[Planilha] Como calcular o custo de um funcionário

Saber o custo de um funcionário é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. Dessa forma, o empresário tem uma noção muito melhor de quanto seus produtos ou serviços realmente estão custando para a empresa.

Pelo fato de a legislação brasileira ser por vezes bastante complexa, pode ocorrer alguma confusão na hora de se fazer o cálculo.

Um dos maiores erros na hora de se calcular, é considerar somente o salário bruto. Quando, na verdade, é necessário levar em conta diversos outros encargos sociais.

Pensando nisso, montamos uma planilha para te auxiliar nesse cálculo. Você pode baixar o material nesse link.

Planilha para calcular o custo efetivo de um funcionário

Qual o custo de um funcionário para a empresa?

É muito comum se ouvir que o custo de um funcionário para a empresa é de duas vezes seu salário. Essa ideia não está muito longe da realidade. Estima-se que esse custo seja, na média, de 1,7.

Deve-se levar em conta, dentre outros fatores, o tempo de casa do funcionário. Quanto mais tempo trabalhando em uma empresa, seu custo normalmente é menor. Isso porque quando um empregado é novo é preciso investir em cursos e treinamentos, além de sua produtividade ainda não ser a esperada.

Além disso, o regime tributário no qual a empresa está inserida altera o valor dos encargos que lhe são devidos.

Simples Nacional

Essa foi uma modalidade que entrou vigor em 2007. Ao optar pelo Simples Nacional, a empresa paga seus tributos municipais, estaduais e federais em uma única guia. E, além disso, as alíquotas são bem menos pesadas do que para as empresas maiores.

Para uma empresa se enquadrar no Simples Nacional ela deve ter a receita bruta anual avaliada em até R$3,6 milhões. Esse limite, porém, irá aumentar em 2018, indo para R$4,8 milhões.

No custo de um funcionário para esse tipo de empresa incidem alguns impostos:

  • 8% de FGTS
  • 8% de FGTS do valor anual
  • Férias
  • 1/3 sobre férias
  • 13° salário
  • Provisão mensal:
    • Férias /12
    • 1/3 sobre férias /12
    • 13º salário /12
    • 8% de FGTS anual /12

Além desses, há ainda dois impostos que são pagos pelo próprio empregado, sendo descontados de sua folha de pagamento:

  • 8% de INSS
  • 6% para vale transporte

Lucro Real ou Presumido

A grande maioria das empresas brasileiras fazem parte desse regime tributário. Ele engloba todas as que não fazem parte do Simples Nacional, ou seja, que possuam, atualmente, faturamento superior a R$3,6 milhões.

A diferença do custo de um funcionário entre esses dois regimes são poucos, e refere-se a:

  • INSS: 20%
  • Alíquota SAT/RAT, que financia acidentes de trabalho e, por isso, é variável: 1%, 2% ou 3%
  • Alíquota de terceiros, que financia programas governamentais, como SESC, SESI e SENAI: 5,8%

Microempreendedor Individual (MEI)

O Microempreendedor Individual – MEI – pode também realizar contratações. E, para isso, não é obrigatório o auxílio de um contador.

Porém, esse empreendedor está limitado a uma contratação, e salário de seu funcionário deve ser de, no máximo, um salário mínimo. Ou, se for o caso, o piso da categoria.

Porém, por se tratar de uma categoria que por definição busca favorecer o microempreendedor, o custo de um funcionário, por consequência, também é bem menor.

Os impostos que o MEI deve pagar além do salário são:

  • 3% de INSS
  • 8% de FGTS

Contratação de Pessoa Jurídica (PJ)

Muitos empreendedores, visando diminuição de custos relativos à contratação (que, como vimos, podem ser altos), buscam alternativas. E uma delas é a contratação de PJ para a realização de serviços.

Esse tipo de sistema funciona ao se contratar um indivíduo capaz de emitir nota fiscal para realizar os serviços. Assim, a empresa não está obrigada ao pagamento de impostos relativos à CLT, devendo pagar somente o valor constante na nota.

Porém, isso pode trazer futuros problemas para o empregador, principalmente trabalhistas.

Pois, uma vez que o funcionário estará presente dia após dia na empresa, ou mesmo se possui características de um emprego de carteira assinada, ele pode reivindicar que não recebeu pelo que realmente fez.

Assim, pode-se utilizar a contratação de PJ para certas atividades. Mas é melhor que isso não se torne o lugar comum.

Conclusão

São muitos os cálculos a serem feitos ao se calcular o efetivo custo de um funcionário para uma empresa. Mas, ao se obter esse valor, o empreendedor poderá calcular de forma muito mais otimizada o real valor dos produtos vendidos e/ou dos serviços prestados. Isso porque ele terá um total controle do do custo da hora/trabalho de cada um dos envolvidos em cada processo.

Não deixe de baixar nossa planilha, para que você tenha esse cálculo em mãos sempre que for tomar alguma decisão dentro da sua empresa.

Clique aqui para baixar a “Planilha de cálculo para o Custo Efetivo de um Funcionário para uma empresa”.

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