Como dispensar um funcionário de forma legal, humanizada e sem prejudicar o clima organizacional?

Demitir um funcionário é um dos momentos mais delicados dentro de uma empresa. Independentemente do motivo, esse processo deve ser conduzido de maneira profissional e humanizada para evitar impactos negativos. Uma demissão mal planejada pode resultar em processos trabalhistas, prejudicar o clima organizacional e, consequentemente, pode haver a queda na produtividade dos demais empregados.

Por isso, é essencial que gestores e equipes de RH sigam boas práticas para garantir um desligamento respeitoso e dentro da legalidade. Mas como dispensar um funcionário? Existe uma fórmula para isso? Calma, pois estamos aqui para te ajudar! Continue a leitura e saiba todos os detalhes da demissão e como realizá-la da forma correta.

Como dispensar um funcionário? Primeiros passos:

O primeiro passo para dispensar um funcionário é compreender com clareza o motivo da demissão. Trata-se de um corte de custos? O desempenho do empregado não atende às expectativas? Está ocorrendo uma reestruturação na empresa? Foi alguma atitude do colaborador? Ter essa resposta em mãos é essencial, pois é necessário justificar essa rescisão.

Independentemente da razão, é fundamental reunir argumentos para embasar a decisão. Por exemplo, se a empresa justifica o desligamento com base em ajustes financeiros, mas apenas um funcionário é demitido, pode surgir a necessidade de esclarecer melhor a escolha. É importante manter a coerência nesse momento.

Uma abordagem eficaz para fortalecer a justificativa é apresentar registros de feedbacks anteriores que não foram seguidos, demonstrando que o colaborador teve oportunidades de melhoria. Por isso, manter um histórico bem documentado ajuda a conduzir a conversa de forma profissional e imparcial.

Além disso, o setor de RH deve garantir que informações sobre demissões sejam tratadas com sigilo. A antecipação de rumores pode gerar insegurança entre os colaboradores e comprometer o clima organizacional.

Com todos esses pontos alinhados, a empresa deve preparar a documentação necessária e escolher um momento adequado para comunicar o empregado sobre sua saída, preferencialmente em uma reunião previamente agendada.

Por fim, para evitar complicações jurídicas, é essencial que o desligamento esteja de acordo com a legislação trabalhista. Mesmo que a empresa conheça as normas da CLT, contar com a orientação do departamento jurídico pode prevenir possíveis processos e assegurar que todos os direitos do colaborador sejam respeitados.

Continue acompanhando, que iremos detalhar o que diz a lei e como conduzir uma reunião de desligamento.

O que diz a lei sobre como dispensar um funcionário?

A lei, por meio da CLT, estabelece algumas diretrizes de como conduzir uma demissão no quesito legal e burocrático. Ou seja, o que a empresa precisa pagar para o funcionário, o que não precisa ser pago, se o empregado precisa cumprir aviso-prévio, entre outras implicações. Mas para saber o que fazer, é imprescindível conhecer os tipos de rescisão. Então me acompanhe.

Quais são os tipos de demissão?

Existem diferentes formas de desligamento de um funcionário, cada uma com implicações legais específicas:

• Sem justa causa: esse tipo de rescisão está no artigo 477 e ocorre quando a empresa decide rescindir o contrato sem que o colaborador tenha cometido falta grave. Neste caso, a empresa deve arcar com todos os direitos rescisórios previstos na legislação trabalhista.
• Por justa causa: quando o funcionário comete faltas graves, como fraude, indisciplina ou embriaguez no trabalho. A demissão por justa causa resulta na perda de vários direitos trabalhistas e todos os motivos que levam à uma demissão por justa causa estão descritos no artigo 482 da CLT.
• Rescisão consensual: implementada com a Reforma Trabalhista de 2017, permite que empresa e colaborador acordem o fim do contrato de forma amigável, garantindo parte dos direitos ao empregado. Esse tipo de demissão está previsto no artigo 484-A da CLT.

Quais são as obrigações da empresa ao dispensar um funcionário?

A empresa deve garantir os direitos trabalhistas ao demitir um funcionário, pois, caso ela não cumpra, a organização pode sofrer multas e até responder processos trabalhistas. Essas obrigações incluem:

• Pagamento do saldo salarial;
• Férias vencidas e proporcionais acrescidas de um terço;
• 13º salário proporcional;
• Multa de 40% sobre o saldo do FGTS (em casos de demissão sem justa causa);
• Aviso prévio, que pode ser trabalhado ou indenizado.

