Com a implementação da Portaria 671 do Ministério do Trabalho, as regras para o controle de jornada eletrônico nas empresas brasileiras foram completamente reformuladas. Mais do que uma obrigação legal, a Portaria 671 é uma oportunidade de modernizar a gestão de ponto, reduzir riscos trabalhistas e melhorar a eficiência operacional.
Neste artigo, você vai entender o que a portaria exige. Vamos falar sobre os principais erros que podem levar a multas.
Também vamos mostrar como evitar esses problemas com a ajuda da tecnologia. Vamos nessa?
Sumário
O que é a Portaria 671 e por que ela impacta toda a operação da empresa?
Publicada em novembro de 2021, a Portaria 671 regulamenta disposições da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e substitui regras anteriores como as Portarias 1.510/2009 e 373/2011. Seu foco é a padronização dos modelos de REP, incluindo novas formas de registro, como o REP-P (via programa), além de reforçar a obrigatoriedade de documentação técnica.
Seu impacto é transversal, ou seja, alcança departamentos de RH, DP, TI, financeiro e a alta gestão.
Não é só “bater ponto”. É importante garantir que todos os processos estejam certos. Isso inclui jornada, pagamento, banco de horas e fiscalização.
Os erros mais comuns no registro de ponto que geram multas
A fiscalização trabalhista está cada vez mais orientada por dados e auditorias digitais. E para evitar ser pego por fiscalizações é importante que você saiba quais são os erros mais comuns na gestão de ponto.
Os erros mais frequentes incluem:
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- Uso de sistemas não homologados ou desatualizados;
- Falta de integração entre controle de ponto e folha de pagamento;
- Alterações manuais em registros de ponto sem rastreabilidade;
- Armazenamento inadequado dos arquivos obrigatórios;
- Ausência de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitidos por empresa desenvolvedora.
Essas falhas expõem a empresa a autos de infração e processos trabalhistas por jornada indevida.
Tipos de REP exigidos pela Portaria 671: qual o ideal para sua empresa?
A Portaria 671 define três modelos principais de REP:
- REP-C (Convencional): equipamento físico homologado pelo MTE, como relógios de ponto eletrônico;
- REP-A (Alternativo): sistema não fisicamente homologado, mas autorizado por convenção coletiva;
- REP-P (Programa): software de ponto com armazenamento em nuvem e funcionalidades modernas (biometria, geolocalização, reconhecimento facial).
REP-C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
Trata-se de um equipamento físico homologado pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que geralmente é instalado em pontos fixos dentro das empresas. Ele emite comprovantes físicos a cada marcação de ponto e deve seguir especificações técnicas rígidas, como memória inviolável, relógio interno, e impossibilidade de alteração nos registros.
Dessa forma, ele é indicado para empresas que lidam com auditorias frequentes, fábricas ou contextos com exigência de segurança documental.
REP-A: Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo
Este modelo permite o uso de sistemas alternativos de controle de jornada, como planilhas automatizadas ou softwares não homologados, desde que autorizados por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Embora ofereça certa flexibilidade, seu uso exige uma base jurídica sólida e, frequentemente, sofre resistência por parte da fiscalização, já que depende da validade do instrumento coletivo. É mais comum em setores com regimes de trabalho diferenciados ou alta mobilidade.
REP-P: Registrador Eletrônico de Ponto com Programa
Este é o modelo mais moderno e dinâmico. Trata-se de um sistema de registro eletrônico de ponto baseado em software, geralmente hospedado na nuvem e acessível via desktop, tablet ou smartphone. Ele permite integrações com tecnologias avançadas, como geolocalização, biometria facial e reconhecimento de dispositivos.
Para estar em conformidade com a Portaria 671, o REP-P deve ser acompanhado de um Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) e da geração do Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), além de possuir Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pela empresa fornecedora.
Empresas que adotam o REP-P ganham agilidade, reduzem custos com manutenção e aumentam a transparência com colaboradores. No entanto, ele também exige mais rigidez documental e certificações.
Integração entre ponto e folha de pagamento: como evitar falhas críticas
Uma das exigências implícitas da Portaria 671 é a coerência entre os dados de jornada e os pagamentos realizados. A falta de integração entre os sistemas de controle de ponto e a folha é um dos maiores causadores de erros em holerites, levando a passivos trabalhistas.
Com uma solução automatizada, a jornada registrada flui diretamente para a folha, com cálculos automáticos de horas extras, adicionais, descontos e banco de horas. Além de economizar tempo, isso protege a empresa de contestações futuras.
Documentos obrigatórios exigidos pela fiscalização trabalhista
Entre os principais documentos exigidos pela Portaria 671 estão:
- Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade: emitido pela empresa que desenvolve ou fornece o sistema de ponto;
- Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ): deve conter todos os registros de entrada, saída, justificativas e alterações;
- Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP): identifica todas as regras aplicadas sobre os registros (ex: arredondamento, tolerância).
Esses documentos devem ser armazenados em ambiente seguro, com backups e rastreabilidade para apresentar à fiscalização quando solicitados.
Impactos financeiros do não cumprimento da Portaria 671
As multas trabalhistas por descumprimento da legislação de jornada variam conforme a gravidade da infração, podendo superar R$ 4 mil por trabalhador. Além disso, a empresa pode ser condenada ao pagamento retroativo de horas extras, adicional noturno e reflexos em FGTS, INSS e 13º salário.
Esses custos não previstos impactam o fluxo de caixa, aumentam o passivo e comprometem a previsibilidade financeira do negócio.
Benefícios de um sistema de ponto em conformidade com a Portaria 671
A adoção de um sistema de ponto que esteja 100% adequado à Portaria 671 oferece vantagens concretas, tais como:
- Segurança jurídica: elimina riscos de autuação e processos;
- Transparência com o colaborador: acesso ao saldo de horas e jornada;
- Automatização de cálculos e integração com a folha de pagamento;
- Controle em tempo real: dashboards e relatórios analíticos;
- Mobilidade: registro remoto com geolocalização e reconhecimento facial.
Soluções como o sistema Fortime da Ortep atendem a todos os requisitos e ainda trazem ganhos operacionais e estratégicos para empresas de todo segmento e tamanho.
Como adequar sua empresa à Portaria 671?
A implantação de um sistema de ponto em conformidade com a lei exige envolvimento de todas as áreas:
- RH e DP: definem as regras de jornada, banco de horas, escalas de trabalho e compensação;
- TI: valida a segurança, integração e infraestrutura do sistema;
- Financeiro: avalia o impacto orçamentário e o ROI da solução;
- Alta gestão: garante o alinhamento estratégico e prioriza a execução.
O ideal é trabalhar com um cronograma claro, fornecedores certificados e foco na experiência do usuário.
Conclusão
A Portaria 671 não deve ser vista como um obstáculo burocrático, mas como uma forma de modernizar e trazer segurança para sua empresa. Sendo assim, estar em conformidade com a legislação evita multas, aumenta a produtividade, melhora a relação com os colaboradores e dá mais previsibilidade à gestão.
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