Como fazer uma reunião por videoconferência mais produtiva

Em tempos de home office, a reunião por videoconferência se tornou comum na maioria das corporações. Apesar de ser comum, esse tipo de interação cresceu muito ultimamente e vem se consagrado na nova era corporativa que vivemos hoje. Muitos empreendedores precisam lidar com o cotidiano na organização a distância, o que exige controle maior sobre estratégias e demandas.

Durante esse período, é preciso elaborar táticas para manter a eficácia da produtividade cotidiana. Neste caso, para conseguir se comunicar internamente ou com o próprio cliente. Por essa razão, neste post você vai entender como fazer uma reunião por videoconferência mais produtiva, mesmo a distância.

Qual deve ser o comportamento em uma reunião por videoconferência?

A princípio, vamos falar sobre como deve ser o comportamento do gestor para uma reunião por videoconferência mais produtiva. Se você ainda não está acostumado à tecnologia no cotidiano da organização, preste atenção a essas dicas.

Certifique-se de que as pessoas vão te entender

Uma reunião deve ser construída no diálogo. Sem uma abordagem compreendida por todos, o intuito do procedimento se perde, prejudicando o funcionamento do negócio.

Para que todos os envolvidos possam te compreender com clareza, é preciso garantir que o microfone funcione de forma correta e audível.

Além disso, é importante prestar atenção à qualidade da imagem de sua câmera e aos programas que você está utilizando para a transmissão, bem como à qualidade da internet no momento da reunião. Isso, é claro, se ela não puder ser realizada apenas por chamada de voz.

Providencie um ambiente sem distrações

Ainda falando sobre o tópico acima, é muito importante que o ambiente da reunião, mesmo virtual, seja silencioso e não apresente distrações. Pode ser um pouco difícil ter que lidar com filhos, situações cotidianas e que não podem ser adiadas durante o expediente.

Contudo, é preciso pensar que, enquanto gestor, o exemplo deve vir da sua parte. Reserve um horário do dia em que você possa estar sozinho e concentrado nos objetivos da empresa. Dessa forma, a chance de a comunicação se tornar falha será muito mais baixa e você conseguirá passar a sua mensagem de forma tranquila.

Deixe tudo planejado com antecedência

Um dos problemas que pode surgir com o home office é não saber os horários de cada colaborador e quais tarefas ele está desempenhando. Por esse motivo, deixar as reuniões planejadas e/ou agendadas com antecedência é fundamental para que não haja problemas.

Além disso, você pode flexibilizar o período de ingresso na reunião, mas deixando sempre claro que horários devem ser cumpridos. Estabelecendo essa linha de organização prévia, todas as pessoas da equipe terão a chance de reservar um tempinho para essa conversa.

Que ferramentas utilizar em uma reunião por videoconferência

Para considerar a melhor ferramenta de reunião para o seu negócio, é preciso levar em conta diversos fatores. O mecanismo é compatível com o meu sistema operacional? Todas as pessoas envolvidas conseguirão utilizar a ferramenta sem maiores problemas? Essas são apenas duas das questões a serem pensadas.

Para tirar essa dúvida, confira abaixo algumas das ferramentas mais utilizadas para uma videoconferência de sucesso.

Google Meet

O Google Meet é, definitivamente, uma das ferramentas para reunião por videoconferência mais utilizadas hoje. O mecanismo é integrado ao G Suite, do Google, permitindo a participação de até 100 pessoas por reunião. A partir de 30 de setembro, cada reunião terá um limite de 60 minutos, e o limite de pessoas passará a ser 250. Também é possível compartilhar telas e interagir via chat.

Microsoft Teams

Devido à pandemia do coronavírus, a Microsoft decidiu ceder o funcionamento gratuito de seu recurso Teams por 6 meses. Com ele, é possível visualizar 9 pessoas que estejam na chamada e utilizar o chat para troca de informações. Além disso, há espaço para postagens de arquivos, anotações e debater individuais e em grupo, o que torna a plataforma bem completa para a comunicação interna da empresa.

Zoom Meetings

O Zoom está na lista das ferramentas que mais cresceram durante a pandemia. O limite de tempo para uma reunião em grupo é de 40 minutos, mas há também a possibilidade de pagar por mais recursos. Além disso, a versão gratuita já conta com a capacidade de utilizar vídeos, chamadas de áudio, compartilhamento de tela etc. A princípio, 100 pessoas podem compor a videoconferência.

Skype

O Skype já é conhecido por todo mundo, não é mesmo? O que mudou é que, hoje, ele é muito mais utilizado para reuniões profissionais. Seus recursos, além da videochamada tradicional, incluem a possibilidade de ligar para outros países e enviar mensagens de texto. No dia a dia da organização, pode ser muito útil contar com o mecanismo também em reuniões com eventuais clientes.

Essas foram algumas dicas e as principais plataformas de reunião por videoconferência para a comunicação do seu negócio. Além dessas, que são as mais conhecidas no mercado, existem outras que também estão em alta no atual cenário mundial, como por exemplo a Jitsi Meet e a Join.Me. Basta avaliar qual melhor se adequa à rotina da sua empresa e fazer a melhor escolha!

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