A RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – não é nenhuma novidade para as empresas. Ela foi criada em 1975 e ao longo do tempo sofreu algumas mudanças significativas.

A alteração mais recente foi em 2018, com o surgimento do eSocial, programa do governo que unificou e digitalizou os processos de fechamento de folha, facilitando a entrega das obrigações trabalhistas.

Sendo assim, as empresas precisaram se adequar aos novos modelos de entrega, assim como aos novos prazos. Portanto, se você trabalha com Departamento Pessoal e quer saber mais detalhes sobre a RAIS, continue a leitura.

O que é RAIS e para que serve?

A RAIS é a sigla para Relação Anual de Informações Sociais e consiste em um documento criado através do Decreto 76.900, no dia 23/12/1975. Através da RAIS, o governo coleta informações das atividades trabalhistas, sociais e previdenciárias dos trabalhadores.

Dessa forma, as empresas precisam enviar uma espécie de relatório anual ao Ministério da Economia com o intuito de informá-lo sobre a situação das organizações. Assim, o governo consegue obter dados sobre o cenário dos trabalhadores no país.

Esses dados servem de insumo para que os órgãos governamentais realizem estatísticas trabalhistas, tais como quantos profissionais estão empregados, a quantidade de empregos formais, o número de demissões e admissões.

Além disso, é através da Relação Anual de Informações Sociais que o governo determina quem tem direito ao PIS (Programa de Integração Social), um benefício que garante aos trabalhadores o pagamento do seguro-desemprego e do abono salarial PIS/PASEP.

Podemos dizer que atualmente, a RAIS é a principal forma de obter dados estatísticos referentes às questões trabalhistas.

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Quais informações devem constar na Relação Anual de Informações Sociais?

É muito importante preencher todas as informações corretamente, para evitar qualquer tipo de pendência ou problemas futuros. Segue a relação dos itens obrigatórios para preenchimento dos dados:

  • Dados cadastrais da empresa: cadastro e razão social; 
  • Dados econômicos: informações sobre a natureza jurídica da empresa; 
  • Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT): informações sobre tipo de sistema de ponto, participação no PAT, entre outros; 
  • Contribuições sindicais: informações sobre as contribuições em sindicatos e afins.

Como vimos, a RAIS também é responsável por fornecer dados dos colaboradores, são eles:

  • Dados dos colaborador – (data de nascimento e CPF); 
  • Data de admissão; 
  • Data e razão da rescisão de contrato; 
  • Valores das verbas rescisórias; 
  • Valores das parcelas integrantes e não integrantes dos pagamentos mensais dos colaboradores, com discriminação de cada um.

O que é RAIS negativa?

Basicamente, a RAIS negativa ocorre quando a empresa faz a entrega somente dos dados cadastrais da organização. Isso acontece porque, em alguns casos, a empresa ainda está ativa, mas não possui colaboradores no ano-base para a entrega das informações.

Também existem os casos em que as atividades da empresa estão inativas no ano-base. Nesses casos, também precisa-se realizar a entrega da RAIS negativa.

No entanto, vale ressaltar que o MEI está isento da obrigatoriedade da RAIS negativa, mesmo não tendo funcionários.

Como entregar a RAIS negativa?

O envio da RAIS negativa deve ocorrer dentro do mesmo prazo da RAIS e seu ano-base. No entanto, existe um campo específico dentro do site que irá solicitar as informações da empresa; tais como endereço, informações sindicais e dados do responsável.

Caso a empresa precise realizar a entrega da RAIS negativa referente aos anos anteriores, basta usar o GDRAIS Genérico, um sistema voltado para empresas que precisam declarar a RAIS do período 1976 a 2020.

Quem precisa declarar a RAIS?

De acordo com o site oficial do Governo Federal, todas as empresas fazem parte do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e possuem funcionários registrados no ano-base de referência ao envio das informações da RAIS.

Para especificar, veja abaixo quem precisa declarar a Relação Anual de Informações Sociais:

  • Empresas Inscritas no CNPJ com ou sem funcionários – mesmo empresas que não tenham colaboradores ou que estejam com as atividades paralisadas no ano-base, precisam fornecer a RAIS negativa;
  • Todos as organizações em regime CLT;
  • Empresas privadas, inclusive empresas públicas registradas no país, inscritas ou não na Comissão de Comércio, no Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência Social e Trabalho, nas fazendas dos governos estaduais e no Conselho Jurídico Cadastro de Entidades;
  • Empresas individuais, com ou sem funcionários;
  • Cartórios extrajudiciais e sindicatos empresariais;
  • Empregadores individuais urbanos (autônomos e liberais) que possuem colaboradores no ano base;
  • Órgãos reguladores diretos e indiretos dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive fundações regulamentadas e entidades legalmente constituídas, responsáveis ​​pela fiscalização do exercício do trabalho autônomo;
  • Condomínios e sociedade civil;
  • Empregadores individuais rurais que têm funcionários no ano-base da entrega;
  • filiais, agência, escritório de representação ou qualquer outra forma de entidade relacionada a pessoa jurídica registrada no exterior;
  • Empresas que se enquadram nos grupos 3, 4, 5 e 6 do eSocial.

