A tecnologia é algo cada vez mais presente na rotina dos profissionais responsáveis pela gestão de pessoas das empresas. Há algum tempo, tivemos a chegada do eSocial, que transformou a forma de entregar informações de colaboradores ao governo. Tornando, assim, possível o uso da carteira de trabalho digital.
No entanto, esse documento ainda é um mistério para muitos trabalhadores e para os responsáveis por lidar com os seus dados nas empresas. Ao longo deste conteúdo você entenderá o que é a carteira de trabalho digital. E como, dessa forma, ela impacta a rotina das empresas e dos colaboradores.
Sumário
O que é a carteira de trabalho digital?
A forma mais simples de responder a essa pergunta é dizendo que a carteira de trabalho digital é o documento eletrônico equivalente à carteira de trabalho emitida em papel. Assim como a versão impressa, serve como a principal fonte de dados dos trabalhadores. E, ainda, como base para registro de contratos empregatícios.
A possibilidade de emissão do documento eletrônico não é nova. Trabalhadores conseguem emitir a carteira de trabalho digital desde 2017, por meio do aplicativo oficial.
Entretanto, somente a partir de 24 de setembro de 2019 é que a versão digital passou a substituir oficialmente a versão impressa.
A carteira de trabalho digital pode ser acessada e solicitada por meio do aplicativo oficial. Nesse App, o trabalhador e o empregador encontram todos os dados presentes na versão impressa da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
Entre essas informações, destacam-se os dados pessoais de cada pessoa. E, além disso, os dados de contratos profissionais formais já vinculados ao seu documento de trabalho. É importante lembrar que o sistema conta com protocolos de segurança e o aplicativo está presente nas principais lojas digitais para download gratuito.
A carteira de trabalho digital tem como identificação única o registro de Cadastro de Pessoa Física (CPF) de cada indivíduo. Apesar disso, esse documento não é aceito como identificação civil. Ele é válido apenas para situações envolvendo contratos empregatícios de acordo com a CLT.
Breve história e curiosidades sobre a CTPS
Você sabia que “carteira profissional” foi o primeiro nome dado ao documento que, hoje, conhecemos como carteira de trabalho?
Em 1932, o então presidente do Brasil, Getúlio Vargas, através do decreto nº 21.175, de 21 de março de 1932, criou a CTPS pela necessidade de regulamentar a vida dos trabalhadores urbanos.
Na época, o Brasil começava a se fortalecer em atividades industriais. Antes disso, existia apenas a chamada Carteira de Trabalhador Agrícola.
Com a criação da chamada carteira profissional, tornou-se mais fácil garantir os direitos trabalhistas dos colaboradores do comércio e indústria.
No decreto-lei nº 926, de 10 de outubro de 1969, o nome foi alterado para Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), ou simplesmente carteira de trabalho, como é mais comum falarmos.
A CTPS foi uma melhoria no processo de unificação dos documentos de todos os trabalhadores. A partir de 1969, assim como a carteira profissional do trabalhador rural, a carteira profissional e a carteira de trabalho do menor foram extinguidas.
Somente através da carteira de trabalho é que os trabalhadores têm garantia de direitos trabalhistas essenciais como benefícios previdenciários, FGTS e seguro desemprego.
Como obter a carteira de trabalho digital
Qualquer cidadão brasileiro ou que more fora do Brasil pode solicitar, quando quiser, a carteira de trabalho digital. Confira o tutorial detalhado de como pedir a sua CTPS digital:
- Acesse o Portal de Serviços do Governo Federal: www.acesso.gov.br;
- Para quem ainda não tem cadastro, será necessário preencher um formulário, indicando os seguintes dados: CPF, nome completo, nome da mãe, onde e quando a pessoa nasceu;
- Na próxima página, você deverá informar a trajetória de trabalho: empresas em que esteve registrado, as datas de admissão e demissão e outros detalhes importantes;
- Depois de preencher essa parte do formulário, é hora de criar uma senha para acesso posterior ao Portal;
- Após concluir essas etapas, será gerado um documento relacionado às informações inseridas disponível nesse link: https://servicos.mte.gov.br/;
- Não é necessário comparecer a nenhum lugar físico para efetuar o cadastro ou efetuar a solicitação da CTPS digital;
Como funciona a contratação com a CTPS digital
Não há nenhum segredo para começar a usar a CTPS digital. Basta o trabalhador informar à empresa o número de seu CPF a fim de prosseguir com a contratação.
