Grande número de tarefas, metas apertadas, demandas urgentes, tudo isso colabora para a falta de tempo de colaboradores e gestores. Nesse sentido, o aumento da produtividade no trabalho é um dos principais objetivos para a maioria dos gestores, líderes e de profissionais que desejam conseguir melhores rendimentos.
Entretanto, diariamente, é difícil manter sempre o nível de concentração, resultando em uma dificuldade de manter sempre a produtividade no limite. Mesmo sabendo que cada caso envolve as particularidades do negócio, há algumas atividades e ações que podem ser tomadas para que seja possível alcançar esse desafio e conseguir bons resultados para as empresas.
Com o objetivo de te ajudar nesse desafio, vamos trazer algumas dicas de como aumentar a produtividade e os indicadores que você precisa monitorar para ter sucesso em sua estratégia.
Sumário
O que é produtividade no trabalho?
O conceito de produtividade aplicado ao trabalho, fala sobre a capacidade de transformar recursos disponíveis em entregas significativas, com eficiência e clareza. Vai além da ideia de fazer mais em menos tempo. Está ligada à forma como o tempo, a energia, o conhecimento e as ferramentas são aplicados para gerar valor real, tanto para a organização quanto para as pessoas envolvidas.
Em uma visão mais ampla, produtividade está conectada ao alinhamento entre metas claras, processos inteligentes, relações saudáveis e uma cultura organizacional que favorece o crescimento contínuo.
Sendo assim, o aumento da produtividade acontece quando há condições adequadas para o desempenho e autonomia para tomar decisões. Pessoas produtivas são aquelas que conseguem canalizar suas capacidades em direção a resultados sustentáveis, sem renunciar ao equilíbrio emocional e do bem-estar coletivo.
Diferença entre produção e produtividade
Embora pareçam semelhantes, produção e produtividade são conceitos distintos e complementares dentro de qualquer ambiente de trabalho.
Produção diz respeito à quantidade de algo que foi feito ou entregue em determinado período. É um dado bruto, que mostra o volume de trabalho realizado. Por exemplo, o número de peças produzidas, relatórios entregues ou atendimentos realizados.
Já produtividade envolve a relação entre o que foi produzido e os recursos utilizados para isso, como tempo, esforço, equipe e tecnologia. Ou seja, uma pessoa ou equipe pode ter uma produção alta, mas uma produtividade baixa se estiver usando mais recursos do que o necessário, ou gerando retrabalho e desperdício.
Enquanto a produção responde à pergunta “quanto foi feito?”, a produtividade responde “com que eficiência foi feito?”. A produtividade nos ajuda a medir a qualidade do processo e não apenas o volume do resultado. Em organizações inteligentes, o foco está em produzir com inteligência, equilíbrio e propósito, não apenas em produzir mais.
Por que é importante aumentar a produtividade no trabalho?
Conseguir um aumento de produtividade é essencial para promover o crescimento sustentável da organização sem sobrecarregar pessoas ou desperdiçar recursos. Quando a produtividade aumenta de forma saudável, a empresa consegue entregar mais valor com menos esforço desnecessário, o que impacta diretamente em competitividade, lucratividade e bem-estar.
Mais do que números, produtividade elevada indica clareza nos processos, foco nas prioridades certas e pessoas trabalhando com propósito. Isso reduz retrabalho, melhora a qualidade das entregas, favorece a inovação e fortalece a cultura de responsabilidade e autonomia.
Do ponto de vista da gestão de pessoas, ser produtivo traz senso de realização, evita a sensação de estar sempre “apagando incêndios” e melhora a relação entre vida pessoal e profissional. Em um cenário de rápidas mudanças e escassez de tempo, produtividade é uma competência estratégica para indivíduos e empresas que desejam permanecer relevantes e sustentáveis.
O que atrapalha a produtividade no trabalho?
Vários fatores podem atrapalhar o aumento da produtividade no trabalho. Alguns estão relacionados ao colaborador, como um dia ruim ou problemas pessoais. Outros diz respeito a cultura organizacional da empresa. Vamos entender melhor.
Falta de clareza nas prioridades
Quando as metas não estão bem definidas, as pessoas gastam energia em tarefas que não geram impacto real. Ter um direcionamento claro sobre os processos, atividades e projetos é fundamental para elevar o nível de produtividade.
Excesso de reuniões improdutivas
Reuniões sem pauta clara, objetivos definidos ou tempo controlado drenam tempo e concentração. Várias reuniões durante o dia a dia de tralho poderiam ser resolvidas com um e-mail ou comunicado.
