Feedback: como estruturar conversas que geram resultado

A porta da sala de reunião estava aberta quando Daniel sentou para revisar a última entrega com o gestor. Nada de tensão no ar, apenas uma conversa honesta sobre o que funcionou bem e o que poderia ser aprimorado. Cada comentário vinha com clareza, contexto e propósito, e isso ajudou Daniel a entender o impacto do próprio trabalho. Quando saiu da sala, carregava uma visão muito mais nítida dos próximos passos e a confiança de que estava evoluindo na direção certa.

Cenas assim reforçam como o feedback individual cria desenvolvimento real. Um encontro dedicado, com percepções específicas e orientações práticas, transforma a forma como o profissional enxerga seu desempenho e fortalece a relação com quem lidera.

O conteúdo a seguir mostra como estruturar conversas de feedback que geram resultado de verdade. Quer descobrir como conduzir esse processo de forma clara e eficaz? Então, continue lendo.

O que é feedback?

É o conceito por trás do ato de dar uma resposta a alguma ação em forma de avaliação. Antes de tudo, podemos dizer que feedback é o ato de comunicação entre 2 ou mais partes que envolve uma análise sobre uma determinada situação.

Seja como for, olhando para o universo da gestão de pessoas, essa ferramenta transformou-se em uma das mais importantes ferramentas para gestores e líderes, sendo fundamental durante uma avaliação de desempenho profissional.

Essa rotina permite a criação de uma conexão com liderados e também entre pares, pautada na comunicação, na criação de oferecer um ponto de vista sobre uma situação, processo ou atividade e contribuir para o desenvolvimento profissional de uma pessoa e processual de uma empresa.

Qual a importância do feedback?

O feedback é o elemento mais importante para a orientação para o desenvolvimento de profissionais. Por meio dessa rotina, é possível destacar comportamentos, ações, processos e atividades que merecem ser destacadas e repetidas, bem como, apresentar pontos de melhorias para aquilo que não funciona corretamente.

Além disso, a importância também está muito relacionada com a motivação dos profissionais. Sabemos que colaboradores motivados contam com produtividade elevada, entre outras coisas, e é essencial para que gestores consigam trabalhar isso.

O reconhecimento pelo seu trabalho por meio dessa estrutura é fundamental para gerar o sentimento de trabalho bem feito. No final das contas, o feedback é um dos pilares para aumentar a produtividade, deixar o ambiente mais criativo, reduzir o estresse no trabalho e evitar que problemas de comunicação afastem bons talentos de sua empresa.

Quais os tipos de feedback?

Usando o livro Preciso saber se estou indo bem!, de Richard L. Williams como base, encontramos 4 tipos de feedback: positivo, corretivo, insignificante e ofensivo. Contudo, em nossas pesquisas encontramos mais uma forma de dar esse retorno: o construtivo.

Agora, vamos detalhar cada um desses feedbacks. Vamos começar?

Feedback positivo

Esse tipo de feedback tem o objetivo de reconhecer as habilidades dos colaboradores. Contudo, esse modelo é muito mais do que fazer um simples elogio, uma vez que eles geralmente são rasos e não tem um motivo concreto.

No caso do feedback positivo, você explica as razões pela qual o seu profissional está sendo reconhecido, mostra que eles estão caminhando para a direção certa.

Quando um colaborador recebe um retorno positivo do seu gestor, ele se sente motivado e o seu desempenho melhora consideravelmente.

Veja a diferença dessas duas frase:

“É isso aí”

“Eu queria te parabenizar pelo resultado desse mês. Os seus relatórios estavam completos, claros e objetivos. Continue assim.”

Percebe que a primeira é um elogio bem raso? Já na segunda sentença, o gestor explica o porquê o colaborador está recebendo o elogio, isso ajuda na retenção de talentos. É nisso que o feedback positivo se baseia.

Feedback corretivo

Como o nome já pressupõe, esse tipo de feedback é dado quando o gestor precisa alinhar algum comportamento que foi negativo.