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Como consultar a RAIS?

A consulta da RAIS é realizada através do Portal RAIS. Assim que você acessar o portal, basta clicar em “Declaração já entregue” e, posteriormente, na opção “Consultar Trabalhador”. Depois, é só digitar o CPF do colaborador.

O site te levará para uma página que irá informar o CNPJ, a razão social da empresa e a situação que ela se encontra (se está entregue ou não).

Qual o prazo de envio da Relação Anual de Informações Sociais?

Geralmente, a entrega na RAIS é realizada no mês de abril, se estendendo até os últimos dias do mês. Por exemplo, em 2022, o prazo final para o envio da RAIS foi no dia 29 de abril.

No entanto, para 2023, o prazo para a entrega da RAIS começou no dia 18 de fevereiro e terminaria no dia 6 de abril. Porém, o prazo para o envio das informações, ano-base 2022 e anos anteriores, se estendeu até o dia 10 de maio.

O que acontece se não declarar a RAIS?

Por ser uma declaração obrigatória, o fato de não entregar, omitir ou informar dados falsos ou errados é passível de multa, como diz a Portaria 14, publicada no dia 10 de fevereiro de 2006, alterada posteriormente pela Portaria 688, de 24 de abril de 2009.

Sendo assim, essa multa tem o valor de R$425,64 e ela sofre acréscimos de R$106,40 a cada bimestre, até a data de entrega da declaração ou lavratura do auto de infração, caso ocorra primeiro.

Além disso, quando a multa sucede do lavrado de auto infração, essa multa pode sofrer outros tipos de acréscimos, em porcentagem, a ser julgado pelas autoridades competentes:

  • de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 funcionários; 
  • de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 funcionários; 
  •  de 9% a 12% – para empresas com 51 a 100 funcionários; 
  • de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 funcionários; e 
  • de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 funcionários.

Caso a empresa declare informações falsas ou omita algum dado, ela está sujeita ao pagamento da multa no valor de R$425,64, mais um acréscimo de R$26,60 por cada omissão ou dado falso.

Vale ressaltar que, a penalidade da multa não isenta a empresa de realizar as declarações corretamente ao Ministério da Economia. Na verdade, ele precisa atualizar e enviar os dados certos.

Por fim, a melhor forma de evitar esse tipo de problema é cumprir todos os prazos estabelecidos pela RAIS e ter uma boa gestão das informações da empresa e dos colaboradores.

Principais dúvidas sobre a RAIS

Veja abaixo outras dúvidas muito comuns sobre a Relação Anual de Informações Sociais:

Como declarar a RAIS de empresa e filial?

Nesses casos, a empresa pode declarar as informações de forma centralizada, através da matriz. Contudo, é preciso atenção para que os dados dos colaboradores estejam no CNPJ correto.

Assim, no momento de preencher os dados, as informações deverão estar separadas por CNPJ.

Como entregar a RAIS após o prazo?

Antes de mais nada, quando ocorrer o atraso na entrega da RAIS, as informações precisam estar organizadas e prontas para enviar o mais rápido possível.

O envio é feito da mesma forma se a empresa estivesse no prazo, através do portal GDRAIS (Programa Gerenciador de Declaração).

O empregador doméstico precisa entregar a RAIS?

Não. De acordo com a lista disponível no próprio site do Ministério da Economia, o empregador doméstico não é obrigado a enviar a RAIS.

E o Microempreendedor Individual (MEI), precisa enviar a RAIS?

Depende. Se o Microempreendedor tiver pelo menos um funcionário, ele precisa declarar a RAIS, como está descrito no art. 18-A, § 1º da Lei Complementar nº 123/2006.

Porém, como já mencionamos, o MEI está isento de entregar a RAIS negativa, se ele não tiver funcionário. Portanto, o microempreendedor não precisa enviar a Relação Anual de Informações Sociais.

Após o envio da RAIS, a empresa recebe algum recibo?

Sim. Após o envio, o portal disponibiliza, em até 5 dias úteis, um recibo para a impressão. Basta ir na opção “Já entregue”.

Como saber se as informações que foram entregues estão corretas?

É muito simples saber se a RAIS está certa. Dessa forma, para realizar a consulta das informações, basta seguir os seguintes passos:

  1. Acesso o site da RAIS: http://www.rais.gov.br/
  2. Clique na opção “Sobre a RAIS”;
  3. Vá em “Consultar Trabalhador”
  4. Digite as informações solicitadas e clique em “avançar”.

Conclusão

Em suma, vimos durante esse conteúdo a importância de entregar a RAIS com todos os dados corretos e dentro do prazo.

No entanto, o processo de preencher a RAIS não é complicado, basta realizar o download do software (GDRAIS) e preencher as informações. O mais importante, é confirmar tudo o que foi preenchido.

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