Interrupções constantes
Notificações, ligações e perguntas fora de hora quebram o fluxo de trabalho e exigem tempo para retomar o foco. Uma boa dica é usar métodos de produtividade como o Pomodoro, que ajuda a organizar o tempo.
Ambiente desorganizado ou ruidoso
Espaços de trabalho caóticos, barulhentos ou sem ergonomia dificultam a concentração e o desempenho. Com o home office, um dos desafios das empresas é garantir que os colaboradores mantenham um ambiente de trabalho organizado. Nesse ponto, conversas e treinamentos é uma boa saída.
Sobrecarga e multitarefa
Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo reduz a qualidade das entregas e aumenta o cansaço mental. É importante organizar as tarefas de acordo com as prioridades. Ferramentas de gestão e tarefas e metodologias ágeis podem ajudar a organizar o dia a dia do seu time.
Falta de feedback e reconhecimento
A ausência de retorno construtivo ou incentivo desmotiva e gera insegurança sobre o próprio desempenho. Gestores despreparados, comunicação falha ou clima de desconfiança bloqueiam a fluidez do trabalho.
Principais indicadores do aumento de produtividade no trabalho
Como toda a estratégia, precisamos medir resultados para entender se a produtividade realmente está aumentando. Veja abaixo alguns indicadores que você precisa monitorar;
1. Entrega de resultados com menos recursos
Esse é um dos sinais mais claros de produtividade no trabalho: quando uma equipe ou profissional consegue alcançar ou superar suas metas utilizando menos tempo, esforço, insumos ou investimento. Isso não significa sobrecarga, mas sim uso inteligente dos recursos disponíveis. O foco está na eficiência e não apenas no volume. Esse indicador revela maturidade nos processos, clareza nas prioridades e alinhamento entre planejamento e execução.
Fique atento, a simples redução de recursos não significa aumento de produtividade. É preciso ficar atento também a qualidade da entrega e engajamento dos colaboradores.
2. Redução do retrabalho
Quando a produtividade no trabalho aumenta, os erros e correções diminuem. Isso porque, os processos são assimilados, as expectativas estão bem alinhadas e a execução é mais cuidadosa. A queda no retrabalho representa economia de tempo, aumento na qualidade das entregas e menor desgaste emocional para as equipes. É um forte indicativo de que há evolução na forma de trabalhar, com mais atenção, comunicação clara e foco no acerto desde o início.
3. Cumprimento de prazos com consistência
Produtividade saudável está intimamente ligada à gestão eficiente do tempo. Quando os prazos passam a ser cumpridos de forma contínua, sem que isso gere estresse excessivo, é sinal de que as pessoas estão mais organizadas, com clareza sobre o que fazer e quando entregar. Esse indicador mostra que os fluxos de trabalho estão fluindo bem, as demandas são realistas e há equilíbrio entre capacidade e expectativa.
6 ações para aumentar a produtividade do RH nas empresas
1. Invista na qualificação dos profissionais
Possibilitar que cada profissional conheça e aprenda mais sobre as rotinas e ações do seu campo de trabalho. Isso é um importante passo para que aconteça uma melhoria natural da forma como são realizados os processos. Assim, resulta na melhoria de resultados também.
Para que uma equipe de RH consiga desenvolver suas atividades com qualidade, é preciso que estes profissionais saibam sobre as tendências, os processos atuais e as novas formas de execução de cada atividade. Por isso, a empresa deve possibilitar que estes profissionais tenham acesso a esses conhecimentos.
Assim, invista em cursos, treinamentos, workshops, palestras e eventos profissionais para seus colaboradores. Essa é a forma de aumentar a produtividade do RH e de todos outros trabalhadores da empresa.
Falando exclusivamente sobre o setor de RH, é preciso dizer que essa área é responsável pelas atividades relacionadas a um fator de constante mudança de mindset: as pessoas. Portanto, é essencial que os responsáveis pelo RH estejam atualizados e preparados para lidar com as demandas deste setor.
Além disso, o investimento em qualificação também permite que novas habilidades sejam estimuladas e novos talentos desenvolvidos. Esses dois fatores são fundamentais para que a produtividade aumente. Com isso, a organização alcança melhores resultados.
2. Defina as metas e os objetivos de cada equipe
No campo da gestão de equipe, a definição de metas é uma das etapas mais importantes para que os profissionais aumentem a produtividade. Empresas que possuem processos para deixar claro metas e objetivos, conseguem colher o que há de melhor em cada colaborador.
