Trocar um sistema de ponto quase nunca parece urgente. Enquanto o controle funciona de forma aceitável, a rotina segue com ajustes manuais, planilhas paralelas e processos que consomem tempo do DP sem oferecer a segurança esperada.
Com o passar do tempo, atrasos no fechamento, dificuldades para gerar relatórios, dúvidas sobre a legislação e reclamações do time deixam de ser exceção. Esses problemas se acumulam e viram custo, desgaste operacional e decisões baseadas em informações pouco confiáveis.
Vale a pena trocar o sistema de ponto ou insistir no atual? A resposta costuma aparecer nos sinais do dia a dia. Continue a leitura e veja se algum deles já faz parte da sua realidade.
O que você vai ver neste conteúdo
Sinal #1 – Você gasta mais de 4 horas no fechamento mensal
O fechamento de ponto deveria ser um processo previsível, com começo, meio e fim bem definidos. Quando ele passa a consumir várias horas do mês, quase sempre o problema não está na equipe, mas no sistema.
A conferência manual de marcações, os ajustes recorrentes, a dependência de planilhas paralelas e a necessidade de retrabalhar informações indicam falta de automação e de padronização. Cada exceção vira um novo controle informal, aumentando o risco de erro e a sobrecarga do time de DP.
Outro ponto crítico aparece quando o fechamento depende de uma única pessoa ou de conhecimento específico demais. Se alguém falta, o processo trava. Se algo foge do padrão, o tempo estoura. O sistema deixa de apoiar a operação e passa a exigir esforço constante para simplesmente funcionar.
Gastar mais de quatro horas no fechamento mensal não é sinal de complexidade da empresa. É indício claro de que o sistema de ponto não acompanha a realidade da operação, consome produtividade e transforma uma rotina estratégica em uma tarefa desgastante.
Sinal #2 – O suporte demora mais de 24h para responder
Quando surge um problema no sistema de ponto, o tempo de resposta do suporte faz toda a diferença. Atrasos no fechamento, erros de marcação ou dúvidas sobre regras não podem esperar dias para serem resolvidos, porque impactam diretamente a folha, o pagamento e a confiança do time.
A demora no retorno costuma gerar soluções improvisadas. O DP cria controles paralelos, ajusta dados manualmente ou segue processos inseguros apenas para não parar a operação. Cada contorno aumenta o risco de erro e transforma um problema pontual em algo recorrente.
Outro alerta aparece quando o suporte responde, mas não resolve. Respostas genéricas, troca constante de atendente ou pedidos repetidos de informação indicam falta de preparo e de domínio do sistema. O tempo gasto para explicar o problema passa a ser maior do que o tempo para resolvê-lo.
Suporte que demora mais de 24 horas para responder não é apenas um incômodo. Trata-se de um sinal claro de que a empresa fica desassistida em momentos críticos e de que o sistema de ponto não oferece o respaldo necessário para uma operação segura e eficiente.
Sinal #3 – O sistema não está adequado à Portaria 671
A Portaria 671 mudou de forma definitiva as regras do controle de ponto no Brasil. Desde então, manter um sistema que não acompanha essas exigências deixou de ser apenas um risco operacional e passou a ser um risco legal.
Quando o sistema não garante requisitos como integridade dos dados, registros invioláveis, armazenamento correto das marcações e emissão de relatórios exigidos em fiscalização, a empresa fica exposta. Muitas vezes, o problema só aparece quando surge uma auditoria ou uma ação trabalhista e, nesse momento, já não há tempo para corrigir falhas antigas.
Outro ponto de atenção envolve soluções que se dizem adequadas, mas transferem a responsabilidade para o DP. Ajustes manuais, controles externos ou dependência de documentos paralelos indicam que o sistema não nasceu preparado para a legislação atual. O cumprimento das regras passa a depender mais de esforço humano do que da tecnologia.