Se você quiser aprofundar seus conhecimentos sobre as verbas rescisórias, assista ao nosso vídeo em nosso canal no youtube. E aproveita para se inscrever e ficar por dentro de vários assuntos que ajudam na rotina do RH e DP.

Quando e como aplicar o aviso-prévio?

O aviso-prévio é a forma que a empresa ou o empregado tem de comunicar a rescisão do contrato. Ele deve ser concedido com antecedência para que ambas as partes possam se organizar. Dessa forma, o aviso-prévio pode ser:

• Trabalhado: quando o funcionário permanece na empresa por 30 dias após o aviso de desligamento;
• Indenizado: a empresa paga ao funcionário o valor correspondente ao aviso-prévio sem necessidade das horas trabalhadas.

Como conduzir uma reunião de desligamento?

Agora que já sabemos o papel do RH e do DP no processo demissional, vamos para dicas práticas de como conduzir uma reunião de desligamento? Então, se você está começando na área de gestão de pessoas ou quer saber como anda o mercado, continue a leitura:

Verifique os direitos do colaborador

Este é o momento de envolver o RH para garantir todos os direitos trabalhistas do colaborador e evitar qualquer tipo de problema. A legislação trabalhista determina obrigações específicas para a empresa, dependendo do tipo de rescisão, e o RH ou DP deve estar envolvido para assegurar que todos os direitos do funcionário sejam atendidos.

Separe a documentação necessária

Para formalizar o desligamento, é necessário realizar a homologação do contrato, incluindo o pagamento das verbas rescisórias, FGTS, férias, 13º salário e horas extras devidas ao colaborador. A documentação exigida varia de acordo com o tipo de rescisão e deve ser preparada com antecedência.

É importante também se atentar aos cálculos que estão presentes na demissão. Se você quiser saber o passo a passo de como calcular as verbas rescisórias, vou deixar aqui um artigo com mais detalhes. Além disso, aqui tem uma calculadora que te ajuda nessa tarefa.

Estruture bem os motivos do desligamento antes da reunião

É necessário ter os motivos e levá-los para o momento da demissão para demonstrar que a empresa tem respaldo do que está alegando. Dessa forma, levante acontecimentos, exemplifique e tenha os registros dessas informações, assim ficam mais evidentes as motivações.

Esse trabalho fica ainda mais fácil quando a empresa já cultiva uma cultura de feedback e tem o hábito de registrar acontecimentos e queixas no cotidiano da empresa.

Escolha do local e participantes da conversa

A reunião deve ocorrer em um ambiente privado, evitando constrangimentos. Além disso, para a reunião, é importante ter a presença do gestor direto do funcionário e um representante do RH.

Além disso, no momento da demissão, devem estar presentes apenas os envolvidos no processo, que é o colaborador, a gestão e o RH. Escolha um espaço adequado, reservado e livre de interrupções para formalizar a demissão.

Uma dica extra: o horário do encontro também pode importar, fazer no fim do expediente pode ser menos desconfortável, pois não irá interferir nas atividades do funcionário naquele dia.

Saiba o que dizer e como comunicar a decisão

O discurso deve ser direto e respeitoso. É recomendável:

• Agradecer o tempo de dedicação;
• Explicar os motivos do desligamento de forma clara;
• Informar sobre os direitos e próximos passos.

Cada funcionário reage de forma diferente. O RH deve demonstrar empatia e oferecer apoio emocional se necessário.

Realize a entrevista de desligamento

A entrevista de desligamento é um espaço para o RH coletar feedbacks importantes do empregado que está saindo, o que pode ajudar a melhorar o clima organizacional e o ambiente de trabalho.

Seja direto sobre os motivos da demissão, sem recorrer a desculpas para suavizar a situação. Isso pode ser desconfortável, mas ao manter uma abordagem respeitosa e preparada, o processo se torna mais claro e menos traumático.

Aproveite a oportunidade para fornecer feedbacks construtivos, tanto positivos quanto negativos. Isso pode ser útil para o desenvolvimento pessoal do funcionário e ajudar na sua preparação para um novo emprego.

Qual o papel do RH no processo de desligamento?

O RH tem um papel essencial na condução da demissão, garantindo que ela ocorra com transparência e profissionalismo.

Antes de comunicar a demissão, é importante que o RH alinhe com os gestores os motivos do desligamento e como a comunicação será feita. Também é essencial garantir que as atividades do funcionário sejam redistribuídas para minimizar impactos na equipe.

