Para uma gestão eficiente na empresa, ela deve começar na organização de seus documentos, uma vez que esses são os registros de toda a vida da instituição. Por isso, arquivar documentos deve ser uma das prioridades de uma empresa que preza pela saúde de seu negócio.
Compreendemos que muitas vezes os papéis se acumulam e é necessária uma reorganização e descarte dos arquivos. Com o grande volume de documentos, a disposição torna-se muito mais difícil.
Foi pensando nisso que montamos esse artigo para você, no qual vamos te explicar tudo sobre a organização e arquivamento dos documentos e dar dicas que vai ajudar em sua rotina.
Boa leitura!
O que você vai ver neste conteúdo
O que é arquivar um documento?
Arquivar um documento é o processo administrativo de gerenciar, armazenar e ter o controle fidedigno de um registro que não é utilizado recorrentemente, porém muito importante para a empresa, afetando assim, a aplicabilidade do modelo de negócio.
Qual a importância do arquivamento?
O arquivamento adequado e funcional de documentos é importantíssimo para a segurança e organização dos processos da empresa. Ao adotar essa medida prudente, a instituição resguarda todas as informações, de pessoa jurídica e física, colaboradores e parceiros. Logo, protege os dados de pessoas não autorizadas e evita perdas, extravios e deteriorações.
O que diz a lei de arquivamento de documentos?
Por meio da Lei n° 8.159/91, mais conhecida como lei do arquivo, cujo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) é o responsável, o texto regulamenta e realiza a gestão dos documentos públicos e privados e de outras providências.
Essa lei tem a finalidade de instruir os empreendedores e representantes de como proceder com a conservação de seus registros.
Logo essa ação, de preservação de informações, tem que ser feita com cautela, porque envolve informações cruciais, além de estabelecer algumas regras específicas para realizar a atividade quando o arquivo for de interesse público.
O art. 26 da Lei nº 8.159/91 institui também o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, no qual a competência, disposição e funcionamento estão regulamentados pelo Decreto nº 4.073/2002.
O SINAR, tem como seu objetivo instituir a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e acesso aos documentos de arquivos.
A digitalização e arquivamento de documentos é permitida por lei?
Sim! Digitalizar e arquivar documentos em equipamentos é permitido por lei. Para complementar a regulamentação, por meio da lei 12.682/2012, com o avanço da tecnologia, o Congresso Nacional realizou novas diretrizes sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios digitais.
Essa legislação determina em seu Art. 2, que:
“Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.”
Como complemento, o Conselho Nacional de Arquivos estabelece, por meio do Decreto n°10.278/2020, técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Veja na imagem abaixo quais são os padrões técnicos para digitalização de documentos:
Quanto tempo um documento pode ficar arquivado?
Um documento pode ficar arquivado por 5 anos. Conforme os artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN), cinco anos é o tempo mínimo para que um documento fique guardado, pois este é o prazo de decadência e prescrição.
No entanto, não é todo tipo de documento que segue essa regra, é necessário que você, profissional de RH, DP e empreendedores, atentem-se aos prazos dos outros tipos arquivos e que dê preferência para mantê-los digitalizados e organizados, assim, não terá maiores problemas, caso necessite da documentação.
Veja outros tipos de documento que o prazo foge ao código de 5 anos:
O que diz a LGPD sobre arquivar os documentos?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que visa estabelecer diretrizes para o tratamento de dados pessoais pelas empresas, sejam elas públicas ou privadas, regulamenta também o regime que constitui o arquivamento de informações.
Com essa medida, a LGPD prevê que os documentos que tenham dados de terceiros, sejam eles funcionários, clientes ou parceiros, estejam devidamente protegidos. Essa medida ratifica a importância de manter essas informações digitalizadas, a fim de que o acesso a elas sejam cada vez mais restrito.
A lei que trata da proteção de dados e arquivamento de informações estabelece diretrizes claras sobre o tempo de retenção e o acesso às documentações pelas empresas. Ela determina que os documentos devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário, proibindo o armazenamento de informações que não são mais úteis. Essas regras se aplicam tanto a documentos físicos quanto digitais.
Para saber mais informações sobre a LGPD confira o vídeo completo em nosso canal do YouTube.
Como devem ser arquivados os documentos?
Não existe uma fórmula especifica para realizar o arquivamento dos documentos da sua empresa, sendo assim, atente-se à necessidade da organização no qual trabalha.
Todavia, há modelos dessa ação que podem ser facilitadores para você. Os mais comuns são:
- Geográfico: este modelo de arquivamento é o que se orienta conforme o local de início do documento, ou seja, se segui-lo você dividirá os seus arquivos pela origem física de criação, sendo município, estado ou país.
- Alfabético: neste padrão de organização os arquivos serão dispostos conforme a inicial de cada documento, logo seguirá organizado conforme a sequência alfabética, a fim de ter um padrão contínuo.
- Numérico: no modelo numérico a segmentação é arrumada conforme o número identificatório do documento, seguindo uma ordem crescente.
Como arquivar documentos online?
Não há muito distinção entre a gestão de documento online e físicos. O diferencial dessa regulamentação é que você terá todas as informações em uma máquina eletrônica.
Para que o seu arquivamento de documentos online seja mais efetivo:
- Procure realizá-lo em uma máquina que você tenha total acesso;
- Estabeleça um modelo de organização, para facilitar a gestão;
- Separe pastas dentro de sua máquina com as identificações corretas;
- Prefira realizar o arquivamento em nuvem, logo o acesso é contínuo e em qualquer local;
- Criptografe as autorizações e permissões das informações, para que só as pessoas autorizadas possam visualizar e editar;
- Mantenha o arquivo organizado e atualizado.
10 Dicas para um arquivamento eficaz
Durante todo o artigo desenvolvemos uma segmentação para que você entendesse melhor como é realizado o processo de arquivamento de documentos.
Para complementar e enriquecer o seu conhecimento neste processo vamos te apresentar 10 dicas de como arquivar documentos de forma otimizada em sua empresa.
Siga esses passos, e transforme a realidade deste processo em sua organização.
- Crie uma estrutura lógica e padronizada;
- Estabeleça um sistema de organização (físico e digital);
- Priorize a segurança;
- Adote uma política de retenção;
- Digitalize documentos sempre que possível;
- Facilite a localização e o acesso;
- Realize backups regularmente;
- Revise e atualize o sistema periodicamente;
- Utilize etiquetas e núcleos para facilitar;
- Arquive as informações em nuvem.
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Arquivar documentos de forma organizada é essencial para uma empresa. Não encontrar determinado arquivo quando necessário, não é uma situação agradável, além de deixar transparecer para o público externo, sejam clientes, fornecedores ou qualquer outro público, desorganização.
Você já utiliza essa gestão de documentos na sua empresa? Tem mais alguma dica para compartilhar com a gente? Deixe seu comentário!
E se você está procurando por ferramentas que podem auxiliar em sua gestão e arquivamento de documentos, baixe o nosso material rico: