Historicamente, o cartão de ponto tem sido uma das ferramentas mais utilizadas para registrar a entrada e saída dos colaboradores. Embora seja um método tradicional, ele apresenta diversas limitações, como a possibilidade de erros e a perda de tempo em processos manuais. Felizmente, a tecnologia evoluiu, e hoje existem soluções digitais que facilitam essa gestão, tornando-a mais eficiente e precisa.
Como bem sabemos, a gestão eficiente da jornada de trabalho é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, pois garante que as horas trabalhadas sejam contabilizadas corretamente, assegurando o cumprimento das obrigações trabalhistas e prevenindo possíveis problemas judiciais.
No entanto, fazer esse controle manualmente pode ser complicado e propenso a erros, tornando o processo mais exaustivo para o RH e DP.
Neste artigo, vamos explorar o funcionamento do cartão de ponto, comparando os métodos tradicionais com as opções digitais disponíveis no mercado. Além disso, discutiremos os benefícios do uso de tecnologias modernas para o controle de ponto, bem como o que diz a legislação trabalhista brasileira sobre o tema.
Vamos nessa?
Sumário
O que é cartão de ponto?
O cartão de ponto é uma ferramenta tradicional que consta os registros dos funcionários, ou seja, as horas de entrada e saída dos funcionários em uma empresa. Este método pode variar, mas geralmente envolve um cartão de papel ou magnético que o funcionário insere no relógio de ponto. Contudo, atualmente, existem o sistema de ponto que gera o cartão de ponto digital. Essa opção é mais moderna e segura.
O que diz a lei sobre o cartão de ponto?
A legislação brasileira estabelece diretrizes claras para o controle da jornada de trabalho dos funcionários, incluindo o uso de cartões de ponto. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo 74, determina que as empresas devem manter um controle diário da jornada de trabalho. Esse controle pode ser através de sistemas mecânicos, eletrônicos ou informatizados, desde que atendam aos requisitos estabelecidos pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
A Lei 7.855 e a Portaria 1510 de 2009 introduziram regras mais rigorosas para a gestão dessas horas trabalhadas, promovendo o uso de sistemas eletrônicos. Em 2011, a Portaria 373 atualizou essas normas, estabelecendo que as alternativas eletrônicas devem ser aprovadas por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Recentemente, em 2021, a Portaria 671 consolidou as portarias anteriores e incluiu novas diretrizes. Esta norma regula detalhadamente os modelos de controle de ponto, incluindo o eletrônico. Além disso, a assinatura do ponto eletrônico passou a ser permitida digitalmente, e os colaboradores devem ter acesso imediato aos comprovantes de marcação, sem necessidade de solicitação.
Portanto, a legislação atual permite e regulamenta o uso de cartões de ponto digitais, exigindo que os sistemas estejam em conformidade com as normas estabelecidas para garantir a precisão e a transparência no controle da jornada de trabalho.
Como funciona o cartão de ponto?
No processo convencional, o cartão de ponto funciona da seguinte forma: o funcionário utiliza o cartão para registrar quatro momentos principais do dia: a entrada no trabalho, a saída para o almoço, o retorno e o final do expediente.
Neste processo, o funcionamento manual, onde o colaborador é responsável por colocar o cartão no relógio de ponto em cada uma dessas ocasiões. Além disso, alguns cartões podem se assemelhar a um cartão de crédito e ser registrado em um terminal eletrônico, mantendo a função de registrar automaticamente os horários de trabalho.
Embora o cartão de ponto manual tenha sido amplamente utilizado, ele apresenta limitações que podem levar a erros e perda de tempo. Por isso, muitas empresas estão adotando soluções digitais mais eficientes para gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores.
No sistema eletrônico, a marcação dos horários é feita de forma mais automatizada. O colaborador usa um leitor de cartão, celular ou computador para registrar seus pontos. Essas informações são enviadas automaticamente para o sistema de gestão, que armazena e processa os dados, facilitando o controle da jornada e o cálculo da remuneração.
Ambos os sistemas servem para registrar as horas trabalhadas. No entanto, o sistema eletrônico é mais eficiente. Ele reduz erros ao automatizar a coleta e o cálculo dos dados.
O que deve constar no cartão de ponto?
O cartão de ponto é um documento importante para controlar a jornada de trabalho dos funcionários. Ele deve ter informações específicas, como exige a lei trabalhista. Esses dados são fundamentais para garantir a precisão no registro das horas trabalhadas e assegurar que funcionários e empregadores estejam em conformidade com as normas vigentes.
