Se você ainda utiliza argumentos ou práticas baseadas na Portaria 373/2011, atenção: essa norma foi revogada e substituída pela Portaria 671/2021, que atualmente rege as diretrizes sobre o uso de sistemas eletrônicos alternativos para controle de jornada.
Se você é responsável por gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores, certamente já ouviu falar sobre o que é a Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego. Apesar de a norma existir desde 2011, ainda causa muitas dúvidas nas pessoas.
Assim, nosso objetivo hoje é descomplicar todos os termos descritos na Portaria 373 do MTE e apresentar cada detalhe que impacta na rotina dos seus processos.
Sumário
O que é a Portaria 373?
A Portaria 373 foi publicada em 25 de fevereiro de 2011. Sua pauta estabelece a possibilidade e determina as regras para a utilização de Sistemas Alternativos de Controle da Jornada de Trabalho dos colaboradores de uma empresa.
Podemos dizer que os softwares e os aplicativos são os principais exemplos de sistemas alternativos de controle de ponto. Os aplicativos, nesse sentido, são uma boa opção para quem busca alternativas mais baratas do que o relógio de ponto, precisa disponibilizar o registro remoto – caso comum em empresas que adotam Home Office ou possuem equipes externas. Essas ferramentas podem ser utilizadas em computadores, tablets e smartphones.
O que configura um controle de ponto alternativo
De acordo com a portaria 373 um controle de ponto alternativo é qualquer ferramenta diferente dos relógios de ponto (REPs) tradicionais, ponto que pode ser manual, mecânico ou eletrônico.
A Portaria 1510, também conhecida como Lei do Ponto Eletrônico, veio para regulamentar a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto e o Registrador Eletrônico de Ponto – REP.
No entanto, ao longo dos últimos anos, acompanhamos o surgimento de tecnologias que extrapolam esse horizonte e criam novos cenários. Como a Portaria 373 do MTE regulamenta e prevê o uso do controle de ponto alternativo, vamos deixar claro o que são esses sistemas:
Aplicativos e sistemas online de marcação de ponto são grandes exemplos. Na prática, uma das principais vantagens dessa portaria é a possibilidade de o colaborador realizar a marcação de ponto em locais que não sejam a empresa, como em home office, por exemplo, e da não utilização do Registrador Eletrônico de Ponto – REP.
Quem pode utilizar a Portaria 373?
As empresas autorizadas por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
Quais são as restrições?
Além de prever a possibilidade de empresas utilizarem sistemas de pontos alternativos, desde que autorizadas por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho da categoria, a Portaria 373 também estabelece alguns critérios. Conheça:
Restrições à marcação do ponto;
Marcação automática do ponto e sem a presença do trabalhador.
Exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
Alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
Quais são as exigências definidas para os sistemas eletrônicos alternativos?
Além das restrições, os sistemas alternativos eletrônicos deverão cumprir alguns requisitos essenciais.
Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
- Estar disponíveis no local de trabalho;
- Permitir a identificação de empregador e empregado;
- Possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
Disponibilidade das informações
Deverão ser disponibilizadas ao funcionário, até o momento do pagamento, as informações sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração em sua remuneração.
Acesso ao ponto
O sistema de ponto adotado pela empresa deve estar disponível facilmente ao colaborador.
Identificação e marcação
O sistema adotado deve conter todas as informações legais impostas para tal processo. Alguns exemplos são a identificação do colaborador, da empresa, data e horário, etc.
Banco de dados
Possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado, se necessário.
Outras exigência da portaria 373
- Restrições à marcação do ponto;
- Marcação automática do ponto;
- Exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
- A alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
É necessário imprimir o comprovante do registro?
De acordo com a portaria 373/11, não é obrigatório que sua empresa tenha sistemas de registro de ponto que imprimam o recibo em bobinas, desde que isso esteja previamente definido em acordo coletivo. Com a digitalização do controle da jornada, as informações ficam contidas em nuvem. Dessa forma, não há mais a necessidade de o registro ser impresso, mas o colaborador deve ter acesso ao comprovante digital.
Posteriormente, a Lei 13.874 de 2019, também conhecida como Lei da Liberdade Econômica, trouxe algumas alterações importantes quanto à impressão do comprovante de ponto eletrônico. A partir dela, a impressão do recibo em bobinas: não é mais obrigatória somente por acordo coletivo. É válido o acordo individual escrito, convenção coletiva ou o acordo coletivo de trabalho.
É importante ressaltar que em caso de fiscalização a empresa deve possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo funcionário.
Como pode ser feito o Registro de Ponto?
Caso a empresa esteja em conformidade com a Portaria 373, ela poderá decidir se será por meio do REP tradicional, ou também utilizar os Sistemas Alternativos de Registro de Ponto.
Importância do controle correto da jornada de trabalho
Entender sobre a Portaria 373 é uma tarefa essencial para os profissionais do departamento pessoal das empresas. Além de a marcação de ponto ser uma obrigação, de acordo com o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa com mais de 20 colaboradores precisa possuir o controle da jornada de trabalho. Lembrando que nada impede que empresas com menos de 20 funcionários também registrem seus horários. Confira abaixo alguns motivos para todas as empresas terem esse controle:
Evitar ações trabalhistas
O controle correto da jornada de trabalho, por meio da marcação de ponto, é a principal forma de uma empresa atestar que está em dia com suas obrigações enquanto empregadora. Portanto, o comprovante de ponto é utilizado para o controle de horas extras e mesmo como provas em ações trabalhistas.
Contenção de gastos
Uma das principais formas de reduzir gastos é a otimização de processos internos. O RH também pode contribuir com esse objetivo: o controle correto da jornada de trabalho evita o pagamento de multas junto ao MTE e também permite uma gestão sobre as horas extras.
Otimização da gestão de pessoas
Gerir os trabalhadores da empresa se torna um processo mais automatizado e simples quando é possível contar com dados corretos. E, também, informações atualizadas sobre a jornada de trabalho de cada profissional. Isso é importante para evitar retrabalhos e aumentar a produtividade de todo o time.
Agora que você entendeu um pouco mais sobre a portaria 373, é hora de entender como funciona o backup dos dados no controle de ponto. Veja mais sobre isso neste outro conteúdo.
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