As informações referentes à admissão do funcionário serão feitas de forma eletrônica no eSocial. Na empresa, o RH ou departamento pessoal (DP) deve informar o código referente ao evento S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.
Depois de realizada a contratação pela empresa, as informações estarão disponíveis na carteira digital do trabalhador (via App, disponível para sistema Android e IOS), após 48 horas.
– Ainda tenho a carteira de trabalho física, posso continuar usando a mesma para a contratação nas empresas?
Sim! Se a sua carteira de trabalho ainda tiver espaço para anotações e a empresa contratante não for cadastrada no eSocial, ela pode requerer a CTPS física para prosseguir com a contratação.
O trabalhador deve ficar atento à2s informações apresentadas em sua CTPS a fim de garantir que nenhum dos dados estejam errados. Os dados incorretos podem gerar problemas no futuro, principalmente com relação aos benefícios do INSS e demais proventos trabalhistas (abono do PIS, seguro desemprego e etc).
Como assinar a carteira de trabalho digital
Como mencionamos anteriormente, a versão digital da carteira de trabalho é criada de forma automática para toda pessoa física portadora de CPF.
Para ter acesso, é possível instalar o aplicativo pelo celular android ou iOS. É possível, ainda, acessar pelo site oficial do governo com uma conta pessoal gov.br.
Ao contrário da carteira em seu formato físico, a carteira de trabalho digital não tem assinatura da empresa empregadora da mesma maneira que conhecemos.
Na versão digital é preciso apenas que o colaborador informe seu CPF para que o empregador possa cadastrar seus dados. Desde que o funcionário já tenha habilitado seu cadastro no site do governo, a empresa empregadora consegue registrá-lo facilmente.
Dessa forma, todos os dados vinculados ao site do Governo Federal serão registrados de forma automática na CTPS digital.
Por fim, a assinatura tradicional da carteira de trabalho que conhecíamos, agora é feita pela empresa assim que a admissão de um colaborador é lançada no portal eSocial. A assinatura física da CTPS passa a ser, assim, desnecessária.
Por que a carteira de trabalho passou a ser digital?
A partir da sanção da Lei de Liberdade Econômica, de 2019, a versão digital da CTPS passou a valer como alternativa à versão física.
Essa lei teve como motivação desburocratizar determinados processos de contratação e demissão de funcionários, além de trazer mais liberdade às empresas.
Num mundo cada vez mais digital, é mais prático digitalizar os documentos, pois isso facilita os processos e agiliza o acesso às informações relacionadas ao trabalho.
O problema mais comum da CTPS impressa, para as empresas, é precisar solicitar a carteira a todo momento em que uma nova informação ou anotação sobre o funcionário precisa ser anotada.
Para os colaboradores, o problema mais comum da versão impressa da carteira de trabalho é o de informações não integradas, notável na versão digital do documento. Antes era preciso que os colaboradores fossem na empresa para recuperar os registros da carteira, enquanto atualmente está tudo disponibilizado de forma online pelo aplicativo/site.
O que muda para a empresa?
Agora que o conceito da carteira de trabalho digital ficou claro, precisamos falar sobre como ela impacta a rotina das empresas. Esse documento foi pensado para otimizar o tempo dos 3 envolvidos nesse processo: empresas, empregador e governo.
eSocial
Para as empresas, a intenção da Secretaria de Trabalho do Ministério da Economia é reduzir custos e burocracias no processo de identificação. E, mais além, do registro e atualização de dados dos colaboradores.