Veja abaixo as informações obrigatórias no cartão de ponto:
- Nome da empresa;
- Nome do colaborador;
- Número de matrícula ou registro do funcionário: este número é exclusivo para cada colaborador e facilita o gerenciamento e arquivamento dos registros;
- Data de início e fim da jornada de trabalho diária;
- Horário de entrada e saída do funcionário: esses registros mostram quando o colaborador começa e termina o trabalho. Eles ajudam a contar as horas trabalhadas, faltas e horas extras;
- Intervalos para refeições e descanso: é importante anotar os horários que o funcionário usa para comer ou descansar. Esses intervalos são essenciais para calcular as horas de trabalho efetivas;
- Assinatura do colaborador: que valida que o funcionário concorda com as informações registradas e reconhece a veracidade dos dados;
- Assinatura do empregador ou responsável pelo controle de ponto: garante que os registros foram revisados e confirmados pela empresa.
Além de conter todas essas informações, o responsável deve preencher o cartão de ponto de maneira clara e precisa. Qualquer alteração ou rasura pode gerar questionamentos e até complicações legais, uma vez que o controle de ponto serve como prova em eventuais ações trabalhistas.
Sendo assim, a integridade dos dados é crucial para evitar possíveis problemas e garantir que os direitos dos trabalhadores sejam respeitados.
Quais os tipos de controle de ponto?
A legislação trabalhista brasileira reconhece quatro tipos principais de controle de ponto: manual, mecânico, eletrônico e digital. Cada um deles atende a diferentes necessidades empresariais e oferece um nível distinto de precisão, segurança e praticidade. Vamos explorar mais cada um desses tipos.
Controle de ponto manual
O controle de ponto manual é o método mais antigo e, geralmente, o mais econômico, especialmente para pequenas empresas com até 20 colaboradores. Esse sistema consiste em um livro ou ficha onde os funcionários registram, diariamente, seus horários de entrada, saída e pausas, além de assinarem o documento.
Apesar de ser simples e barato, o controle de ponto manual apresenta desvantagens significativas. Como depende do preenchimento manual do colaborador, está sujeito a erros humanos e fraudes, como a manipulação de horários.
Além disso, a transcrição desses dados para sistemas digitais pode gerar atrasos e outros erros, dificultando a elaboração da folha de pagamento.
Controle de ponto mecânico
O controle de ponto mecânico, também conhecido como ponto cartográfico, é uma evolução do modelo manual. Nesse sistema, cada colaborador possui um cartão pessoal que ele insere em um relógio de ponto para registrar as entradas e saídas. Depois, o equipamento imprime a data e hora no cartão.
Embora ofereça maior precisão do que o sistema manual, o ponto mecânico ainda tem suas limitações. Isso porque o RH ou o DP precisa digitar as informações manualmente, o que pode demorar e estar propenso a erros. Além disso, há custos recorrentes com a compra de cartões de ponto e o risco de fraudes.
Controle de ponto eletrônico
O controle de ponto eletrônico traz um nível maior de automação e segurança ao processo de registro das jornadas de trabalho. Ele pode ser realizado por meio de cartões magnéticos ou biometria.
No caso dos cartões magnéticos, o funcionário registra sua entrada e saída passando o cartão em um leitor que armazena os dados digitalmente. Já o sistema biométrico utiliza a impressão digital para garantir que próprio colaborador registre o ponto.
Este sistema reduz significativamente as fraudes e os erros comuns nos métodos anteriores, pois os registros são automáticos e difíceis de manipular. No entanto, a instalação e manutenção dos equipamentos requerem um investimento. Além disso, o ponto eletrônico não é uma solução prática para funcionários em regime de home office, por exemplo.
Controle de ponto digital
O controle de ponto digital é uma solução moderna e flexível. Isso é especialmente útil para empresas que adotam o home office ou têm funcionários que trabalham externo. Este sistema permite que o ponto seja registrado por meio de aplicativos móveis ou plataformas web. Ele usa recursos como reconhecimento facial, geolocalização e armazenamento em nuvem.
Essa modalidade facilita o gerenciamento da jornada de trabalho, permitindo que os gestores acompanhem os registros em tempo real e com maior segurança contra fraudes.
Alguns sistemas que possuem aplicativos para registro de ponto geram o cartão ponto digital, facilitando a coleta de assinatura dos funcionários.
Quais são as desvantagens do cartão de ponto manual?
Como já mencionamos, o controle de ponto manual pode até ser mais barato e “simples” para uma empresa. Mas as desvantagens superam essas aparentes vantagens que o cartão de ponto manual traz para o empregador.
Entre as desvantagens estão o retrabalho da equipe de RH na hora de calcular os cartões de ponto e o risco de fraudes. Veja abaixo 4 desvantagens do cartão de ponto manual:
Cálculo mensal do cartão de ponto
Quando a empresa adota o controle de ponto manual, todo o cálculo da jornada mensal também precisa ser feito de forma manual.
Isso significa que o time de RH precisa reunir e organizar as informações de cada colaborador. Essa tarefa é trabalhosa e pode ter muitos erros, como de digitação ou de cálculo.
