O uso do sistema de ponto eletrônico digital é uma das soluções mais procuradas por empresas que desejam transformar a rotina do RH e DP, já que permite a otimização de diversos processos.
No entanto, algumas pessoas ainda não sabem que o sistema de ponto eletrônico digital é um dos grandes aliados na hora de realizar a gestão de pessoas, principalmente se o objetivo é contar com uma gestão mais transparente, eficiente e dentro da lei.
Se você deseja contar com mais transparência na gestão de pessoas, evitar erros nos cálculos e eliminar de uma vez por todas as planilhas, leia esse artigo até o final e veja como o ponto eletrônico pode te ajudar.
Sumário
O que é um sistema de ponto eletrônico digital?
O Registro Eletrônico de Ponto (REP) ganha uma nova forma com a tecnologia do ponto eletrônico digital.
Trata-se de um software, aplicativo ou plataforma que utiliza códigos de programação ou identificação biométrica para registrar a jornada dos colaboradores de forma totalmente digital, substituindo os sistemas manuais e mecânicos.
Além de registrar os horários de entrada e saída, bem como os intervalos, essa solução permite que as marcações sejam feitas de qualquer lugar, graças à possibilidade de instalar aplicativos em dispositivos móveis. Assim, trabalhadores externos e remotos também podem registrar o seu ponto.
O ponto eletrônico digital é uma solução que visa otimizar a rotina tanto do RH quanto do DP, além de auxiliar esses setores a se inserir no processo de transformação digital, respeitando a legislação, é claro.
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O que diz a lei sobre o ponto eletrônico digital?
O artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) estabelece que todas as empresas com mais de 20 colaboradores devem realizar o controle de ponto, seja pelo registro manual, eletrônico ou mecânico.
No entanto, a CLT não oferece orientações específicas sobre o uso de sistemas eletrônicos de registro de ponto. Essas orientações são encontradas na Portaria 671.
Dessa forma, a Portaria 671 do MTP (Ministério do Trabalho e Previdência) regulamenta o ponto eletrônico digital e substitui as Portarias 373 e 1510.
Publicada em 2021, a Portaria 671 detalha as regras sobre o uso de diferentes tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP), incluindo os pontos digitais, e estabelece formas de uso de novas tecnologias.
Com o passar do tempo, o registro de ponto sofreu alterações. Antigamente, era comum utilizar o controle manual, em planilha e mecânico, porém, eram passíveis de erros e fraudes.
Se de um lado as empresas temiam fraudes por parte dos funcionários na hora de registrar o ponto, os trabalhadores também tinham receio que o RH ou empregadores mudassem os registros para não pagar horas extras devidas.
Diante dessa situação, novas soluções foram idealizadas com o intuito de corrigir as falhas e otimizar o processo de registro de ponto.
Como funciona o ponto eletrônico digital?
O ponto eletrônico é uma ferramenta que realiza a marcação e controle da jornada de trabalho de forma totalmente digital, dispensando a necessidade de comprovantes impressos, por exemplo.
Sendo assim, é possível realizar um controle eficiente em registros remotos, por exemplo. Isso porque existem tecnologias que permitem o acesso à funcionalidade de marcação de ponto em qualquer local.
É importante ressaltar que a utilização do ponto eletrônico digital é totalmente segura. Existem atualmente sistemas de ponto online com alto nível de segurança que possibilitam ao empregador ter acesso à localização precisa da marcação, evitando as fraudes.
A implementação deste recurso pode trazer benefícios significativos para a gestão do tempo de trabalho dos funcionários e para a empresa como um todo.
Afinal, quais são os tipos de ponto eletrônico digital?
Encontramos diferentes tipos de controle de ponto eletrônico digital, cada um possui sua especificidade e suas vantagens. Portanto, cabe à empresa conhecê-los e definir qual é o tipo certo de REP para a sua realidade.
Veja abaixo quais são os tipos de ponto eletrônico digital:
Controle de pôr Relógio de Ponto
Basicamente, existem dois modelos de registro de ponto por relógio: através do cartão magnético ou por biometria.
O sistema de registro de ponto eletrônico por meio do cartão de ponto é um dos modelos pioneiros nessa tecnologia. Normalmente, o cartão de ponto é o próprio crachá de identificação do colaborador na empresa.
Para utilizá-lo, basta que o funcionário aproxime o cartão do relógio de ponto ou passe-o em catracas localizadas na entrada ou dentro dos setores. Alguns modelos realizam a leitura através de um código de barras presente no cartão, enquanto outros podem solicitar a inserção de uma senha numérica.
Contudo, é importante ressaltar que esse modelo apresenta um nível inferior de segurança, uma vez que permite a ocorrência de fraudes na marcação de ponto por outras pessoas.
O ponto biométrico é uma solução que permite a identificação e validação das marcações de ponto através da leitura biométrica, seja ela digital ou pela face.
Essa solução garante a segurança e evita fraudes na marcação de ponto, pois a identificação biométrica é única para cada colaborador.
