O fechamento da folha de ponto, sem sombra de dúvida, é uma atividade essencial para quem trabalha com RH, independentemente do tamanho da empresa. Por isso, concentrar esforços nessa rotina é muito importante, pois assim você evita erros e possíveis prejuízos.
Mas, você sabia que todo esse processo pode ser totalmente otimizado?
Se você quer saber como, continue a leitura e veja como pequenas mudanças podem trazer grandes resultados para a sua empresa.
Sumário
O que é o fechamento da folha de ponto?
Antes de iniciarmos com as dicas, é relevante falarmos um pouco de como é feito o fechamento de ponto. Essa atividade nada mais é do que a apuração e conclusão de todos os registros (entradas, saídas e pausas) realizados pelo colaborador durante um determinado mês.
Normalmente, os empregadores fazem a implementação da data de corte para indicar o início do ponto a ser apurado. Dessa forma, o RH tem tempo suficiente para coletar horas extras e corrigir qualquer problema.
O que muda em relação ao eSocial?
O eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais) é uma plataforma online, criada pelo Governo Federal, com o intuito de unificar as obrigações trabalhistas.
Contudo, com o eSocial, é importante se atentar e ajustar algumas questões sobre os cálculos do cartão de ponto dos colaboradores, já que as novas regras são bem rígidas. Em relação ao fechamento do ponto, seguindo o modelo do eSocial, a folha deve ser calculada mensalmente, ou seja, do primeiro ao último dia do mês.
Como fazer o fechamento da folha de ponto?
Atualmente, há algumas maneiras de fechar o ponto. A seguir, apontamos maneiras de realizar tal ação, além disso, abordaremos algumas vantagens e desvantagens.
Fechamento de ponto manual
Podemos dizer que esse é o modelo tradicional de se fazer o ponto, porém, com o avanço da tecnologia, ele está se tornando cada vez mais arcaico e perigoso.
Nessa situação, o controle de ponto é registrado em um livro ou em uma folha de papel, manualmente, todos os dias. No final do mês, ao fazer a verificação, leva-se muito mais tempo para conferir tudo, já que ela precisa ser feita à mão.
Embora, na opinião de muitas empresas, essa seja a opção mais barata de realizar o ponto, no final ela se torna mais cara. Além disso, as chances de erros e fraudes são bem altas, acarretando, geralmente, em prejuízos e ações trabalhistas.
Fechamento de ponto cartográfico
Esse modelo é aquele que se utiliza um Relógio de Ponto Cartográfico (ou manual). Provavelmente você já tenha visto como funciona esse tipo de relógio em algum filme antigo.
Cada colaborador possui um cartão de ponto manual (normalmente feito de papelão), ele o insere no local indicado pelo relógio, puxa uma alavanca e o ponto é registrado. Existem também os tipos de relógios cartográficos que não possuem alavanca.
Por se tratar de registro manual, a contabilização dos horários por parte do RH também precisa ser feita manualmente. Ou seja, aumentam muito as chances de erros e de fraudes, já que não tem uma maneira de identificar qual colaborador realizou o registro.
Fechamento de ponto eletrônico
A diferença desse modelo em relação ao cartográfico é a forma como é feito o registro do ponto. Nesse caso, o colaborador bate o ponto por meio de impressão digital ou uso de um cartão magnético no REP (Relógio de Ponto Eletrônico).
Essa forma é mais segura do que as anteriores, porém, ainda apresenta algumas instabilidades, pois você depende de uma boa manutenção do relógio e da infraestrutura do seu local de trabalho.
Se você quiser saber mais sobre as vantagens e desvantagens dos tipos de relógios mencionados, acesse o nosso artigo sobre esse assunto.
Fechamento de ponto por aplicativo
Essa é a maneira mais prática e segura de realizar o registro do ponto. O colaborador pode bater o ponto utilizando um celular, tablet ou computador. Todo o processo é feito de forma automática e em tempo real.
