Com o avanço da tecnologia e a transformação digital, a contratação online tem se tornado uma prática cada vez mais comum no mercado de trabalho.

Empresas de diversos setores estão adotando essa modalidade de contratação, trazendo benefícios tanto para os empregadores quanto para os candidatos.

Porém, quais são essas vantagens? E os desafios? Como fazer uma admissão de forma remota? Continue a leitura pois iremos esclarecer essas e outras dúvidas sobre esse assunto. Vamos nessa?

O que é contratação online?

A contratação online, também denominada admissão digital, consiste na transformação digital completa do procedimento de recrutamento e seleção, abrangendo desde o recebimento de currículos até a entrega dos documentos necessários para efetuar a contratação.

É importante ressaltar que os sistemas encarregados dessa função não se limitam a ser uma mera solução para rastrear candidatos. Ou seja, eles devem operar como um banco de dados contendo todas as informações pertinentes ao processo de admissão, englobando o armazenamento de documentos, anotações, resultados de testes, mediação de entrevistas e proporcionando soluções para a automação de algumas tarefas.

Além disso, tudo isso precisa estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Para obter mais informações sobre a LGPD, assista ao vídeo a seguir:

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A extensão dessas funcionalidades pode gerar preocupações em alguns analistas de RH sobre a desumanização do processo de contratação. Contudo, quando o setor elabora os passos digitais  cuidadosamente, o efeito é, na realidade, o oposto.

Agora que você está familiarizado com o conceito de contratação online, vamos explorar como ela opera.

Como funciona a contratação online?

A principal diferença entre o processo de contratação online e o tradicional está na sua natureza digital. Não obstante essa característica, todos os outros aspectos podem permanecer.

Isso se deve ao fato de que cada empresa adota procedimentos específicos ao selecionar novos colaboradores. Podem existir mais de uma entrevista, testes comportamentais, solicitação de amostras de trabalho e outras avaliações.

Portanto, é fundamental um processo eficiente de admissão online que deve ser versátil, permitindo a personalização do processo. Em linhas gerais, o procedimento ocorre da seguinte forma:

  • Realização das entrevistas e processos necessários;
  • Tomada de decisões com base nos dados coletados e registrados;
  • Comunicação do resultado do processo seletivo;
  • Envio e verificação dos documentos necessários para a admissão;
  • Registro nos órgãos competentes;
  • Início da jornada de trabalho.
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Exploraremos cada etapa do processo em detalhes nos próximos tópicos, mas antes, veremos algumas vantagens e desafios relacionados à contratação online.

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Vantagens da contratação online

A contratação online tem se tornado cada vez mais comum e traz consigo diversas vantagens. Uma delas é a facilidade de acesso a um grupo maior de talentos, permitindo que as empresas encontrem profissionais qualificados em qualquer lugar do mundo.

Além disso, a contratação online permite que o processo seletivo seja realizado de forma mais rápida e eficiente, eliminando a necessidade de deslocamentos e entrevistas presenciais, reduzindo os custos com deslocamento e infraestrutura, já que não é necessário ter um espaço físico para entrevistas e processos seletivos.

Sendo assim, ao optar pela contratação online, as empresas podem economizar em despesas relacionadas a viagens, hospedagens e infraestrutura para entrevistas presenciais.

Desafios da contratação online

No entanto, também existem desafios nesse tipo de contratação. Um dos principais é a dificuldade em avaliar a veracidade das informações fornecidas pelos candidatos, já que não é possível ter um contato presencial.

Por isso, é importante realizar uma análise minuciosa do currículo, verificar referências e realizar entrevistas por videoconferência para minimizar esse risco.

Outro desafio é a comunicação efetiva entre a equipe, principalmente quando se trabalha com profissionais remotos. É necessário estabelecer canais de comunicação claros e eficientes, além de promover uma cultura de transparência e colaboração.

