eSocial: conheça os principais impactos na folha de pagamento

Ao longo de 2018, a lei que torna obrigatório o uso do eSocial para todas empresas entrará em vigor, estabelecendo esse programa como única forma de enviar as informações dos empregados que atuam na sua organização.

O eSocial promoveu algumas mudanças na forma como eram realizadas a relação entre empregador, empregado e órgãos fiscalizadores, como Ministério do Trabalho e Previdência, tornando essa relação mais rápida e menos burocrática.

É importante entender sobre os impactos do programa do Governo Federal, afinal o não cumprimento de todas as exigências acarretará em multas e complicações para as empresas.

Neste artigo vamos falar sobre os impactos na folha de pagamento, mas antes é importante esclarecermos o que é o eSocial.

Entendendo o que é o eSocial

O eSocial é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, este sistema criado pelo Governo Federal tem como principal objetivo facilitar a transmissão de dados das empresas para o Fisco e garantir o direito dos trabalhadores e previdenciários.

Assim, como já existe o SPED que é referente aos processos fiscais, o eSocial é o programa voltado para a área trabalhista, sendo o meio de enviar informações dos trabalhadores e suas atividades.

A maiorias das informações que devem ser enviadas pelo eSocial, já estavam na lista de obrigatoriedade das empresas, porém eram enviadas de forma separada, cada documento para um destinatário e em datas separadas.

Portanto, esse programa tem como finalidade simplificar o envio de informações. Tornando o controle do Governo mais simplificado, mas também, melhorando a atividade das empresas, pois coloca tudo em apenas um lugar, simplificando a ação, evitando problemas na entrega de documentos e agilizando o envio de todas as obrigações.

O eSocial é composto dos seguintes documentos:

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  • Livro de Registro de Empregados (LRE)
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
  • Comunicação de Dispensa (CD)
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
  • Guia da Previdência Social (GPS)
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)

eSocial o que muda na folha de pagamento

O que muda na folha de pagamento:

As principais mudanças impostas pelo eSocial envolvem a folha de pagamento, que agora deve conter as informações estabelecidas pelo programa.

De uma forma bem direta, podemos afirmar que o preenchimento da folha de pagamento deve acontecer de forma mais cuidadosa a partir de agora, pois como os dados estarão centralizados será mais fácil encontrar irregularidades, caso tenha alguma.

O controle das informações gerado pelo eSocial pretender forçar a concessão de direitos como abono salarial, benefícios previdenciários, FGTS e seguro-desemprego para os trabalhadores, sendo estes os principais pontos de fiscalização no programa.

No entanto, algumas mudanças práticas irão recair sobre o preenchimento da folha de pagamento das empresas.

Veja os principais impactos do eSocial na folha de pagamento:

Contratação de trabalhadores: ao contratar novos empregados para sua empresa é preciso que imediatamente seja registrado a contratação no eSocial. Antigamente as empresas deixavam para fazer apenas no momento de fechar a primeira folha de pagamento, essa prática deve ser esquecida, caso feita sua empresa receberá uma multa automática do Fisco.

Aumento de dados necessários: o programa é composto por mais de 2000 campos que devem ser preenchidos. As informações sobre o trabalhador estão mais completas e devem ser incluídos dados dos dependentes diretos e sobre a saúde do colaborador.

Modificações na folha de pagamento: com o eSocial, alterações na folha de pagamento devem ser comunicadas imediatamente ao evento ocorrido. Falamos sobre a contratação, que o registro precisa acontecer no mesmo dia, em casos de acidentes de trabalho o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT), deve ser enviado no máximo um dia após o ocorrido.

Contrato de experiência: mesmo se não houver nenhuma alteração das informações dos trabalhadores após o término do período de experiência (90 dias), o contrato passará a ser válido como contrato por prazo indeterminado.

Aviso prévio: com o eSocial passa a ser obrigação da empresa enviar a rescisão ou o cancelamento do aviso prévio.

eSocial e o setor de recursos humanos

Integração entre setores:

Para estar em dia com todas as regras estabelecidas pelo eSocial é imprescindível que setores como: recursos humanos, departamento pessoal, contabilidade, financeiro e jurídico estejam integrados. Como o programa deseja a atualização rápida das informações é preciso que todas essas áreas forneçam dados para o sistema, fazendo com que nunca falte algum campo a ser preenchido.

Outro setor que será impactado com as mudanças é o TI, é preciso contar com o software responsável pelo envio das informações para o Fisco, inclusive para o envio da folha de pagamento para o Governo, que agora passa a ser completamente digital.

Para não correr risco com o eSocial é preciso atualizar

O eSocial já é uma realidade e a não implantação dos processos gera multas pesadas para o bolso do empresário. Portanto é importante que o departamento pessoal da organização esteja preparado para as mudanças e já tenha ações para a regulamentação de todas as normas.

Nas empresas, profissionais do RH, departamento pessoal e responsáveis pela gestão de pessoas precisam entender os impactos dessa mudança, para conseguirem cumprir todas as novas exigências, evitando multas e autuações em fiscalizações.

O primeiro passo para evitar problemas é procurar completar a base de dados dos trabalhadores da empresa. Além disso, o conhecimento sobre a nova forma de enviar documentos também é importante, como todos os envios serão unificados é preciso implantar um processo de atualização constante dos campos obrigatórios no eSocial.

Portanto, se a sua empresa ainda não está preparada para o eSocial é preciso começar a agir. Oferecer capacitação à sua equipe de recursos humanos e entender o que deverá ser feito para conseguir cumprir todas as exigências impostas pelo Fisco.

 

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