Um sistema de ponto alinhado à Portaria 671 precisa oferecer segurança jurídica no dia a dia, não apenas prometer conformidade no discurso comercial. Se existe dúvida constante sobre adequação, relatórios ou validade das informações, o sinal é claro. O sistema deixou de acompanhar a legislação e coloca a empresa em uma posição frágil.
Sinal #4 – Você não consegue os relatórios específicos de que precisa
Relatórios de ponto deveriam apoiar a tomada de decisão, não gerar mais trabalho. Quando o sistema limita os tipos de relatório, não permite filtros personalizados ou exige exportações manuais constantes, a análise deixa de ser estratégica e vira um esforço operacional.
A dificuldade aparece, por exemplo, ao tentar cruzar dados por centro de custo, cargo, gestor ou período específico. Sem flexibilidade, o DP passa a depender de planilhas externas para complementar informações, o que aumenta o risco de erro e consome ainda mais tempo da equipe.
Outro problema comum envolve relatórios pouco claros ou difíceis de interpretar. Dados até existem, mas não estão organizados de forma prática para auditorias, reuniões com a liderança ou conferências rápidas antes do fechamento da folha. Informação sem usabilidade perde valor.
Sistema de ponto que não entrega relatórios sob medida impede visibilidade real da operação. Sem dados confiáveis e acessíveis, decisões sobre horas extras, dimensionamento de equipe e produtividade acabam sendo feitas no escuro. Quando isso acontece com frequência, o sinal fica evidente. O sistema deixou de apoiar a gestão.
Sinal #5 – Funcionários reclamam da dificuldade de uso
Quando o sistema de ponto gera reclamações constantes dos funcionários, o problema raramente é resistência à mudança. Na maioria dos casos, a dificuldade está na usabilidade da ferramenta, que não conversa com a rotina real do time.
Marcação confusa, muitos passos para registrar o ponto, falhas no reconhecimento, telas pouco intuitivas ou instabilidade no acesso criam frustração diária. O resultado aparece em atrasos, esquecimentos, registros incorretos e um volume maior de ajustes solicitados ao DP.
Outro impacto direto envolve a perda de confiança no controle de ponto. Funcionários que não entendem o sistema ou enfrentam problemas recorrentes passam a questionar saldos de horas, descontos e pagamentos. O DP entra no meio para explicar, corrigir e mediar situações que poderiam ser evitadas.
Sistema de ponto precisa ser simples para quem usa e robusto para quem gere. Quando o time reclama com frequência, o sinal é claro. A ferramenta deixou de facilitar a rotina e passou a criar atrito entre pessoas, processos e gestão.
Sinal #6 – Você não tem visibilidade em tempo real das horas extras
Horas extras fora de controle costumam aparecer apenas no fechamento da folha, quando o custo já aconteceu. Sem visibilidade em tempo real, a gestão perde a chance de agir antes que o problema cresça e impacte o orçamento.
Quando o sistema não mostra saldos atualizados, alertas ou consolidação diária das jornadas, o acompanhamento vira reativo. Gestores só descobrem excessos depois do período fechado e o DP fica responsável por explicar números que já não podem ser corrigidos.
A falta de visão imediata também dificulta decisões operacionais. Redistribuição de turnos, ajustes de escala ou pausas estratégicas deixam de acontecer por ausência de dados confiáveis no momento certo. O controle existe, mas chega tarde demais.
Sistema de ponto sem visibilidade em tempo real transforma horas extras em surpresa mensal. Quando não é possível acompanhar o impacto dia a dia, o sinal fica evidente. A ferramenta não apoia gestão de custo, nem planejamento de equipe.
Sinal #7 – O custo subiu, mas o valor entregue não
Todo sistema evolui, mas aumento de custo precisa vir acompanhado de ganho real. Quando a mensalidade sobe, surgem novas taxas ou cobranças extras aparecem, sem melhorias claras no dia a dia, vale ligar o alerta.