Além disso, os aplicativos, como o For Time, possuem geolocalização, identificação biométrica e o ponto pode ser registrado offline.
No final do mês, basta gerar os relatórios e exportar para os responsáveis da contabilidade ou do DP. Esse tipo de sistema para controle de ponto é o ideal para os vários modelos de trabalho (externo, home office e híbrido).
5 dicas para otimizar o fechamento de ponto
Evite erros durante o fechamento do ponto
Como já mencionamos, no passado todo controle de ponto era feito manualmente. Porém, vimos também que a probabilidade de erro é muito grande, além do tempo gasto com todo o processo, que atrasa toda a rotina do RH.
Imagine o seguinte cenário: Coletar a assinatura do cartão ponto de todos os colaboradores, conferir um a um, realizar os cálculos e registrar em uma planilha para enviar à contabilidade. Dependendo do tamanho da empresa, esse percurso é demorado e muito arriscado.
Por isso, investir em recursos e metodologias inovadoras é essencial para evitar qualquer tipo de erro e otimizar o seu RH.
Não utilize planilhas durante o fechamento de ponto
Vimos que é importante investir em métodos para auxiliar o seu RH. Contudo, não adianta você adquirir um software e manter as rotinas antigas do DP, utilizando papel ou uma planilha.
Por isso, certifique-se de que seu sistema possui funcionalidades para reduzir o tempo gasto com o operacional. Com isso, o RH não precisa se preocupar com envio de atestados ou assinatura do cartão ponto, uma vez que essas funções podem ser feitas pelo aplicativo. Dessa forma, todas essas tratativas deixam de ser manuais e passam a ser automatizadas por meio de um processo simples de aprovação de solicitações.
Além disso, você elimina as chances de perder algum documento ou qualquer outro relatório importante.
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Não deixe para a última hora
Um dos maiores obstáculos para o fechamento do ponto são os erros ocorridos durante o processo, como por exemplo um horário de trabalho que foi configurado de forma errônea e gerou uma folha de ponto incorreta.
Diante disso, é fundamental conferir toda a tratativa do ponto, evitando retrabalhos.
Algo que parece ser batido, mas que traz grandes mudanças é a famosa frase: Não deixar para a última hora. Por isso, é recomendável tratar o ponto diariamente ou no máximo por semana. Dessa forma, o acúmulo de trabalho é reduzido em quase 100%.
Divida a responsabilidade
Para reduzir o tempo gasto com tratativas, você pode compartilhar algumas responsabilidades com os gestores de outras áreas e seus colaboradores. Dessa forma, os gestores acompanham o ponto do seu time e os colaboradores fazem solicitações de inclusão ou abonos, por exemplo.
Essas medidas impactam diretamente o cartão ponto, que por sua vez, gerado de forma errada, pode ocasionar um pagamento equivocado. Dependendo do caso, pode suscitar possíveis ações trabalhistas.
Fique atento à legislação
De acordo com o artigo 74, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa com mais de 20 funcionários deve realizar o registro de ponto dos seus colaboradores. Essa é uma recomendação básica da lei, pois há várias especificidades que precisam de atenção.
Portanto, é muito importante se atentar às questões legais. Um gestor do ponto precisa sempre se atualizar das portarias, da CLT e de sua CCT para compreender como proceder nas tratativas e obrigações que condizem com o sistema de ponto. Com isso, você estará sempre em conformidade com a legislação e evitará possíveis multas.
Por que otimizar o seu fechamento de ponto?
O setor de RH é, sem dúvidas, uma das áreas mais estratégicas de uma empresa, e por isso, otimizar as atividades do seu RH é essencial. Dessa forma, ele pode concentrar esforços na gestão de pessoas e talentos, entre outras habilidades.
Você ainda não possui uma solução para otimizar o seu RH? Entre em contato com a gente e descubra como realizar esse sonho.
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