O feedback corretivo é um desafio, uma vez que ele precisa ser dado com cautela, pois o seu intuito não é simplesmente apontar um erro e fazer a outra pessoa se sentir desvalorizada.

Por isso, é importante trabalhar essa questão do feedback corretivo muito bem, para ele não se tornar uma ofensa (veremos esse tipo adiante).

Então, como devo corrigir o meu colaborador? O segredo está na forma como você irá fazer isso. A primeira coisa é chamar o funcionário para uma conversa particular. Afinal, não é nada agradável comentar sobre um equívoco na frente de todo o time.

Após escolher o lugar, é importante ponderar bem as palavras e a abordagem. Veja esses dois exemplos de feedback:

“Você foi muito irresponsável. Entregou as suas demandas atrasadas e nem me passou um parecer.”

“Percebi que as últimas demandas passaram da data de entrega e queria saber se está acontecendo alguma coisa e o que podemos fazer para ajustar essa questão.”

Compreenderam a diferença? O feedback corretivo é feito para a pessoa crescer e ajudá-la no seu desenvolvimento.

Feedback construtivo

Nesse caso, são informados ao colaborador os seus pontos positivos e alguns que precisam potencializar. Dessa forma, esse tipo de feedback tem como objetivo desenvolver os funcionários, uma vez que tudo o que é repassado é visando uma evolução da pessoa.

Esse modelo se diferencia do feedback corretivo porque ele não visa corrigir um comportamento, mas sim aprimorar uma característica que a pessoa já possui, mas não está tão evidente.

Feedback insignificante

Essa categoria de feedback não causa nenhum impacto na pessoa que está recebendo. Isso acontece porque a mensagem é tão vaga e sem argumentos que não causa nenhum efeito.

Lembra do primeiro tópico, o elogio por si só? É essa a ideia desse tipo de feedback. Muitas pessoas acreditam que utilizar expressões  mais genéricas irá resolver seus problemas e gerar um resultado positivo. Contudo, não é o que acontece. Pelo contrário, esse método não agrega nada na vida do funcionário.

Feedback ofensivo

Além do feedback insignificante, esse é outro tipo que deve ser evitado pelo RH e pelos gestores.

Nesse caso, ao tentar corrigir um comportamento de um colaborador, o líder utiliza palavras que insultam o seu liderado. Além disso, a forma que é passado esse feedback conta muito, pois muitas vezes ele é agressivo.

Portanto, essa atitude gera um sentimento ruim no profissional que, ao invés de mudar as suas atitudes, gera revolta e pode até piorar a situação.

Quando se deve dar feedback?

Não existe de fato um tempo exato para dar os feedbacks, porém deve-se ter um equilíbrio. Como no livro de Richard L. Williams descreve, cada pessoa tem um balde e ele precisa ser preenchido com incentivos e conversas periódicas.

Contudo, não se deve exagerar nesses retornos, pois isso pode gerar comportamentos negativos durante a caminhada do profissional. E isso também é válido para os feedbacks positivos, pois pode gerar um sentimento de autoconfiança.

Além do mais, esse tempo pode variar de pessoa para pessoa. Tem funcionários que precisam de mais conversas do que outros e essa avaliação é função do líder.

Em suma, os feedbacks precisam ser bem estruturados e os gestores necessitam saber o tempo certo para dar esse retorno.

Como dar um bom feedback?

Um feedback de qualidade exige mais do que boa vontade. A conversa precisa ser organizada, específica e alinhada ao momento do profissional. Quando o líder planeja o que vai abordar e escolhe a melhor forma de conduzir o diálogo, o retorno se torna muito mais útil. Como transformar isso em prática? Veja a seguir.

1. Planeje bem

Antes de mais nada, é necessário que você faça um planejamento da conversa que terá com seu colaborador. O feedback precisa ser feito de maneira bem pensada e com um objetivo ou uma situação em mente.

Para isso, coloque no papel os pontos que consideram fundamentais para a conversa, bem como os pontos positivos e negativos que deseja tratar. Com os dados em mãos, pense no melhor momento para se ter a conversa.