O problema fica mais evidente quando o sistema continua exigindo os mesmos ajustes manuais, oferece o mesmo suporte lento e mantém limitações antigas. Paga-se mais para lidar com os mesmos gargalos, só que agora com um peso maior no orçamento.
Outro sinal comum envolve cobranças por recursos básicos, relatórios simples ou usuários adicionais. Funcionalidades que deveriam fazer parte do pacote passam a ser vendidas à parte, encarecendo a operação sem entregar mais eficiência ou segurança.
Sistema de ponto precisa gerar retorno proporcional ao investimento. Quando o custo cresce, mas a rotina continua pesada, o sinal é claro. A empresa está pagando mais por uma solução que deixou de acompanhar suas necessidades.
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E se você decidir trocar?
Decidir trocar o sistema de ponto costuma gerar receio. Medo de perder dados, de parar a operação ou de criar confusão para o time. Com um processo bem conduzido, a troca deixa de ser um problema e passa a ser um avanço na rotina do DP.
A migração precisa ir além do melhor sistema de ponto. Organização de regras, eliminação de controles paralelos e previsibilidade no fechamento fazem parte de uma transição bem-sucedida. No Fortime, esse cuidado acontece desde o início, com acompanhamento próximo e foco na operação real da empresa.
Entre os principais benefícios estão:
- acompanhamento próximo no primeiro fechamento mensal, com apoio direto no momento mais crítico do DP;
- suporte humanizado ao longo de toda a jornada do cliente, com atendimento que entende o contexto e não apenas responde chamados;
- aplicativo simples e intuitivo para os colaboradores, facilitando a marcação de ponto e reduzindo erros e reclamações;
- plataforma completa para gestores, com visão clara de jornadas, horas extras, escalas e dados em tempo real.
Trocar o sistema de ponto deixa de ser um salto no escuro e vira uma decisão estratégica. Quando a transição é bem conduzida, os ganhos aparecem logo no primeiro mês. Se vários sinais ao longo do artigo soaram familiares, talvez o próximo passo seja olhar para a troca com mais clareza e menos medo.
Perguntas frequentes sobre a troca do sistema de ponto
Quando devo trocar meu sistema de ponto?
Trocar passa a ser necessário quando o sistema começa a consumir tempo demais do DP, gera retrabalho, não acompanha a legislação ou dificulta a gestão do dia a dia. Se o fechamento mensal demora horas, o suporte não responde no tempo esperado e surgem dúvidas constantes sobre dados e relatórios, o momento da troca provavelmente já chegou.
Como saber se meu sistema de ponto está desatualizado?
Sistema desatualizado costuma apresentar sinais claros. Falta de adequação à Portaria 671, ausência de relatórios personalizados, pouca visibilidade das horas extras e dependência de controles paralelos são alguns deles. Quando a tecnologia não acompanha a realidade da operação, o custo aparece em forma de erro, insegurança e desgaste do time.
Trocar de sistema de ponto é complicado?
A troca só se torna complicada quando não existe método nem apoio. Com acompanhamento adequado, migração bem planejada e suporte próximo, o processo tende a ser organizado e previsível. Na Ortep, a troca acontece com acompanhamento desde a migração até o primeiro fechamento mensal, justamente para evitar rupturas na rotina do DP.
Quais os riscos de continuar com um sistema de ponto ruim?
Manter um sistema inadequado gera riscos operacionais, financeiros e jurídicos. Erros recorrentes, horas extras fora de controle, insegurança em fiscalizações e desgaste na relação com os colaboradores fazem parte desse cenário. Com o tempo, o que parecia apenas um incômodo vira prejuízo e exposição desnecessária.
O que avaliar antes de trocar de sistema de ponto?
Antes de decidir, vale observar alguns pontos essenciais. Adequação à legislação, qualidade do suporte, facilidade de uso para colaboradores, profundidade dos relatórios e nível de apoio durante a implantação fazem toda a diferença. Também é importante avaliar se a empresa fornecedora acompanha de perto a operação, em vez de apenas entregar a ferramenta e encerrar o processo.
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