Controle de Ponto pela Web
O sistema de controle de jornada pela web é a solução que permite a marcação de ponto através de um sistema web. O registro da jornada pode ser feito por meio de computadores ou notebooks.
Dessa forma, além de evitar de fraudes, essa solução é responsável pela automação dos processos de RH e armazenamento dos dados em nuvem.
Sendo assim, essa opção de registro evita as filas em torno dos relógios de ponto físicos, principalmente em grandes empresas. Além disso, o uso do ponto por navegador está em conformidade com as normas da categoria REP-P estabelecidas pela Portaria 671, tornando-se uma modalidade interessante para funcionários em home office.
Controle de Ponto Móvel
Esse tipo de ponto eletrônico digital permite o registro de ponto através de smartphones e tablets. Essa opção é fácil de usar e permite o registro de informações em apenas alguns cliques, além de manter os dados armazenados em um ambiente seguro e em conformidade com a Portaria 671.
Com essa solução, é possível utilizar a geolocalização e o registro por foto, mesmo sem offline.
Dessa forma, os registros feitos offline são salvos e, quando a conexão é restabelecida, são enviados para o sistema do controle eletrônico digital, garantindo o acompanhamento de jornadas de forma segura e confiável.
Assim, essa opção também é muito vantajosa para empresas com funcionários home office e externos. Geralmente, esses trabalhadores registram manualmente as horas trabalhadas em uma folha de ponto, o que gera retrabalho e podem ocorrer erros nas anotações.
Como fazer o controle de ponto eletrônico digital?
Existem diversas formas de realizar o controle do ponto eletrônico digital e tornar o seu ponto mais eficiente. Para os colaboradores, o registro da jornada acontece mediante ao uso de senhas, biometria ou login no sistema, evitando fraudes e gerando um controle do banco de dados.
Para a empresa, o controle dos registros é ainda mais simples do que os tradicionais meios de controle da jornada de trabalho. Isso acontece devido à integração entre o sistema e à entrega de relatórios e dashboards que oferecem uma visão completa das horas trabalhadas, horas extras, registros incompletos e outras informações.
Ainda sobre a gestão de ponto, ao escolher um sistema de ponto eletrônico digital, é importante entender como funciona a exportação de dados. Alguns softwares ainda dificultam a rotina do gestor de pessoas, fazendo necessário a realização de backups, preenchimentos manuais e exportação de dados para realização de processos.
Por outro lado, sistema de pontos online, como o For Time, possuem um ambiente em nuvem onde realizam todo o arquivamento dos registros, evitando a necessidade de backups ou perda de informações.
Além disso, ainda possibilitam a otimização de tarefas como o cálculo das horas trabalhadas, por exemplo.
Quais as vantagens do ponto eletrônico digital?
Durante a leitura deste conteúdo, podemos perceber que adquirir um sistema de gestão de ponto pode trazer benefícios significativos para a empresa. Abaixo estão listadas as principais vantagens associadas ao uso de um software de ponto:
- Simplifica a gestão da jornada de trabalho;
- facilita as trativas e apuração do ponto dos funcionários;
- aumento da produtividade, reduzindo o absenteísmo e o turnover da empresa;
- garante a segurança dos dados relacionados à jornada de trabalho;
- reduz a ocorrência de fraudes e erros no registro de ponto;
- diminui os custos com manutenção, pois o software não exige um aparelho físico específico e pode ser utilizado em diferentes dispositivos;
- reduz a utilização de papel e consequentemente a perda de informações;
- permite o monitoramento em tempo real da jornada de trabalho dos colaboradores;
- interface intuitiva e fácil de usar;
- auxilia no cálculo de horas trabalhadas, férias, horas extras, adicionais e outros direitos trabalhistas;
- otimiza o tempo do RH, assim sobra mais tempo para definir estratégias;
- de acordo com a legislação, auxiliando a empresa a cumprir suas obrigações trabalhistas.
Como o ponto eletrônico digital contribui para a transparência da gestão de pessoas?
Quando o assunto é transparência na gestão de pessoas, o ponto eletrônico digital é o que há de mais moderno tanto para os colaboradores, quanto para os responsáveis por essa gestão.
Isso acontece porque esse sistema oferece informações atualizadas sobre banco de horas, horas extras, e demais dados sobre a rotina do trabalhador. Dessa forma, o profissional pode sempre consultar sua situação, sem enfrentar nenhuma burocracia.
Essa transparência para os colaboradores era uma exigência feita há bastante tempo e é muito importante para a empresa. Durante algum tempo, a única forma dos profissionais realizarem esse controle era por meio do cálculo através dos comprovantes, o que não era muito simples, além de ser suscetível a erros.
Para os profissionais responsáveis pela gestão de pessoas, o ponto eletrônico digital também oferece transparência. Isto porque ele fornece relatórios em tempo real e comprovantes de marcação de ponto ou mesmo da falta de um registro em determinado dia.
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