A tecnologia é algo cada vez mais presente na rotina dos profissionais responsáveis pela gestão de pessoas das empresas. Há algum tempo, tivemos a chegada do eSocial, que transformou a forma de entregar informações de colaboradores ao governo. Tornando, assim, possível o uso da carteira de trabalho digital.
No entanto, esse documento ainda é um mistério para muitos trabalhadores e para os responsáveis por lidar com os seus dados nas empresas. Ao longo deste conteúdo você entenderá o que é a carteira de trabalho digital. E como, dessa forma, ela impacta a rotina das empresas e dos colaboradores.
Sumário
O que é a carteira de trabalho digital?
A forma mais simples de responder a essa pergunta é dizendo que a carteira de trabalho digital é o documento eletrônico equivalente à carteira de trabalho emitida em papel. Assim como a versão impressa, serve como a principal fonte de dados dos trabalhadores. E, ainda, como base para registro de contratos empregatícios.
A possibilidade de emissão do documento eletrônico não é nova. Trabalhadores conseguem emitir a carteira de trabalho digital desde 2017, por meio do aplicativo oficial.
Entretanto, somente a partir de 24 de setembro de 2019 é que a versão digital passou a substituir oficialmente a versão impressa.
A carteira de trabalho digital pode ser acessada e solicitada por meio do aplicativo oficial. Nesse App, o trabalhador e o empregador encontram todos os dados presentes na versão impressa da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
Entre essas informações, destacam-se os dados pessoais de cada pessoa. E, além disso, os dados de contratos profissionais formais já vinculados ao seu documento de trabalho. É importante lembrar que o sistema conta com protocolos de segurança e o aplicativo está presente nas principais lojas digitais para download gratuito.
A carteira de trabalho digital tem como identificação única o registro de Cadastro de Pessoa Física (CPF) de cada indivíduo. Apesar disso, esse documento não é aceito como identificação civil. Ele é válido apenas para situações envolvendo contratos empregatícios de acordo com a CLT.
Breve história e curiosidades sobre a CTPS
Você sabia que “carteira profissional” foi o primeiro nome dado ao documento que, hoje, conhecemos como carteira de trabalho?
Em 1932, o então presidente do Brasil, Getúlio Vargas, através do decreto nº 21.175, de 21 de março de 1932, criou a CTPS pela necessidade de regulamentar a vida dos trabalhadores urbanos.
Na época, o Brasil começava a se fortalecer em atividades industriais. Antes disso, existia apenas a chamada Carteira de Trabalhador Agrícola.
Com a criação da chamada carteira profissional, tornou-se mais fácil garantir os direitos trabalhistas dos colaboradores do comércio e indústria.
No decreto-lei nº 926, de 10 de outubro de 1969, o nome foi alterado para Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), ou simplesmente carteira de trabalho, como é mais comum falarmos.
A CTPS foi uma melhoria no processo de unificação dos documentos de todos os trabalhadores. A partir de 1969, assim como a carteira profissional do trabalhador rural, a carteira profissional e a carteira de trabalho do menor foram extinguidas.
Somente através da carteira de trabalho é que os trabalhadores têm garantia de direitos trabalhistas essenciais como benefícios previdenciários, FGTS e seguro desemprego.
Como obter a carteira de trabalho digital
Qualquer cidadão brasileiro ou que more fora do Brasil pode solicitar, quando quiser, a carteira de trabalho digital. Confira o tutorial detalhado de como pedir a sua CTPS digital:
- Acesse o Portal de Serviços do Governo Federal: www.acesso.gov.br;
- Para quem ainda não tem cadastro, será necessário preencher um formulário, indicando os seguintes dados: CPF, nome completo, nome da mãe, onde e quando a pessoa nasceu;
- Na próxima página, você deverá informar a trajetória de trabalho: empresas em que esteve registrado, as datas de admissão e demissão e outros detalhes importantes;
- Depois de preencher essa parte do formulário, é hora de criar uma senha para acesso posterior ao Portal;
- Após concluir essas etapas, será gerado um documento relacionado às informações inseridas disponível nesse link: https://servicos.mte.gov.br/;
- Não é necessário comparecer a nenhum lugar físico para efetuar o cadastro ou efetuar a solicitação da CTPS digital;
Onde encontrar o número da Carteira de Trabalho Digital?
