Quem trabalha com RH ou Departamento Pessoal sabe da aflição e do desespero quando se aproxima o final do mês por conta do fechamento de ponto. Contudo, sabemos que essa rotina é fundamental para esses setores, pois assim a empresa consegue mensurar diversos dados e perceber se está acontecendo algo na organização.
Entretanto, sabemos que não é uma tarefa fácil e que erros podem surgir durante o fechamento de uma folha de ponto. Então, continue a leitura e saiba quais são os erros mais comuns no final do mês e como evitá-los.
Sumário
O que é fechamento de ponto?
Primeiramente, vamos esclarecer o que é o fechamento de ponto e a sua importância para a empresa. Essa atividade nada mais é do que a apuração, tratamento e conclusão de todos os registros (entradas, saídas e pausas) realizados pelo colaborador durante um determinado período.
O que diz a lei sobre o fechamento de ponto
Segundo a lei, toda a empresa que possuir mais de 20 colaboradores têm a obrigatoriedade de registrar o horário de entrada e saída de cada profissional. Esse controle pode ser de forma manual, mecânica eletrônica ou online.
Veja o que diz o segundo parágrafo do artigo 74 da CLT:
“2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Tipos de fechamento de ponto
Como a própria lei específica, há algumas maneiras de realizar os registros de ponto. Confira os tipos de fechamento de ponto que as empresas costumam utilizar em suas rotinas:
- Controle de ponto manual: tanto o registro quanto a apuração do ponto são feitos de forma manual. Geralmente os colaboradores assinam um livro e colocam os horários de entrada e saída;
- Controle de ponto cartográfico: nesse caso os registros são realizados por um relógio de ponto cartográfico, ou seja, com um cartão feito de papel ou papelão. Porém, a apuração ainda é feita de forma manual;
- Controle de ponto eletrônico: o colaborador registra o ponto por meio de impressão digital ou uso de um cartão magnético no REP (Relógio de Ponto Eletrônico);
- Controle de ponto pelo software: essa é a maneira mais prática de realizar o registro, uma vez que ele pode ser feito pelo celular ou tablet. Além disso, todo o tratamento é feito através de um sistema.
Nesse conteúdo citamos os diferentes tipos de fechamento de ponto, porém, se você quiser saber as vantagens e desvantagens de cada um deles, é só clicar aqui para saber mais sobre fechamento de ponto.
Quais são os principais erros no fechamento de ponto?
Como vimos anteriormente, há algumas maneiras de fazer os registros de ponto. Geralmente, as empresas costumam escolher o modelo de gestão de ponto baseando-se no custo.
Com isso, muitas organizações não prezam pela segurança, praticidade ou pela confiabilidade. Diante dessa situação, alguns erros podem acontecer gerando sérios problemas para a empresa. Confira abaixo os principais erros cometidos na hora de fechar a folha de ponto.
Perda de documentos e dados
Quando o controle de ponto é feito de forma manual, o fluxo de papel é muito alto. Assim, durante a admissão, é necessário uma série de documentos para finalizar a contratação.
Para isso, é preciso muita atenção e bastante cuidado na hora de armazenar todos esses arquivos. Já imaginou perder as fichas de todos os funcionários da empresa? Isso geraria muitos problemas.
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E mesmo que a empresa utilize um relógio ou um sistema de ponto alternativo, é preciso realizar o backup de todas as informações, uma vez que o RH coleta muitos dados sensíveis dos colaboradores. Qualquer informação perdida ou vazada pode gerar sérios danos para a organização.
Nesses casos, o melhor a se fazer é contar com um sistema de controle de ponto que armazene todos dados em nuvem.
Falta de registros das faltas, horas extras e atrasos
Caso um funcionário falte ao trabalho isso precisa estar registrado, assim como os atrasos e as horas que ele trabalhou a mais. A empresa precisa ter esse controle, pois qualquer erro nesses registros, influencia diretamente no salário do colaborador.
Se um funcionário faltar e não justificar essa ausência, ele perde o direito ao DSR (Descanso Semanal Remunerado). Da mesma forma que um colaborador fizer 1 hora de extra, ele precisa receber a mais por essa hora trabalhada.
Já imaginou se não tiver nenhum registro sobre as questões citadas acima? Por isso é importante contar com métodos seguros para realizar esses registros. Inclusive, um dos maiores motivos que geram processos trabalhistas são as horas extras.
Não recolher atestados médicos
No tópico anterior mencionamos a falta não justificada. Contudo, algumas faltas ou atrasos podem ser abonados com a apresentação do atestado médico. Por isso, para não cometer nenhum erro, o seu colaborador precisa de um mecanismo seguro para enviar os atestados e o gestor de ponto necessita arquivá-lo em um local seguro.
Se a empresa perder o atestado do colaborador e não descontar o dia ou as horas dele na folha de pagamento, ela pode sofrer sérios danos em relação a esse profissional, incluindo problemas judiciais.
Problemas com as fórmulas e planilhas
O uso de planilhas do Excel para o controle da jornada de trabalho é bem comum nas empresas. Embora seja um método barato, ele não é o mais seguro, uma vez que o preenchimento dos dados é feito de forma manual.
Nesses casos a atenção deve ser dobrada, pois uma fórmula errada na planilha pode refletir diretamente do valor do salário do funcionário. Geralmente, as fórmulas são bastante eficientes e facilitam muito o trabalho, porém, não estão isentas de falhas.
Saiba como evitar esses erros
Podemos afirmar que a maneira mais eficaz de evitar todos os erros mencionados é contar um sistema para controle da jornada de trabalho.
A Ortep oferece uma solução completa, segura e de acordo com a portaria 671 para você não ter mais dores de cabeça.
Todas as informações cadastradas em nosso sistema ficam armazenadas em nuvem e o backup é feito frequentemente. Assim, você não corre riscos de perder algum dado importante.
Além disso, o nosso sistema conta com um aplicativo para registro de ponto, otimizando muito a rotina do RH. E se você não abre mão do relógio de ponto, não tem problema, pois o nosso sistema faz integração com os principais relógios disponíveis.
No entanto, se você optar pelo aplicativo, o seu colaborador consegue te enviar atestados médicos diretamente do celular. Além do mais, o funcionário pode fazer solicitações incluindo justificativas de atraso ou faltas.
E você não precisa mais se preocupar com erros nas fórmulas, uma vez que o nosso sistema realiza todos os cálculos de forma simples e prática.
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