Na prática, esse processo costuma envolver o uso de planilhas e calculadoras, preenchidas aos poucos com os dados registrados nos cartões de ponto (digitais ou em papel).
E justamente por depender tanto da intervenção humana, as chances de falhas são altas, o que pode gerar prejuízos e complicações para a empresa.
Possibilidade de fraudes
O controle de ponto manual abre margem para fraudes com facilidade. Os cartões podem ser entregues facilmente a outra pessoa. Assim, qualquer colaborador pode registrar o ponto de um colega, sem que o RH perceba.
Esse tipo de prática pode gerar sérios problemas para a empresa, já que um funcionário pode alegar que está cumprindo sua jornada normalmente, mesmo estando ausente.
Preenchimento incorreto das informações
Erros no preenchimento do cartão de ponto manual são praticamente inevitáveis.
E quando ocorrem, exigem atenção e burocracia por parte da empresa, já que inconsistências nos registros podem resultar em multas.
Por isso, é fundamental orientar os colaboradores sobre a forma correta de preencher o cartão. Ainda assim, equívocos acontecem e precisam ser corrigidos de maneira adequada.
E quando houver erro, é necessário registrá-lo no campo de observações do cartão de ponto.
Além disso, é importante lembrar: não podem existir campos em branco. Faltas, feriados e fins de semana também devem ser devidamente anotados para garantir a conformidade dos registros.
Invalidade perante a Justiça
O cartão de ponto manual pode não ser aceito como prova válida na Justiça do Trabalho. Isso acontece, principalmente, quando os registros apresentam horários sempre idênticos, o chamado “horário britânico”.
Além disso, é comum que haja alegações de manipulação nos dados registrados, o que compromete ainda mais a credibilidade do documento em processos trabalhistas.
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O que pode invalidar o cartão de ponto?
Como vimos no tópico anterior, existem sim algumas situações em que o cartão de ponto perde a validade. Veja dois cenários em que isso pode acontecer:
Horário britânico
O horário britânico consiste no registro de horários idênticos de entrada e saída pelo empregado no cartão de ponto. Ou seja, durante um mês um trabalhador marcou sua chegada à empresa, pontualmente às 8h, e sua saída exatamente às 18h, sem nenhuma variação de minutos. Esse registro é um exemplo de horário britânico.
A Súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho (TST) condena esse tipo de registro, considerando-o inválido perante a lei. De acordo com a orientação legal, quando há horário britânico, o trabalhador não precisa provar que fez horas extras. Isso acontece porque o cartão de ponto não é válido. Diante dessa situação, caberá ao empregador buscar outras provas que atestem, ou não, se o empregado realizou a sobrejornada requerida.
Cartão de ponto rasurado
De maneira similar aos cartões de ponto com horário britânico, os cartões rasurados não possuem validade para a Justiça do Trabalho. Como o próprio nome diz, esses registros sofreram alguma adulteração ou falsificação, o que os torna ilegítimos pela lei.
Mas, quais são os tipos de marcação no cartão de ponto que podem invalidá-lo? Essa é uma pergunta complicada de se responder. Na verdade, o ideal é que os cartões de ponto não possuam nenhuma rasura ou outra marcação, que não seja os registros. Ou seja, eles precisam estar adequadamente assinalados, com as entradas e saídas do trabalhador na empresa.
Assim, qualquer alteração nas marcações de um cartão de ponto pode ser entendida, pela Justiça do Trabalho, como uma manobra do empregador para não conceder os direitos dos seus trabalhadores.
Então, quando esses casos acontecem, o cartão de ponto perde sua veracidade perante a lei e o ônus da prova passa a ser do empregador. Quando isso acontece, é difícil para a empresa mudar a situação. Assim, muitos empregadores precisam pagar indenização à outra parte envolvida.
Quais as vantagens de utilizar um cartão de ponto online?
Falamos sobre as desvantagens do cartão de ponto manual, mas e o online? A digitalização de processos tem sido um grande diferencial no ambiente corporativo. Com o avanço das tecnologias, esse sistema traz diversas vantagens tanto para empresas quanto para os colaboradores.
Vamos explorar as principais razões para adotar o controle de jornada digital e como ele pode otimizar a gestão de recursos humanos.
Eficiência no controle de jornada
O cartão de ponto online elimina a tradicional anotação manual e as falhas humanas, garantindo um controle correto das horas trabalhadas. Com registros automáticos, o sistema assegura que todos os dados sejam capturados de forma confiável. Isso evita erros que poderiam resultar em custos adicionais para a empresa e até processos judiciais.
Acessibilidade remota e mobilidade
Outra vantagem significativa que o cartão de ponto digital proporciona é a mobilidade. Por exemplo, se você possui funcionários que trabalham remotamente, seja em home office ou em campo, eles podem registrar sua jornada de qualquer lugar, utilizando celular, tablet ou computador. Isso facilita a gestão de equipes externas sem comprometer a segurança dos dados. Além disso, permite que gestores acompanhem a produtividade de forma eficiente, em tempo real.