Ao contrário do que muitos imaginam, a Carteira de Trabalho Digital não possui um número exclusivo. O que vale como identificação é o próprio CPF do trabalhador. Portanto, se você se pergunta se a carteira de trabalho digital tem número, a resposta é simples. O número da sua CTPS Digital é o mesmo que o do CPF.
Essa mudança trouxe praticidade, eliminando a necessidade de carregar a versão física e facilitando o acesso às informações. Além do número, o aplicativo da Carteira de Trabalho Digital também reúne dados importantes, como:
- Registro de férias;
- Promoções e aumentos salariais;
- Histórico de remuneração;
- Informações relacionadas ao INSS.
E na Carteira de Trabalho Física: onde encontrar o número?
Depois de aprender a localizar o número da CTPS no formato digital, é importante saber como identificá-lo na versão física.
Se a sua Carteira de Trabalho é de antes de 2019, o número e a série estão abaixo da foto 3×4. Eles ficam dentro do documento.
Ao abrir a Carteira de Trabalho e Previdência Social, você verá a sequência abaixo do campo do PIS/PASEP e da foto.
Tradicionalmente, o número da CTPS física segue este padrão: sete dígitos, uma barra e, em seguida, quatro dígitos. Com a mudança para a Carteira de Trabalho Digital, essa numeração pode mudar. Isso depende da idade e da região do trabalhador.
Como funciona a contratação com a CTPS digital
Não há nenhum segredo para começar a usar a CTPS digital. Basta o trabalhador informar à empresa o número de seu CPF a fim de prosseguir com a contratação.
As informações referentes à admissão do funcionário serão feitas de forma eletrônica no eSocial. Na empresa, o RH ou departamento pessoal (DP) deve informar o código do evento S-2200. Esse evento é sobre o Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão de Trabalhador.
Depois que a empresa fizer a contratação, as informações estarão na carteira digital do trabalhador. Isso pode ser acessado pelo App, que está disponível para Android e IOS, após 48 horas.
– Ainda tenho a carteira de trabalho física, posso continuar usando a mesma para a contratação nas empresas?
Sim! Se a sua carteira de trabalho ainda tiver espaço, a empresa pode pedir a CTPS física. Isso é possível se a empresa não estiver no eSocial. Assim, a contratação pode continuar.
O trabalhador deve ficar atento à2s informações apresentadas em sua CTPS a fim de garantir que nenhum dos dados estejam errados. Os dados errados podem causar problemas no futuro. Isso é especialmente verdade para os benefícios do INSS e outros pagamentos trabalhistas, como o PIS e o seguro-desemprego.
Como assinar a carteira de trabalho digital
Como mencionamos anteriormente, a versão digital da carteira de trabalho é criada de forma automática para toda pessoa física portadora de CPF.
Para ter acesso, é possível instalar o aplicativo pelo celular android ou iOS. É possível, ainda, acessar pelo site oficial do governo com uma conta pessoal gov.br.
Ao contrário da carteira em seu formato físico, a carteira de trabalho digital não tem assinatura da empresa empregadora da mesma maneira que conhecemos.
Na versão digital é preciso apenas que o colaborador informe seu CPF para que o empregador possa cadastrar seus dados. Desde que o funcionário já tenha habilitado seu cadastro no site do governo, a empresa empregadora consegue registrá-lo facilmente.
Dessa forma, todos os dados vinculados ao site do Governo Federal serão registrados de forma automática na CTPS digital.
Por fim, a assinatura tradicional da carteira de trabalho que conhecíamos, agora é feita pela empresa assim que a admissão de um colaborador é lançada no portal eSocial. A assinatura física da CTPS passa a ser, assim, desnecessária.
Por que a carteira de trabalho passou a ser digital?
A partir da sanção da Lei de Liberdade Econômica, de 2019, a versão digital da CTPS passou a valer como alternativa à versão física.
Essa lei teve como motivação desburocratizar determinados processos de contratação e demissão de funcionários, além de trazer mais liberdade às empresas.
Num mundo cada vez mais digital, é mais prático digitalizar os documentos, pois isso facilita os processos e agiliza o acesso às informações relacionadas ao trabalho.
O problema mais comum da CTPS impressa, para as empresas, é precisar solicitar a carteira a todo momento em que uma nova informação ou anotação sobre o funcionário precisa ser anotada.