Além disso, a abordagem deve ser respeitosa e objetiva. O RH deve esclarecer os motivos do desligamento, ouvir o funcionário que está sendo desligado e responder a possíveis dúvidas.

Qual a documentação necessária para a rescisão?

A empresa deve providenciar documentos como:

• Termo de rescisão do contrato;
• Guias para saque do FGTS e seguro-desemprego, se for sem justa causa;
• Holerites e comprovantes de pagamento das verbas rescisórias.

Quais são os principais motivos para dispensar um funcionário?

Existem diversas situações que podem levar uma empresa a decidir pelo desligamento de um empregado. Abaixo, apresentamos as principais razões que justificam uma demissão.

Desempenho insatisfatório

Funcionários com desempenho abaixo das expectativas da empresa são frequentemente identificados por atrasos, falta de motivação e incapacidade de cumprir tarefas com a mesma eficiência exigida pelo cargo. Antes de tomar a decisão de desligamento, é fundamental investigar se existem causas externas ou problemas pessoais que possam estar afetando o funcionário. Caso a situação não se resolva, pode ser necessário avaliar se a permanência dele na empresa é viável.

Período de experiência

O período de experiência é uma fase crucial para tanto o colaborador quanto a empresa. Esse é o momento para ambos perceberem se existe uma boa adequação ao cargo e à cultura da organização. Durante ou após o término do período de experiência, o empregador pode decidir pela demissão, mas deve observar a legislação para garantir que os direitos do empregado, incluindo o pagamento de indenização, conforme o artigo 479 da CLT.

Desalinhamento com a cultura organizacional

Quando um funcionário não se adapta à cultura organizacional, o turnover tende a aumentar. Isso ocorre quando ele não consegue alinhar seus valores com os da empresa, o que prejudica o desempenho e a harmonia no ambiente de trabalho.

Dessa forma, comportamentos típicos de um empregado que não se encaixa na cultura empresarial incluem dificuldades de relacionamento com líderes e colegas, desconforto no ambiente de trabalho e dificuldades para compreender os processos internos.

Comportamento inadequado do funcionário

Atitudes que comprometem o ambiente de trabalho e o relacionamento com os colegas de equipe podem ser um indicativo de que esse profissional precisa ser desligado. Exemplos de comportamentos inadequados incluem a falta de pontualidade, desrespeito às regras da empresa, desobediência hierárquica e a imposição de opiniões de forma agressiva.

Portanto, esse tipo de comportamento pode gerar conflitos e prejudicar a convivência no ambiente de trabalho, tornando necessário avaliar o impacto da permanência desse funcionário.

Corte de custos na empresa

Em alguns momentos, como durante uma reestruturação ou crise financeira, a empresa pode precisar reduzir custos e realizar cortes. Quando isso acontece, é importante ser transparente com os empregados, explicando a situação financeira da empresa e as razões para o desligamento.

Quais são os cuidados após dispensar um funcionário?

Primeiramente é importante manter uma consumição clara e respeitosa. Além disso, ser assertivo nesse aspecto impede boatos que podem prejudicar o clima organizacional. Por isso, ser aberto e sincero com a equipe é importante.

Fornecer feedbacks construtivos pode ajudar o ex-funcionário em futuras oportunidades. Também é importante fornecer informações claras sobre os benefícios pós-demissão, como seguro-desemprego.

Após dispensar um funcionário, os gestores têm uma tarefa importante. Eles precisam redistribuir as tarefas e treinar outros empregados. Isso ajuda a evitar perdas na produtividade até que um novo profissional chegue para o cargo.

Quais são os erros mais comuns ao dispensar um funcionário e como evitá-los?

A demissão de um funcionário é um processo delicado que deve ser conduzido com profissionalismo e responsabilidade, como já vimos. Quando feito de forma inadequada, o desligamento pode gerar desconforto, comprometer a reputação da empresa e até resultar em ações judiciais. A seguir, vou te explicar quais são os principais erros que as empresas costumam cometer nesse processo e como evitá-los.

Falta de planejamento e preparo

Uma demissão mal planejada pode trazer consequências negativas para a empresa. Sem um planejamento, o desligamento pode causar constrangimentos, desorganização no time e até mesmo impactos no ambiente de trabalho. Além disso, a falta de preparo pode levar a falhas na comunicação, resultando em um processo confuso e desgastante.