Para a equipe de RH, a definição de metas para acompanhar os processos relacionados com a gestão de pessoas é essencial. Assim, garante o bom funcionamento da equipe e favorece que bons resultados aconteçam.
Além disso, a definição de metas para o RH ajuda a construir uma cultura para toda a empresa e é importante para a delegação de tarefas. Orientar a execução das ações diárias em torno dos objetivos da empresa é uma forma de fazer com que toda a equipe gire em torno de resultados.
3. Tenha uma boa comunicação interna
Uma boa estrutura de comunicação interna é peça importante para aumentar a produtividade no trabalho. Como esse setor é responsável pela gestão das pessoas, é preciso que a comunicação entre setores e entre os profissionais aconteça de uma forma fluida e natural, sem atritos ou ruídos que podem comprometer a troca de informações importantes.
Muitos gestores de RH afirmam que a principal causa de estresse e baixa produtividade é a falta de canais adequados para comunicação interna. Isso torna o trabalho mais complicado, demorado e menos automatizado.
Isso acontece porque a comunicação interna possui um papel estratégico para qualquer negócio. Essa estrutura é responsável por transmitir dados, conhecimentos, valores e definições de objetivos para todos os colaboradores. Portanto, é por meio dessa comunicação que é criado uma organização de informações. Assim, acabando com a possível ideia de que algumas pessoas não sabem o que acontece na empresa.
4. Utilize ferramentas e equipamentos para a aumentar a produtividade do RH
A utilização de equipamentos e ferramentas possibilita que os processos sejam executados de forma mais certeira e envolvendo menos esforços dos profissionais. Essa atividade é fundamental para aumentar a produtividade do RH. Assim como de outras equipes da sua empresa.
Imagine o processo de marcação da jornada de trabalho dos colaboradores da organização. Essa atividade deve ser realizada de forma correta, rotineira e rápida por sua equipe de RH. O relógio de ponto é um equipamento que reduz o trabalho das pessoas envolvidas nesta ação. Assim, permite que toda marcação seja feita automaticamente, cabendo ao RH realizar apenas a gestão da informação.
Dessa forma, a utilização do relógio de ponto é uma ação que age diretamente no aumento da produtividade do trabalho. Processos automatizados são importantes para que erros aconteçam com menos frequência. Assim, evitando um gargalo que pode afetar o que cada colaborador pode oferecer.
Por isso, é aconselhado que os gestores da empresa e os profissionais responsáveis pela gestão das equipes, fiquem atentos às inovações e as possibilidades para a utilização de tecnologias e soluções em ferramentas para melhorar a produtividade da equipe.
5. Aumento da taxa de tarefas concluídas
O crescimento no número de tarefas, projetos ou entregas finalizadas em um período indica que as pessoas estão conseguindo manter foco, priorizar o que importa e gerar valor de forma mais ágil. Porém, não se trata de quantidade pela quantidade, e sim da capacidade de concluir aquilo que é relevante. Esse indicador aponta ganho de ritmo e maturidade na execução, reduzindo o ciclo entre planejamento e resultado.
6. Maior engajamento da equipe
Engajamento e produtividade caminham juntos. Uma equipe produtiva, geralmente, é uma equipe que se sente motivada, valorizada e conectada ao propósito do que faz. Colaboradores engajados tendem a ser mais comprometidos, criativos e resilientes — entregando mais valor de forma natural e contínua. Pesquisas de clima, eNPS e feedbacks frequentes ajudam a mapear esse indicador de forma qualitativa e quantitativa.
Importância de escolher a melhor equipamento para o RH da sua empresa
Como falamos sobre a importância de contar com equipamentos para aumentar a produtividade no trabalho, é necessário destacar que não vale a pena colocar qualquer solução. É preciso pensar em uma ferramenta que realmente vai contribuir para as rotinas e resolver um gargalo operacional.
Escolher um relógio de ponto para automatizar a marcação da jornada de trabalho, por exemplo. É preciso procurar uma solução que realmente facilite o dia a dia do profissional responsável pela gestão de pessoas.
Por isso, é preciso ficar atento às características do produto e, principalmente, aos elementos que ajudam a resolver eventuais problemas. Como suporte técnico, treinamento e manutenção. Essa é a forma para você fazer que um equipamento se transforme em um fator para aumentar a produtividade no trabalho e não para gerar mais problemas.
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