Sistema de ponto eletrônico: o que é e como escolher o melhor?

Documentar a jornada de trabalho dos funcionários nunca foi uma tarefa fácil para as empresas. Quando o registro é feito manualmente, podem ocorrer diversos problemas, como os erros de preenchimento, que invalidam o cartão de ponto; ou mesmo o esquecimento de alguns empregados em assinar o documento. Com a criação de um sistema de ponto eletrônico, essas dificuldades foram consideravelmente reduzidas. Entretanto, algumas empresas ainda têm dúvidas sobre esse sistema e como implantá-lo internamente.

Desde que foi criada, em 1943, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) instituiu, em seu artigo 74, que todas as empresas com mais de 10 funcionários deveriam registrar as horas trabalhadas de seus empregados. Contudo, a lei não definiu a forma como esse registro seria criado. Mais tarde, em 1989, a Lei nº 7.855 apontou que o controle das horas trabalhadas poderia ser feito em registro manual, mecânico ou eletrônico.

As empresas que adotaram o registro eletrônico, devido à praticidade e segurança desse sistema, tiveram que se adaptar à Portaria 1.510/2009, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Essa norma veio regulamentar o uso dos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), estabelecendo os requisitos legais para os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP), popularmente conhecidos como pontos eletrônicos.

Essas regras vieram trazer mais confiabilidade aos sistemas de ponto eletrônico, criando um padrão de registro e fiscalização pelo governo. Dessa forma, com a ajuda da tecnologia, tanto as empresas quanto os seus funcionários estarão resguardados com relação aos seus direitos. Mas, será que vale mesmo a pena ter um sistema de ponto eletrônico na sua empresa?

Vantagens do sistema de ponto eletrônico

O objetivo do governo ao regulamentar o sistema de ponto eletrônico é, basicamente, preservar a autenticidade dos registros, coibindo as fraudes de informações, que poderiam ser feitas por empregadores. Assim, o REP ajuda a preservar os direitos dos trabalhadores, ao mesmo tempo em que protege dados internos das empresas.

Devido à automatização do registro de ponto dos funcionários, o sistema de ponto eletrônico tornou-se uma ferramenta muito útil para os gestores de Recursos Humanos. Além de reunir todas as informações sobre as horas trabalhadas em um único software, o sistema de ponto eletrônico simplifica o cálculo de horas extras e também evita a possibilidade de erros de registro, ou mesmo de falhas humanas.

Outra vantagem do uso de sistemas de ponto eletrônico está na disponibilidade dos dados para os auditores e fiscais do MTE, que podem obter relatórios dos registros de ponto apenas usando um dispositivo USB. Isso otimiza também a rotina do RH, que não precisa mais gastar horas e horas elaborando relatórios para as auditorias externas.

Como escolher um sistema de ponto eletrônico?

Antes de adquirir um sistema de ponto eletrônico para sua empresa, você precisa se certificar de que esse sistema atende aos pré-requisitos da Portaria MTE 1.510/2009. Assim, conforme a legislação vigente, o REP deve possuir:

– mostrador do relógio de tempo real, que conterá hora, minutos e segundos;

– um mecanismo impressor integrado e de uso exclusivo do equipamento, que faça a emissão do comprovante de cada marcação efetuada. Ou seja, a cada entrada e saída de funcionários, um ticket deve ser emitido pelo equipamento;

– um sistema de armazenamento permanente, no qual os dados salvos não possam ser apagados ou alterados, de forma direta ou indireta pela empresa;

– uma porta de saída, padrão USB externa (denominada pela lei como Porta Fiscal), que facilite a captura dos dados armazenados na memória do equipamento por fiscais e auditores do MTE;

– um sistema que permita a geração de relatórios digitais, no formato definido pela legislação.

É importante reforçar que esses pré-requisitos são condições obrigatórias de um sistema de ponto eletrônico. Assim, todos eles devem ser cumpridos pelo REP, para que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista em vigor.

O que acontece se a sua empresa adquirir um sistema de ponto eletrônico fora desses padrões?

De acordo com a instrução da Portaria MTE 1.510/2009, o sistema de ponto eletrônico que não estiver de acordo com as normas previstas em lei não poderá ter seus registros utilizados para comprovação de informações perante o MTE.

Dessa forma, a empresa precisará assumir as consequências legais da omissão de documentos, que incluem multas administrativas e a impossibilidade de se defender, com registros comprobatórios em uma ação judicial, por exemplo.
Escolher um sistema de ponto eletrônico para a sua empresa é um passo importante, porque impacta diretamente na conformidade dos processos legais relativos à CLT. Por isso, você deve se certificar se o REP atende aos requisitos normativos da Portaria MTE 1.510/2009 e, também, quais outras facilidades ele oferece para seu negócio.

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