Como evitar: 

• Defina claramente os motivos do desligamento e garanta que eles estejam bem documentados;
• Prepare os gestores e o time de RH para conduzir a conversa de forma objetiva e empática;
• Organize previamente todos os documentos necessários, como termo de rescisão, guias de seguro-desemprego e pagamento das verbas rescisórias para não perder nenhum prazo;
• Planeje como a equipe absorverá as funções do ex-funcionário para evitar desorganização no fluxo de trabalho.

Comunicação inadequada e falta de empatia

A forma como a demissão é comunicada tem um impacto significativo na experiência do funcionário demitido e aos que permaneceram, além de prejudicar a imagem da empresa. Quando o desligamento é feito de maneira agressiva ou desrespeitosa, isso pode gerar ressentimento e até repercussões negativas no mercado de trabalho. Um ex-funcionário insatisfeito pode compartilhar sua experiência negativa em redes sociais e plataformas de avaliação, afetando a reputação da empresa e dificultando futuras contratações.

Como evitar: 

• Escolha um local adequado para a conversa, preferencialmente um ambiente privado e sem interrupções;
• Adote uma postura respeitosa e empática, reconhecendo a contribuição do empregado para a empresa;
• Seja claro e objetivo ao explicar os motivos do desligamento, evitando rodeios ou justificativas vagas;
• Permita que o funcionário expresse suas emoções e dúvidas, demonstrando compreensão;
• Se possível, ofereça suporte para a transição, como indicações para novas oportunidades ou um período de adaptação.

Descumprimento de obrigações legais

Ignorar ou descumprir os direitos trabalhistas pode resultar em processos judiciais e penalizações para a empresa, como multas altíssimas. A legislação determina uma série de obrigações que devem ser cumpridas no momento da rescisão do contrato (que já falamos no início deste conteúdo), e qualquer falha nesse aspecto pode gerar problemas para a organização.

Como evitar: 

• Consulte um profissional de RH, DP ou um advogado trabalhista para garantir todos os direitos do funcionário;
• Cumpra os prazos para o pagamento das verbas rescisórias, evitando juros e multas;
• Esclareça ao colaborador todas as informações sobre saque do FGTS, aviso-prévio, seguro-desemprego e demais benefícios;
• Caso o funcionário tenha direito a receber algum benefício adicional, como participação nos lucros ou comissões, certifique-se de incluí-los no cálculo da rescisão. Além disso, fique atento aos descontos que eventualmente precisará fazer;
• Faça o desligamento dentro das normas da CLT e, se necessário, realize a homologação sindical.

Mantenha o registro de ponto e a apuração em dia

Manter um controle do registro de ponto dos funcionários é fundamental tanto para o acompanhamento da jornada de trabalho quanto para evitar problemas no momento da demissão. O registro correto das horas trabalhadas garante que a empresa cumpra suas obrigações legais e minimize riscos de ações trabalhistas relacionadas a pagamento de horas extras, atrasos ou faltas não justificadas, adicional noturno, feriados trabalhados e outros aspectos que possam influenciar as verbas rescisórias.

Como evitar problemas com o registro de ponto: 

• Oriente os funcionários sobre a importância de bater o ponto corretamente, evitando inconsistências e falhas no controle de horas;
• Realize auditorias periódicas nos registros para identificar possíveis erros ou irregularidades antes do desligamento;
• No momento da rescisão, faça uma apuração detalhada do ponto para garantir todos os pagamentos e descontos da forma correta, reduzindo riscos de reclamações trabalhistas;
• Por fim, mas não menos importante, utilize um sistema confiável e seguro para o controle da jornada, garantindo que os registros sejam precisos e acessíveis, como o Fortime. Nosso sistema é 100% online e armazena todas as informações das marcações, garantindo que você tenha acesso a toda a jornada de trabalho de forma prática e segura.

Sendo assim, ao manter o registro de ponto atualizado e a apuração bem estruturada, a empresa assegura um desligamento mais transparente e alinhado com a legislação, evitando conflitos e promovendo um processo mais tranquilo tanto para o empregado quanto para a organização. E o Fortime é o seu aliado nessa missão.

Conclusão

Por fim, como vimos, dispensar um funcionário é um processo que deve ser conduzido com muita responsabilidade, atenção e respeito. Portanto, cumprir as obrigações legais, manter uma comunicação transparente e oferecer apoio aos funcionários são passos essenciais para evitar impactos negativos para a empresa e ao clima organizacional.

Dessa forma, a humanização do processo de demissão não é apenas uma prática ética, mas também uma estratégia para manter um ambiente de trabalho saudável e produtivo, além de fazer com que a empresa seja uma referência no mercado.

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