Dessa forma, será possível você controlar melhor as emoções e manter o foco no que realmente interessa no momento.

2. Escolha um bom lugar

É muito importante que a reunião de feedback seja em uma sala em que vocês não serão interrompidos. Afinal, não seria nada legal a conversa ser interrompida num momento crítico, não é mesmo?

Por isso, quando for planejar o feedback, também reserve o local em que será feito.

3. Questione mais

Quando a conversa tiver começado, questione seu colaborador. Pergunte sobre quais as necessidades de melhoria que ele enxerga, quais seus comportamentos positivos, situações vividas durante sua jornada e o que mais encaixar no objetivo de seu feedback.

Mas, caso as respostas não sejam satisfatórias ou mesmo caso não tenha entrado no âmbito que você esperava, acrescente informações.

4. Inicie pelos pontos positivos

Ao iniciar o feedback, é importante que você inicie citando os pontos positivos do colaborador, destacando suas qualidades. Isso irá diminuir sua resistência, e você terá chances para depois ir intensificando o assunto.

Uma dica de especialistas é para que você faça críticas positivas sempre que quiser reforçar um desempenho que já está atingindo um padrão desejado. As críticas negativas devem ocorrer quando o colaborador não atinge as metas ou desempenhos esperados.

5. Substitua algumas palavras

A substituição de alguns termos durante a conversa de feedback pode fazer toda a diferença para quem está ouvindo. Vamos a alguns exemplos:

• “Espero” por “sei”: ao invés de dizer “Espero que você bata suas metas”, diga “Eu sei que você vai bater suas metas”.
• “Mas” por “e”: ao invés de dizer “Você está atingindo suas metas, mas precisa melhorar”, diga “Você está atingindo suas metas e precisa melhorar”.
• “Se” por “quando”: ao invés de dizer “Se você bater suas metas…”, diga “Quando você bater suas metas…”.
• “Tentar” por “fazer”: ao invés de dizer “Tente bater suas metas de hoje em diante”, diga “Bata suas metas de hoje em diante”.
• Evite termos condicionais: ao invés de “Eu gostaria que você batesse suas metas”, diga “Solicito que você bata suas metas”.

6. Tenha objetividade

Muitas pessoas necessitam de uma abordagem mais direta, para ficar claro para elas quais seus reais objetivos ou metas a serem cumpridas. Por isso, seja o mais claro e específico possível.

Seja bastante objetivo sobre qual a meta que você espera que seu colaborador alcance. Não deixe ficar nenhuma dúvida após a conversa, ou mesmo evite a possibilidade de que haja alguma falsa expectativa.

7. Proponha

O objetivo do feedback é o aprendizado do colaborador por meio do diálogo. Por isso, ao término, proponham, em conjunto, um plano de ação a ser seguido para que as metas estabelecidas sejam atingidas. Não deixe que a conversa se perca sem nenhuma medida adotada.

Bônus: follow-up

O follow-up nada mais é do que o acompanhamento de alguma métrica do seu negócio. E, no caso do feedback, a métrica a ser acompanhada será a postura e rendimento do seu colaborador após a reunião.

Então, como dissemos anteriormente, não deixe que o teor da conversa se perca. Realize reuniões periódicas não somente para que você acompanhe o andamento do processo, mas também para que seu colaborador enxergue a sua evolução como profissional.

Conclusão

Conversas de feedback bem estruturadas criam um ciclo contínuo de desenvolvimento. Quando o líder prepara o encontro, conduz o diálogo com clareza e acompanha a evolução do profissional, o processo deixa de ser uma formalidade e se torna uma ferramenta real de crescimento.

A troca individual fortalece vínculos, organiza expectativas e melhora o desempenho de toda a equipe. A prática consistente transforma a rotina, facilita a tomada de decisão e contribui para um ambiente mais colaborativo. Aproveite esses caminhos e coloque o feedback no centro da gestão para alcançar resultados mais sólidos e duradouros.