Essa facilidade se deve ao fato da integração entre eSocial e a carteira de trabalho digital. Empresas que já utilizam esse sistema não precisam mais fazer os registros no documento físico do trabalhador.
Portanto, a principal mudança para a rotina dos profissionais responsáveis pelo departamento pessoal da empresa é em relação à assinatura da carteira e lançamento de dados dos novos colaboradores relacionados. Bem como dos profissionais que já atuam na organização.
Na prática, ao contratar um novo profissional, a empresa deve registrar a nova contratação por meio do eSocial. Antes mesmo de o trabalhador começar na empresa, é possível lançar os dados da admissão usando o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador).
No caso da falta de informações suficientes sobre o trabalhador, é possível utilizar o evento S-2190 (Admissão Preliminar). Esse processo permite o envio de dados simplificados, mas não descarta a necessidade do evento S-2200.
Modificações das anotações
Outra mudança para o Departamento Pessoal e o RH está relacionada às anotações, uma vez que a pretensão é que CTPS física seja substituída de vez pela digital. Sendo assim, o registro de novas informações dos funcionários na carteia de trabalho se torna um processo menos burocrático.
Contudo, o RH e Departamento Pessoal precisa se atentar a alguns eventos, tais como mudança de carfo, salário e férias. Isso porque eles não irão aparecer de forma automática na carteira de trabalho digital, já que o prazo para registras essas informações no eSocial é de 15 dias após o evento.
A carteira de trabalho física vai acabar?
A Carteira de trabalho física deixou de ser emitida em setembro de 2019, porém os profissionais de RH e Departamento Pessoal precisam ficar de olho aos casos excepcionais que ainda estão na CTPS física, tais como consultas às anotações referentes aos trabalhos anteriores do colaborador e registros por empresas que ainda não são obrigadas ao eSocial.
O que muda para o colaborador?
A principal mudança para o colaborador é a exclusão da necessidade de apresentar a Carteira de Trabalho e Previdência Social no momento do ingresso em uma nova empresa. Nessas situações, é necessário apenas informar o CPF para que os dados sejam acessados no sistema.
Uma vantagem do processo digital é a possibilidade de acompanhamento de todos os lançamentos realizados pela fonte empregadora. Tudo isso diretamente no aplicativo (CTPS Digital) ou pelo site www.gov.br/trabalho.
Outra mudança relevante é que o número de série da CTPS física não é o mesmo da versão digital, uma vez que a carteira de trabalho digital o que vale é apenas o CPF do colaborador.
Por último, é importante lembrar que a carteira de trabalho impressa continua sendo válida. Inclusive, há uma recomendação para que, mesmo após a migração para o documento digital, o trabalhador a guarde para eventual necessidade de comprovação ou conferência de dados.
Qual o papel do RH em relação à CTPS digital?
Além dos processos habituais em relação ao eSocial e demais anotações na carteira de trabalho digital, tanto o RH quanto o DP da empresa precisam ter amplo conhecimento sobre o app e como funciona todo o procedimento.
Assim, caso algum colaborador tenha alguma dúvida, esses dois setores estarão aptos para ajudá-lo em qualquer questão. Para isso, O RH e o Departamento Pessoa precisa manter uma boa comunicação interna e programar ações para informar adequadamente os funcionários sobre o uso da CTPS digital.
Além disso, uma orientação muito importante é em relação à carteira de trabalho física. Os colaboradores que ainda possuem a CTPS impressa, precisa guardá-la e que isso não os impedem de obterem a versão digital.
Agora que os principais detalhes sobre a carteira de trabalho digital estão esclarecidos, que tal continuar sua leitura sobre um outro tema? Leia este conteúdo sobre as horas efetivas de trabalho e veja como funciona.
