Você sabe quanto custa um funcionário para a empresa? Entender o custo de um colaborador é muito importante para a estabilidade financeira de qualquer negócio.

Isso proporciona ao empreendedor uma compreensão mais precisa do verdadeiro impacto dos seus produtos ou serviços nos gastos totais da empresa.

Devido à complexidade da legislação brasileira, o cálculo pode se tornar confuso em algumas situações. Um equívoco comum é limitar o cálculo do salário bruto, ignorando a necessidade de considerar uma variedade de encargos sociais adicionais.

Por isso, preparamos esse conteúdo para esclarecer todas as variantes que precisamos considerar para o cálculo, além de um presente para você no final deste artigo.

Vamos nessa?

Por que calcular o custo de um funcionário?

Em um mercado competitivo, a gestão financeira é fundamental para a saúde das empresas. Os custos com pessoal, incluindo salários, tributos e investimentos estratégicos, representam uma parte significativa dos gastos mensais.

Sendo assim, monitorar esses custos permite avaliar o retorno financeiro de cada colaborador, identificar melhorias, reduzir despesas e aumentar a eficiência.

Ao analisar esses custos, os gestores podem otimizar o controle financeiro e investir no que realmente importa gera retorno para a empresa e motivação da equipe. Essa abordagem permite:

  • Manter a organização em bom nível;
  • Direcionar investimentos de forma assertiva;
  • Evitar custos desnecessários;
  • Determinar o número ideal de profissionais para o bom funcionamento do negócio.

Assim, a organização cresce de maneira viável, evitando excesso de colaboradores, falta de talentos, acúmulo de função e problemas operacionais.

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O que mudou com a Reforma Trabalhista?

A Reforma Trabalhista oferece novas opções para a gestão de custos de funcionários. Agora, as empresas podem adotar jornadas parciais, contratos intermitentes e home office, com acordos entre empregadores e colaboradores.

O contrato intermitente permite pagamentos por horas trabalhadas, sem tempo mínimo semanal, mas sem direito a seguro-desemprego. No home office, a empresa mantém alguns custos, como infraestrutura, mas preserva benefícios como FGTS, horas extras, férias e o DSR.

Além disso, a Reforma Trabalhista permite a terceirização de serviços ligados à atividade-fim da empresa, proporcionando maior flexibilidade na busca por prestadores de serviços, sem acarretar encargos adicionais.

Quanto custa um funcionário para empresa?

Ao realizar uma nova contratação, é comum o erro de considerar apenas o salário bruto do colaborador. Antes disso, é preciso analisar todos os custos para saber se a empresa tem capacidade de arcar com mais um funcionário.

Fatores como o tempo de serviço do funcionário também devem ser considerados. Geralmente, colaboradores mais antigos possuem custos menores, visto que novos colaboradores demandam investimentos em cursos e treinamentos, e sua produtividade inicial pode não atingir as expectativas.

Além disso, o regime tributário da empresa influencia nos encargos devidos. O custo de um funcionário vai além do salário bruto, variando conforme os regimes tributários, como Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido.

Sendo assim, identificar a categoria em que a empresa se enquadra é o primeiro passo para calcular adequadamente os custos de um funcionário.

Simples Nacional

Esta modalidade entrou em vigor em 2007 e oferece à empresa que opta pelo Simples Nacional a vantagem de pagar seus tributos municipais, estaduais e federais em uma única guia, com alíquotas mais leves em comparação com empresas maiores.

Para se enquadrar no Simples Nacional, a empresa deve ter uma receita bruta anual igual ou inferior a R$4,8 milhões nos últimos 12 meses.

Os custos de um funcionário nesse regime incluem diversos impostos:

  • 8% de FGTS
  • 8% de FGTS sobre o valor anual
  • Férias
  • 1/3 sobre férias
  • 13º salário
  • Provisão mensal:
    – Férias /12
    – 1/3 sobre férias /12
    – 13º salário /12
    – 8% de FGTS anual /12

Além desses, existem dois impostos pagos pelo próprio funcionário, descontados de sua folha de pagamento:

  • 8% de INSS;
  • 6% para vale transporte.
Quanto custa um funcionário para empresa?

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    Lucro Real e Presumido

    Este regime abrange uma parte significativa das empresas nacionais, especialmente aquelas que têm grande movimentação financeira no mercado.

    Empresas sob os regimes de Lucro Real e Presumido, além das obrigações do Simples Nacional, enfrentam custos adicionais, incluindo INSS patronal, alíquota de terceiros (SENAI, Incra, SEBRAE ou SESI) e outros encargos, tais como:

    • Fração de férias;
    • 13º salário;
    • INSS de 20%;
    • Seguro Acidente de Trabalho (SAT);
    • Salário Educação;
    • Alíquota de terceiros (SENAI, Incra, SEBRAE ou SESI);
    • FGTS de 8%;
    • Provisão mensal de multa para rescisão de;
    • Previdenciário de 7,93%.

    Microempreendedor Individual (MEI)

    O Microempreendedor Individual (MEI), também pode realizar contratações. E, para isso, não é obrigatório o auxílio de um contador.

    Porém, esse empreendedor está limitado a uma contratação e o salário de seu funcionário deve ser de, no máximo, um salário mínimo ou o piso da categoria, se for o caso.

    Contudo, por se tratar de uma categoria que por definição busca favorecer o microempreendedor, o custo de um funcionário, por consequência, também é bem menor.

    Os impostos que o MEI deve pagar além do salário são:

    • 3% de INSS;
    • 8% de FGTS.

    Contratação de Pessoa Jurídica (PJ)

    Com o objetivo de reduzir os custos relacionados à contratação, muitos empreendedores buscam alternativas, como a contratação de pessoas jurídicas para a prestação de serviços.

    Esse modelo de contratação envolve a contratação de um indivíduo capaz de emitir nota fiscal para realizar os serviços. Dessa forma, a empresa não fica sujeita ao pagamento de impostos relacionados à CLT, sendo necessário quitar apenas o valor estipulado na nota fiscal.

    Entretanto, essa prática pode acarretar problemas futuros para o empregador, especialmente no âmbito trabalhista.

    Quando um funcionário está presente diariamente na empresa, ou possui características de um emprego com carteira assinada, ele pode reivindicar que não recebeu adequadamente pelo trabalho realizado.

    Portanto, embora a contratação de PJ seja uma opção interessante para determinadas atividades, é aconselhável que busque uma consultoria para saber se é viável para o seu negócio.

    Conclusão

    Como vimos durante este conteúdo, é preciso considerar muitas variáveis para calcular o custo efetivo de um funcionário para uma empresa.

    Mas, ao se obter esse valor, o empreendedor poderá realizar esse cálculo de uma forma mais otimizada o real valor dos produtos vendidos e/ou dos serviços prestados. Isso porque ele terá o total controle do custo da hora/trabalho de cada um dos envolvidos em cada processo.

    E como prometido no início, está aqui o seu presente: uma planilha para você calcular o custo efetivo de um funcionário.

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