Quem trabalha com RH ou Departamento Pessoal sabe da aflição e do desespero quando se aproxima o final do mês por conta do fechamento de ponto. Contudo, sabemos que essa rotina é fundamental para esses setores, pois assim a empresa consegue mensurar diversos dados e perceber se está acontecendo algo na organização.
Entretanto, sabemos que não é uma tarefa fácil e que erros podem surgir durante o fechamento de uma folha de ponto. Então, continue a leitura e saiba quais são os erros mais comuns no final do mês e como evitá-los.
Sumário
O que é fechamento de ponto?
Primeiramente, vamos esclarecer o que é o fechamento de ponto e a sua importância para a empresa. Essa atividade nada mais é do que a apuração, tratamento e conclusão de todos os registros (entradas, saídas e pausas) realizados pelo colaborador durante um determinado período.
O que diz a lei sobre o fechamento de ponto
Segundo a lei, toda a empresa que possuir mais de 20 colaboradores têm a obrigatoriedade de registrar o horário de entrada e saída de cada profissional. Esse controle pode ser de forma manual, mecânica eletrônica ou online.
Veja o que diz o segundo parágrafo do artigo 74 da CLT:
“2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Tipos de fechamento de ponto
Como a própria lei específica, há algumas maneiras de realizar os registros de ponto. Confira os tipos de fechamento de ponto que as empresas costumam utilizar em suas rotinas:
- Controle de ponto manual: tanto o registro quanto a apuração do ponto são feitos de forma manual. Geralmente os colaboradores assinam um livro e colocam os horários de entrada e saída;
- Controle de ponto cartográfico: nesse caso os registros são realizados por um relógio de ponto cartográfico, ou seja, com um cartão feito de papel ou papelão. Porém, a apuração ainda é feita de forma manual;
- Controle de ponto eletrônico: o colaborador registra o ponto por meio de impressão digital ou uso de um cartão magnético no REP (Relógio de Ponto Eletrônico);
- Controle de ponto pelo software: essa é a maneira mais prática de realizar o registro, uma vez que ele pode ser feito pelo celular ou tablet. Além disso, todo o tratamento é feito através de um sistema.
Nesse conteúdo citamos os diferentes tipos de fechamento de ponto, porém, se você quiser saber as vantagens e desvantagens de cada um deles, é só clicar aqui.
Quais são os principais erros no fechamento de ponto?
Como vimos anteriormente, há algumas maneiras de fazer os registros de ponto. Geralmente, as empresas costumam escolher o modelo de gestão de ponto baseando-se no custo.
Com isso, muitas organizações não prezam pela segurança, praticidade ou pela confiabilidade. Diante dessa situação, alguns erros podem acontecer gerando sérios problemas para a empresa. Confira abaixo os principais erros cometidos na hora de fechar a folha de ponto.
Perda de documentos e dados
Quando o controle de ponto é feito de forma manual, o fluxo de papel é muito alto. Assim, durante a admissão, é necessário uma série de documentos para finalizar a contratação.
Para isso, é preciso muita atenção e bastante cuidado na hora de armazenar todos esses arquivos. Já imaginou perder as fichas de todos os funcionários da empresa? Isso geraria muitos problemas.
E mesmo que a empresa utilize um relógio ou um sistema de ponto alternativo, é preciso realizar o backup de todas as informações, uma vez que o RH coleta muitos dados sensíveis dos colaboradores. Qualquer informação perdida ou vazada pode gerar sérios danos para a organização.
Nesses casos, o melhor a se fazer é contar com um sistema de controle de ponto que armazene todos dados em nuvem.
Falta de registros das faltas, horas extras e atrasos
Caso um funcionário falte ao trabalho isso precisa estar registrado, assim como os atrasos e as horas que ele trabalhou a mais. A empresa precisa ter esse controle, pois qualquer erro nesses registros, influencia diretamente no salário do colaborador.
Se um funcionário faltar e não justificar essa ausência, ele perde o direito ao DSR (Descanso Semanal Remunerado). Da mesma forma que um colaborador fizer 1 hora de extra, ele precisa receber a mais por essa hora trabalhada.
Já imaginou se não tiver nenhum registro sobre as questões citadas acima? Por isso é importante contar com métodos seguros para realizar esses registros. Inclusive, um dos maiores motivos que geram processos trabalhistas são as horas extras.
Não recolher atestados médicos
No tópico anterior mencionamos a falta não justificada. Contudo, algumas faltas ou atrasos podem ser abonados com a apresentação do atestado médico. Por isso, para não cometer nenhum erro, o seu colaborador precisa de um mecanismo seguro para enviar os atestados e o gestor de ponto necessita arquivá-lo em um local seguro.
Se a empresa perder o atestado do colaborador e não descontar o dia ou as horas dele na folha de pagamento, ela pode sofrer sérios danos em relação a esse profissional, incluindo problemas judiciais.
Problemas com as fórmulas e planilhas
O uso de planilhas do Excel para o controle da jornada de trabalho é bem comum nas empresas. Embora seja um método barato, ele não é o mais seguro, uma vez que o preenchimento dos dados é feito de forma manual.
Nesses casos a atenção deve ser dobrada, pois uma fórmula errada na planilha pode refletir diretamente do valor do salário do funcionário. Geralmente, as fórmulas são bastante eficientes e facilitam muito o trabalho, porém, não estão isentas de falhas.
Saiba como evitar esses erros
Podemos afirmar que a maneira mais eficaz de evitar todos os erros mencionados é contar um sistema para controle da jornada de trabalho.
A Ortep oferece uma solução completa, segura e de acordo com a portaria 671 para você não ter mais dores de cabeça.
Todas as informações cadastradas em nosso sistema ficam armazenadas em nuvem e o backup é feito frequentemente. Assim, você não corre riscos de perder algum dado importante.
Além disso, o nosso sistema conta com um aplicativo para registro de ponto, otimizando muito a rotina do RH. E se você não abre mão do relógio de ponto, não tem problema, pois o nosso sistema faz integração com os principais relógios disponíveis.
No entanto, se você optar pelo aplicativo, o seu colaborador consegue te enviar atestados médicos diretamente do celular. Além do mais, o funcionário pode fazer solicitações incluindo justificativas de atraso ou faltas.
E você não precisa mais se preocupar com erros nas fórmulas, uma vez que o nosso sistema realiza todos os cálculos de forma simples e prática.
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