Flexibilidade de jornada
Com o aumento das jornadas de trabalho flexíveis, o controle digital se adapta perfeitamente. O sistema permite que o colaborador registre sua entrada e saída em horários distintos, de acordo com sua rotina. Além disso, o registro automático de cada movimentação gera comprovantes de horas, o que torna o processo ainda mais transparente.
Conformidade legal
Um dos maiores benefícios do cartão de ponto online é sua total adequação à legislação trabalhista, como as exigências da CLT e da Portaria 671. Isso garante que as empresas evitem multas e processos trabalhistas relacionados ao descumprimento das normas. Além disso, a precisão no controle de jornada diminui as chances de erros no cálculo da folha de pagamento, especialmente no que diz respeito ao pagamento de horas extras.
Automação de processos
Ao integrar o cartão de ponto digital a outros sistemas de gestão, a automação de processos se torna um grande aliado. Isso facilita o fechamento da folha de pagamento, pois muitos sistemas fazem os cálculos automaticamente, com base nas informações da empresa.
Além disso, alguns sistemas para controle de ponto como o Fortime possuem a assinatura digital do cartão de ponto. Assim, o seu funcionário tem acesso a toda a jornada e pode assinar diretamente do aplicativo. Sendo assim, além de facilitar o processo, você economiza na papelada e garante a segurança legal.
Esse ganho de tempo e eficiência operacional é crucial para o RH ou DP, permitindo que ele se concentre em outras atividades estratégicas.
Redução de absenteísmo
Com o monitoramento em tempo real das horas trabalhadas, é possível identificar padrões de faltas ou excesso de jornada. Esse acompanhamento não apenas ajuda na organização da equipe, diminuindo o absenteísmo, mas também contribui para o bem-estar dos colaboradores, evitando sobrecargas e promovendo uma cultura de trabalho saudável.
Conclusão: o futuro do controle de ponto
O cartão de ponto online representa uma revolução no controle de jornada, trazendo vantagens em eficiência, flexibilidade e conformidade legal. Ao adotar essa solução, as empresas não só cumprem com as exigências legais, mas também melhoram a produtividade e reduzem custos operacionais.
Sendo assim, com mobilidade, automação e prevenção de erros, o sistema digital se posiciona como uma escolha inteligente para qualquer organização que busca otimizar a gestão de suas equipes e evitar complicações futuras.
Se você quer levar essa realidade para a sua empresa, que tal conhecer o Fortime, sistema de ponto da Ortep? A nossa solução é ideal para você economizar tempo, reduzir erros e automatizar processos para que você dedique completamente ao seu negócio.
Colaborador mais perto do RH
Ao acessar o menu, no aplicativo ou no sistema web, aparecerá uma opção que permitirá ao colaborador ver os cartões de ponto que ele tem disponível para assinar. Ele também consegue visualizar se tem alguma folha pendente de assinatura e as que foram canceladas por algum motivo.
Durante o processo de assinatura, o colaborador consegue identificar se houve alguma inconsistência, como por exemplo, um atestado que foi enviado para o seu líder, mas não foi lançado no sistema, gerando horas faltosas.
Com esse novo recurso, o próprio funcionário poderá abrir uma solicitação questionando o ocorrido, e ela automaticamente será enviada para o gestor do ponto realizar uma avaliação do caso. Dessa forma, se houver algum problema, o cartão ponto poderá ser cancelado de forma simples pelo responsável. Caso contrário, a realização da assinatura segue o fluxo normal.
Viu como ficou mais rápido realizar a assinatura? Assim, o próprio funcionário colabora com o RH, além de não ser interrompido durante o seu trabalho para assinar o cartão de ponto.
O RH nunca mais será a mesmo
Imagina essa rotina: todo mês o RH disponibiliza alguém para passar de mesa em mesa a fim de coletar assinaturas dos colaboradores no cartão de ponto. Agora, vamos analisar esse outro cenário: uma empresa que aderiu 100% ao modelo home office, precisa coletar assinaturas no cartão ponto. Como fazer isso distante do trabalhador? Para resolver essas e outras situações, temos a solução ideal, na palma da sua mão.
Com a nova ferramenta da Fortime, todo esse procedimento está a um clique de distância.
Após realizar as tratativas do ponto e gerar o relatório, basta enviar o cartão de ponto para seus colaboradores assinarem. Um detalhe importante é que mesmo que ocorra alguma situação surpresa, você consegue cancelar esse cartão e realizar o procedimento novamente de forma ágil e segura.
E aí? Gostou dessa novidade? Esse recurso já está disponível no aplicativo e no sistema web.
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