração de um determinado produto, ou ainda, indicará em qual ponto dessa cadeia pode-se reduzir custos futuramente.

O diagnóstico da cadeia de suprimentos também é útil para a substituição de alguns processos, ou insumos, que podem estar defasados com relação à tecnologia, o que pode trazer benefícios para o produto final, como mais qualidade e confiabilidade.

Passo 2: Faça uma previsão realista de vendas para o período

Uma vez conhecida a cadeia de suprimentos, ficará mais fácil compreender quais são os produtos principais da empresa, e qual o impacto deles na receita total. De acordo com o professor Peter Drucker,  80% das vendas de qualquer negócio vêm de 20% dos produtos que ele disponibiliza no mercado.

O diagnóstico da cadeia de suprimentos, que você realizou na etapa anterior, confirmará essa informação muito provavelmente. Trocando em miúdos, isso significa dizer que 20% dos seus fornecedores, insumos, máquinas e mão de obra têm mais importância para o resultado final da empresa. E, por isso, são nesses 20% que o planejamento de compras deve se concentrar.

Se esses 20% de produtos são os responsáveis por 80% das receitas da sua empresa, isso significa que eles não podem nunca faltar, nem apresentar problemas ou mesmo perderem a qualidade. Afinal, esses produtos representam a sua marca no mercado e é por meio deles que os clientes reconhecem sua marca e confiam nela.

Passo 3: Ajuste o orçamento às necessidades de estoques

Neste passo, o gestor de compras precisa checar se será possível realizar as compras solicitadas por cada setor ou fase de produção, de acordo com o orçamento disponível no período para essa finalidade.

Por esse motivo, é preciso atuar em conjunto com a área financeira da empresa, que alertará sobre o fluxo de caixa e as previsões de receita, definindo o orçamento real disponível para o planejamento de compras.

Uma dica importante, no que diz respeito ao orçamento, é fazer a sua elaboração por áreas ou setores. Isso facilita o acompanhamento das linhas de custos e também a identificação de qual produto ou insumo “pesa” mais no orçamento final. Essas informações são muito valiosas para o planejamento de compras geral, pois ajudará a definir o que precisa ou não ser adquirido no momento.

Além da questão financeira, outro ponto muito importante também é a conferência dos estoques disponíveis. Essa ação visa evitar a compra de materiais em excesso, o que pode se transformar, a longo prazo, em prejuízo para a empresa.

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Passo 4: Defina o que será comprado

Após conhecer o orçamento real disponível, está na hora de escolher os produtos ou insumos que realmente serão adquiridos. Neste passo, o planejamento de compras será um instrumento fundamental para realizar as aquisições com mais eficiência e economia, já que as compras ocorrerão na quantidade e no período adequados, evitando gastos desnecessários.

O planejamento de compras, como o próprio nome diz, também permite que o gestor prepare a empresa (e os setores envolvidos com as compras, direta ou indiretamente) para a execução de cada uma das etapas que precedem a compra. Assim, caso ocorra qualquer imprevisto em uma das fases, ainda haverá tempo hábil para traçar um plano alternativo, sem comprometer a produção e as entregas da empresa.

Passo 5: Realize as compras e acompanhe as entregas dos produtos

Nesta fase do planejamento de compras, o gestor do processo deverá realizar três ações principais, que são:

  1. A cotação de preços: em geral, é uma prática do mercado buscar por, pelo menos, três orçamentos diferentes;
  2. A negociação com fornecedores: antes de se escolher o melhor fornecedor, devem ser avaliados alguns critérios como qualidade, preço, prazo de entrega e serviço de pós-venda (se for o caso);
  3. O controle de qualidade das entregas: assim que os produtos chegam à sua empresa, o gestor de compras deve fiscalizar se eles estão exatamente como foi negociado com o fornecedor. Se for constatada qualquer avaria, ou problema na entrega, o gestor de compras deverá acionar o fornecedor e explicar o que aconteceu.

É muito importante lembrar que todas as compras precisam ser informadas, no momento em que acontecem, para os setores de vendas e para o financeiro. Isso ajuda a controlar o estoque, a previsão de vendas e também os pagamentos a serem realizados para os fornecedores.

Passo 6: Avalie os seus fornecedores

O último passo consiste na avaliação dos fornecedores após a conclusão do processo de compras. Durante a cotação de preços, que foi realizada na etapa anterior, o gestor de compras deve ter criado uma planilha com as informações mais importantes sobre cada fornecedor. Agora, essa planilha ganhará uma nova coluna, que será chamada de avaliação de fornecedores.

No mercado, a avaliação de fornecedores pode acontecer de diferentes maneiras, embora a maior parte delas considere alguns indicadores, como:

  1. Tecnologia dos produtos;
  2. Qualidade dos produtos;
  3. Resposta ou compromisso: avalia o cumprimento da negociação e também a flexibilidade do fornecedor para atender ao cliente, seja nas etapas antes do fechamento da compra ou mesmo no pós-venda (suporte);
  4. Desempenho de entrega: analisa se os produtos foram entregues com qualidade, sem avarias ou defeitos;
  5. Data e quantidade: considera se os produtos foram entregues no prazo e na quantidade solicitada; e  
  6. Custo.   

A avaliação de fornecedores é uma das etapas mais importantes do planejamento de compras, já que ela cria um histórico sobre os fornecedores da sua empresa.

No futuro, será muito mais fácil ir ao mercado em busca de um produto específico, pois o gestor de compras terá em mãos informações importantes, que vão agilizar o processo de compras. Se você gostou desse artigo e quer saber mais sobre o assunto, baixe aqui o nosso   e-book “Guia para otimização das compras na empresa”.

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