Apesar dos desafios, a contratação online oferece inúmeras vantagens e pode ser uma ótima opção para empresas que buscam ampliar sua equipe de forma ágil e eficiente.

E como fica a assinatura da carteira de trabalho?

Atualmente, é possível substituir a tradicional carteira de trabalho pela versão digital do documento. Isso permite que as empresas registrem os dados necessários de maneira fácil e eficiente.

A carteira de trabalho digital foi estabelecida pela Lei N° 13.874 de 2019, também conhecida como Lei da liberdade econômica, e pela Portaria N° 1.065 do mesmo ano, emitida pelo Ministério da Economia.

Dessa forma, o empregador apenas precisa preencher os campos pertinentes no eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), e tudo será atualizado automaticamente.

E o contrato digital, ele é legalmente válido? Algumas ferramentas para contratação online possibilitam a assinatura digital do contrato com total validade jurídica.

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Como fazer um contratação online?

Independentemente das ferramentas utilizadas pelo RH ou DP da sua empresa, é essencial seguir algumas etapas para assegurar o sucesso e a conformidade trabalhista na contratação online:

Planejamento do processo: Antes de iniciar um projeto de contratação online, é preciso planejar cuidadosamente, abordando questões como vagas disponíveis, etapas necessárias, responsáveis, triagem de currículos, ferramentas utilizadas e oportunidades de automação;

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Criação de uma “persona”: A criação da persona para um novo colaborador envolve identificar características e competências desejadas. Isso orienta entrevistas e testes, enquanto uma descrição de cargo amplifica a qualidade das candidaturas, considerando hard e soft skills, além do encaixe cultural;

Divulgação da vaga: Plataformas e ferramentas de recrutamento online são grandes aliados do RH e DP, além das redes sociais e seu próprio site para divulgar as vagas disponíveis;

Triagem de currículos: Após o recebimento dos currículos, o RH e DP analisam e selecionam de acordo com os critérios estabelecidos pela empresa;

Entrevistas virtuais: Os candidatos são entrevistados por videoconferência, permitindo uma avaliação mais detalhada de suas habilidades e competências. Essa etapa é importante para conhecer melhor o candidato e esclarecer qualquer dúvida. Geralmente, as empresas fazem duas entrevistas, uma com o RH e outra com o gestor da área;

Testes e avaliações: Dependendo da vaga, podem ser aplicados testes online para avaliar o conhecimento técnico dos candidatos;

Envio da documentação: Transmita ao candidato todos os documentos necessários para a admissão, como contrato de trabalho, termo de confidencialidade, políticas internas, formulários de cadastro, entre outros;

Contratação: Após todas as etapas do processo seletivo, o candidato selecionado é contratado e recebe todas as informações necessárias para iniciar suas atividades;

Onboarding virtual: Por fim, a integração do novo colaborador. Essa etapa inclui mensagens de boas-vindas, informações sobre as rotinas internas e vídeos sobre a empresa e sua cultura.

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Quanto tempo leva o processo de contratação online?

Uma das grandes vantagens da admissão online é a capacidade de automatizar algumas questões, como o envio de mensagens, por exemplo.

Além disso, pela eliminação de reuniões presenciais e resolução remota de toda a burocracia, há uma considerável redução no tempo necessário para concluir o processo.

Geralmente, as empresas levam até 5 dias após comunicar ao profissional que foi aceito para a vaga, resolvendo questões como recebimento e conferência da documentação, além da assinatura do contrato de trabalho.

Você está contratado…

A contratação online é uma tendência que veio para ficar. Além de trazer benefícios para as empresas, como agilidade e redução de custos, também oferece vantagens para os candidatos, que podem participar de processos seletivos de qualquer lugar do mundo.

Por fim, é importante que as empresas estejam preparadas para adotar essa modalidade de contratação, garantindo uma experiência positiva tanto para os empregadores quanto para os candidatos.

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Contratação online: saiba como otimizar o tempo e reduzir custos no processo de admissão

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