Que o controle de ponto é essencial para a gestão da jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa todo mundo já sabe, certo? Ele permite acompanhar a entrada, saída e intervalos dos funcionários, garantindo a conformidade com a legislação trabalhista e prevenindo fraudes ou erros na folha de pagamento. Dentre os diversos métodos existentes, o controle de ponto manual é um dos mais antigos e ainda utilizados por algumas organizações. Mas será que essa prática ainda é vantajosa?
Neste artigo, vamos explorar como funciona o controle de ponto manual, sua legalidade, desafios, consequências e as melhores alternativas para um controle mais eficiente e seguro. Vamos nessa?
Sumário
O que é o controle de ponto manual?
O controle de ponto manual é um sistema de registro de jornada de trabalho em que os empregados fazem anotações manuais dos horários de entrada, saída e intervalos. Esse registro pode ser feito por meio de livros de ponto ou planilhas físicas, onde os próprios funcionários inserem suas informações diariamente.
Apesar de ser um sistema simples e de baixo custo, esse modelo apresenta diversas limitações que podem comprometer a precisão dos registros e a segurança jurídica da empresa, como veremos adiante.
Como funciona o controle de ponto manual?
O funcionamento do controle de ponto manual é relativamente simples. Abaixo, segue uma estrutura básica de como funciona esse tipo de gestão da jornada de trabalho:
- Registro: o colaborador preenche um livro de ponto ou uma planilha manualmente, anotando os horários de entrada, saída e as pausas;
- Conferência: o setor de RH ou DP revisa, confira e soma as horas trabalhadas;
- Fechamento: o RH ou DP processa os dados para calcular os salários, horas extras e demais benefícios, além de descontar as faltas e atrasos.
Esse processo, contudo, está sujeito a erros humanos, atrasos na conferência e até mesmo fraudes, como o famoso “ponto amigo”, em que um colega registra a jornada para outro funcionário.
O controle de ponto manual é legal?
A resposta para essa pergunta é, sim! A CLT estabelece que empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a realizar o controle de jornada. E o art. 74 da CLT menciona que esse registro pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico.”
A Portaria 671 também reforça que o controle de ponto manual deve espelhar a jornada real do trabalhador, ou seja, deve condizer com o que realmente aconteceu. No entanto, apesar de ser legal, esse método apresenta riscos de não conformidade e dificuldades de comprovação em eventuais processos trabalhistas.
Quais as consequências de utilizar o controle de ponto manual?
O uso do controle de ponto manual pode gerar diversos problemas para a empresa, desde dificuldades operacionais até riscos financeiros e jurídicos. Veja as principais consequências:
Erros nos registros
A falta de automação aumenta significativamente a probabilidade de erros. Como o preenchimento é manual, os funcionários podem cometer falhas ao anotar horários incorretos, fazer rasuras ou até mesmo esquecer de registrar a jornada. Isso pode comprometer diretamente o cálculo da folha de pagamento, resultando em pagamentos errados, prejuízos para a empresa e insatisfação dos empregados.
Falta de precisão
Diferentemente dos sistemas eletrônicos (que falaremos mais adiante), que garantem registros automáticos e confiáveis, o ponto manual depende exclusivamente da atenção do funcionário. Dessa forma, pequenas distrações ou lapsos de memória podem gerar inconsistências nos horários registrados, dificultando a comprovação exata da jornada trabalhada.
Possibilidade de fraudes
A ausência de um sistema automatizado facilita a ocorrência de fraudes, como o “ponto amigo”, onde um empregado registra a jornada em nome de outro que não compareceu ao trabalho. Além disso, a manipulação intencional de registros para encobrir atrasos ou saídas antecipadas se torna mais fácil, prejudicando a empresa e gerando distorções nos pagamentos e na gestão de pessoal.
Risco de ações trabalhistas
Caso haja inconsistências nos registros de ponto, os funcionários podem questionar a empresa judicialmente, reivindicando horas extras não computadas ou alegando descumprimento da jornada contratual. A falta de um controle seguro e auditável pode dificultar a defesa da empresa, resultando em condenações que impactam financeiramente e prejudicam a reputação da instituição.
Ineficiência no RH e DP
O controle manual sobrecarrega as equipes de RH e DP, que precisa revisar e consolidar os dados manualmente. Esse processo consome tempo, reduz a produtividade do setor e aumenta as chances de falhas no fechamento da folha de pagamento. Além disso, a falta de um sistema informatizado impede a geração de relatórios detalhados para análise e tomada de decisões estratégicas.
O controle de ponto manual vale a pena?
Embora seja uma opção econômica a curto prazo, o controle de ponto manual pode gerar altos custos a longo prazo devido aos erros constantes, fraudes e possíveis processos trabalhistas. Então, se sua empresa busca por segurança, eficiência e praticidade, a melhor solução – e mais segura – são os sistemas digitais e relógios de ponto eletrônicos que utilizam a biometria para as marcações.
Qual a melhor forma de realizar o controle de ponto?
Com o avanço da tecnologia, surgiram diversas soluções para tornar o controle de ponto mais eficiente e seguro. Entre as opções mais recomendadas estão:
- Relógio de ponto biométrico (REP-C): oferece mais segurança ao impedir fraudes como o “ponto amigo”;
- Aplicativos de ponto: viabilizam a marcação de ponto via celular ou tablets, com geolocalização e reconhecimento facial, o que garante ainda mais confiabilidade e integridade dos registros;
- Sistemas eletrônicos: além de permitirem os registros de forma online, eles possuem armazenamento de dados em nuvem e toda uma estrutura para o acompanhamento e apuração da jornada de trabalho de forma prática e totalmente segura.
Em suma, essas soluções garantem maior precisão, reduzem erros e facilitam o gerenciamento da jornada.
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O ponto manual está te fazendo perder dinheiro
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Conclusão
O controle de ponto manual, apesar de ainda ser utilizado, apresenta diversas limitações que podem prejudicar a empresa e seus funcionário, como bem vimos. A falta de precisão, a possibilidade de fraudes e os riscos trabalhistas tornam esse método pouco confiável e ineficiente.
Para garantir um registro de jornada seguro e transparente, a melhor alternativa é investir em sistemas eletrônicos modernos, que automatizam o processo, reduzem erros e garantem a conformidade legal.
Se sua empresa ainda utiliza o controle de ponto manual, talvez seja a hora de repensar esse método e modernizar, evitando dores de cabeça no futuro! Fica a dica!
