4 dicas de como arquivar documentos de forma otimizada

A organização de uma empresa deve começar na organização de seus documentos – uma vez que esses são o registro de toda a vida da empresa. Por isso, arquivar documentos deve estar como uma das prioridades de uma empresa que preza pela saúde de seu negócio.

Entendemos que muitas vezes os papéis se acumulam e é necessário um adiamento aqui e outro ali. Nisso, a pilha de documentos cresce de forma assustadora e, quando já não há mais como adiar, a organização torna-se muito mais difícil.

Foi pensando nisso que te trouxemos esse artigo, onde vamos te apresentar 4 dicas de como arquivar documentos de forma otimizada na sua empresa.

Siga esses passos, e te garantimos que não terá mais dores de cabeça sobre esse assunto.

1. Escolha do local de arquivamento

Antes de mais nada, é necessário escolher um bom lugar físico para guardar todos os papéis.

Dependendo do tamanho da empresa, bastará uma estante para esse fim. Mas, quanto maior a empresa, maior terá que ser o espaço disponível.

O importante aqui é que seja um espaço de acesso restrito, para que não hajam erros de armazenagem.

Ou seja, se usar uma estante, dê preferência para uma que tenha tranca. Ou, se for usar uma sala inteira, coloque uma chave na fechadura.

2. Classificação dos documentos

Agora que temos o espaço dedicado para o arquivamento dos documentos, precisamos nos preocupar com a classificação deles.

Para classificá-los é necessário que você tenha o aporte de uma pessoa que conheça todos os processos da empresa.

Primeiramente, temos que separar os documentos de acordo com seu conteúdo. Ou seja, separá-los por categorias, e essas podem ser:

  • Ofícios;
  • Memorandos;
  • Recibos;
  • Contratos de fornecedores;
  • Contratos de clientes;
  • Dentre muitos outros tipos.

Feita essa categorização, é preciso criar uma pasta para cada um dos tipos de arquivos e criar códigos para facilitar a posterior busca. Esses códigos podem ser abreviaturas do assunto dos documentos, ou qualquer outro que seja de melhor uso.

3. Responsável pela gestão de documentos

Escolher uma única pessoa que fique responsável para arquivar documentos é muito importante, principalmente por três motivos:

  • Será muito mais fácil manter a padronização do arquivo;
  • A facilidade de encontrar um papel específico será muito maior; e
  • Dessa forma se evitará extravio de documentos, já que o acesso será restrito.

Porém, escolher uma pessoa para organizar o arquivo não quer dizer que você deve contratar uma pessoa somente para esse fim.

O responsável pelo arquivamento pode ser um funcionário que tenha mais capacidade de organização ou mesmo algum que tenha mais tempo livre, em comparação com os demais.

4. Armazenamento em nuvem

Armazenar em nuvem é uma solução barata e também uma ferramenta que ajuda a reduzir a utilização de espaço físico.

Porém, colocar os arquivos na rede não quer dizer que você pode se livrar dos papéis. É importante ter o documento original, que é válido como prova legal de suas transações.

Mesmo assim, ao armazenar seus documentos na nuvem, a categorização e posterior encontro de qualquer assunto se torna muito mais fácil.

Em documentos eletrônicos você pode incluir etiquetas e palavras-chave que os identifique facilmente, além de ter a possibilidade de torná-los escaneáveis para buscas específicas.

Uma empresa deve apenas tomar cuidado ao trabalhar em nuvem. Já tratamos sobre esse assunto em outro artigo, você pode conferir aqui.

Conclusão

Arquivar documentos de forma organizada é essencial para uma empresa. Não encontrar determinado papel numa hora de necessidade não é uma situação nada boa, além de deixar transparecer, para o público externo – sejam clientes, fornecedores ou qualquer outro público –, desorganização.

Você já pratica a gestão de documentos na sua empresa? Tem mais alguma dica pra compartilhar com a gente? Deixe seu comentário!

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