Para os colaboradores, o problema mais comum da carteira de trabalho impressa é a falta de informações integradas. Isso é fácil de notar na versão digital do documento. Antes, os colaboradores precisavam ir à empresa para pegar os registros da carteira. Agora, tudo está disponível online pelo aplicativo ou site.
O que muda para a empresa?
Agora que o conceito da carteira de trabalho digital ficou claro, precisamos falar sobre como ela impacta a rotina das empresas. Esse documento foi pensado para otimizar o tempo dos 3 envolvidos nesse processo: empresas, empregador e governo.
eSocial
Para as empresas, a intenção da Secretaria de Trabalho do Ministério da Economia é reduzir custos e burocracias no processo de identificação. E, mais além, do registro e atualização de dados dos colaboradores.
Essa facilidade se deve ao fato da integração entre eSocial e a carteira de trabalho digital. Empresas que já utilizam esse sistema não precisam mais fazer os registros no documento físico do trabalhador.
Portanto, a principal mudança na rotina dos profissionais do departamento pessoal é a assinatura da carteira. Eles também precisam lançar os dados dos novos colaboradores. Bem como dos profissionais que já atuam na organização.
Na prática, ao contratar um novo profissional, a empresa deve registrar a nova contratação por meio do eSocial. Antes mesmo de o trabalhador começar na empresa, é possível lançar os dados da admissão usando o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador).
No caso da falta de informações suficientes sobre o trabalhador, é possível utilizar o evento S-2190 (Admissão Preliminar). Esse processo permite o envio de dados simplificados, mas não descarta a necessidade do evento S-2200.
Modificações das anotações
Outra mudança para o Departamento Pessoal e o RH está relacionada às anotações, uma vez que a pretensão é que CTPS física seja substituída de vez pela digital. Sendo assim, o registro de novas informações dos funcionários na carteia de trabalho se torna um processo menos burocrático.
Contudo, o RH e Departamento Pessoal precisa se atentar a alguns eventos, tais como mudança de carfo, salário e férias. Isso porque eles não irão aparecer de forma automática na carteira de trabalho digital, já que o prazo para registras essas informações no eSocial é de 15 dias após o evento.
A carteira de trabalho física vai acabar?
A Carteira de trabalho física deixou de ser emitida em setembro de 2019, porém os profissionais de RH e Departamento Pessoal precisam ficar de olho aos casos excepcionais que ainda estão na CTPS física, tais como consultas às anotações referentes aos trabalhos anteriores do colaborador e registros por empresas que ainda não são obrigadas ao eSocial.
O que muda para o colaborador?
A principal mudança para o colaborador é a exclusão da necessidade de apresentar a Carteira de Trabalho e Previdência Social no momento do ingresso em uma nova empresa. Nessas situações, é necessário apenas informar o CPF para que os dados sejam acessados no sistema.
Uma vantagem do processo digital é a possibilidade de acompanhamento de todos os lançamentos realizados pela fonte empregadora. Tudo isso diretamente no aplicativo (CTPS Digital) ou pelo site www.gov.br/trabalho.
Outra mudança relevante é que o número de série da CTPS física não é o mesmo da versão digital, uma vez que a carteira de trabalho digital o que vale é apenas o CPF do colaborador.
Por último, é importante lembrar que a carteira de trabalho impressa continua sendo válida. Inclusive, há uma recomendação para que, mesmo após a migração para o documento digital, o trabalhador a guarde para eventual necessidade de comprovação ou conferência de dados.
Qual o papel do RH em relação à CTPS digital?
Além dos processos habituais em relação ao eSocial e demais anotações na carteira de trabalho digital, tanto o RH quanto o DP da empresa precisam ter amplo conhecimento sobre o app e como funciona todo o procedimento.
Assim, caso algum colaborador tenha alguma dúvida, esses dois setores estarão aptos para ajudá-lo em qualquer questão. Para isso, O RH e o Departamento Pessoa precisa manter uma boa comunicação interna e programar ações para informar adequadamente os funcionários sobre o uso da CTPS digital.
Além disso, uma orientação muito importante é em relação à carteira de trabalho física. Os colaboradores que ainda possuem a CTPS impressa, precisa guardá-la e que isso não os impedem de obterem a versão digital.
Agora que os principais detalhes sobre a carteira de trabalho digital estão esclarecidos, que tal continuar sua leitura sobre um outro tema? Leia este conteúdo sobre as horas efetivas de trabalho e veja como funciona.
