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Como as soluções em nuvem ajudam empresas em home office

Não é segredo que, com a pandemia do novo Coronavírus, grande parte das empresas partiu para o home office mesmo que temporariamente. Com essa mudança de ambiente e necessidade de adaptação repentina, as soluções em nuvem apareceram como uma maneira de viabilizar o controle da situação.

É verdade que hoje, com o advento da internet, diversas empresas já investem nas soluções em nuvem a fim de manter um alto nível de performance. Mas você sabe como elas funcionam e por que crescem dia após dia na indústria tecnológica? É o que você vai descobrir hoje com este post.

Vamos falar sobre:

  • O que são soluções em nuvem?
  • A importância da solução em nuvem durante o home office
  • Principais plataformas oferecidas em nuvem para as empresas
  • Facilitando o dia a dia no home office: soluções em nuvem

O que são soluções em nuvem?

Mesmo sem percebermos, as soluções em nuvem estão presentes em nosso dia a dia há muito tempo. Assim, grandes e pequenas corporações já formulam suas estratégias contando com as soluções em nuvem. E, de antemão, com os novos conceitos que ela traz ao universo tecnológico.

A computação em nuvem utiliza uma estrutura composta por diversos servidores, podendo ser acessados de qualquer lugar, apenas dependendo do uso da internet. Dessa maneira, as soluções em nuvem operam com base nessa rede de servidores, que são conectados e operam em conjunto ao redor do globo.

Além de contribuir para a economia de tempo, é possível acessar o que for preciso de onde estiver, sem depender de espaços físicos. Assim, esse tipo de aposta cresce dia após dia em todo tipo de empreendimento.

A importância da solução em nuvem durante o home office

Em tempos de home office, as soluções em nuvem são amplamente utilizadas, por conferirem maior flexibilidade às equipes de trabalho. Pense na seguinte situação: você precisa gerir todas as demandas de todos os colaboradores durante o período de home office.

Afinal, é preciso lidar com prazos e tarefas a serem cumpridas. Mas, se não houver planejamento prévio e um método de organização de tudo que diz respeito à empresa, isso se torna praticamente impossível.

Mais que isso, se as informações não forem centralizadas em um ambiente comum e de acesso facilitado aos funcionários, como você poderia manter a produtividade do seu time e cumprir prazos com eficácia?

É aqui que as soluções em nuvem surgem como facilitador; com elas, é possível manter controle do que é realizado diariamente, evitando que os objetivos do seu negócio sofram prejuízos. Além disso, conferem maior flexibilidade ao cotidiano do colaborador, que conta com um sistema mais seguro e com menos brechas para falhas. Como, por exemplo, a perda de arquivos relevantes.

Principais plataformas oferecidas em nuvem para as empresas

Quando falamos de cloud computing, é importante ressaltar a existência de alguns sistemas baseados na nuvem. Vamos conhecê-los abaixo:

Infrastructure as a Service (IaaS) e Platform as a Service (PaaS)

A Infraestrutura como Serviço, em tradução livre para o português, é um sistema de infraestrutura acessada através da internet. Uma empresa IaaS pode transferir a estrutura de rede quase que completamente para a nuvem, o que inclui armazenamento de arquivos, backups e outros recursos.

O processo é feito sob custo de demanda, ou seja, não há gastos desnecessários. Além disso, a empresa fornecedora do serviço em nuvem é responsável pela manutenção de uma equipe de T.I. Que, por sua vez, gerencia possíveis problemas e disponibiliza equipamentos.

Já a Plataforma como Serviço (PaaS) é mais específica para desenvolvedores de softwares. Basicamente, ela oferece as licenças de software, infraestrutura, manutenção, etc, para a publicação de um site, por exemplo.

Software as a Service (SaaS)

O SaaS é uma das plataformas mais comuns contratadas por quem deseja ascender com as soluções em nuvem. É, basicamente, um software em nuvem contratado de forma recorrente, na maioria das vezes mensalmente.

Para investir, não é preciso comprar licença perpétua, a solução se adequa às demandas da sua empresa. Esse conjunto de softwares e soluções tecnológicas precisa apenas do uso da internet. Sendo assim, a empresa fornecedora do serviço realiza o gerenciamento do sistema à distância. Além disso, é responsável por eventuais manutenções e atualizações.

Dessa maneira, a sua organização deixa de ser refém das soluções manuais e de compras de servidores e licenças. Uma vez que as informações e acesso são salvos em nuvem, também torna o sistema mais seguro e acessível.

Facilitando o dia a dia em home office: soluções em nuvem

Há diversos tipos de ferramentas, que atuam como SaaS, para facilitar o dia a dia da sua equipe durante o home office. Confira abaixo algumas categorias e exemplos de mecanismos que te ajudam nessa empreitada!

1) Gestão e armazenamento de documentos

Essa é uma das principais vantagens de utilizar soluções em nuvem para a administração do seu negócio. Sabemos que gerir e armazenar documentos, com a grande quantidade de demanda recorrente, pode ser uma tarefa complicada. Por isso, chegou a hora de investir em um mecanismo em nuvem que te ajude com essa necessidade.

O Dropbox, por exemplo, é uma ferramenta que oferece versões gratuitas, com 2 GB de espaço inicialmente. Também há o Google Drive, que atua no gerenciamento e compartilhamento de arquivos diariamente, de forma simples e segura. A ferramenta oferece armazenamento gratuito de até 15 GB. A partir daí, as duas ferramentas oferecem também planos pagos.

O OneDrive, por sua vez, é oferecido pela Microsoft e tem um ótimo custo benefício para quem está disposto a desembolsar algum dinheiro para esse tipo de gestão.

Com a adoção desses facilitadores, o seu time tem acesso a quaisquer documentos ou arquivos relevantes à empresa, quando e de onde estiver. É necessário apenas ter um login em comum e, obviamente, possuir acesso à internet. É tudo muito seguro e não há riscos de perder o que já foi feito. Além de ser possível compartilhar e segmentar o trabalho da maneira que for mais eficaz.

2) Videoconferência em nuvem

Mais uma facilidade que as soluções em nuvem proporcionam! Sabemos como as videoconferências se tornam parte da rotina de quem trabalha em home office. Por isso, é preciso adotar as melhores medidas a fim de manter a eficácia da comunicação da equipe. Além de, é claro, poder manter contato com os clientes para eventuais reuniões.

Algumas ferramentas já atuam com a videoconferência em nuvem, o que traz mais segurança para o cotidiano. Isso porque é possível manter gravações das conferências, além de ser preciso apenas ter acesso à internet. Três das diversas plataformas que atuam nesse ramo são a Yealink, a 2meet a GoToMeeting, por exemplo.

3) Software para gestão de tarefas

Gerir as tarefas em períodos de home office tornou-se ainda mais imprescindível. Por isso, apostar em softwares que te auxiliem nessa administração é uma aposta inteligente e necessária.

Muitas plataformas já oferecem planos com ótimo custo-benefício destinados a esse tipo de controle. Algumas das plataformas mais utilizadas para o gerenciamento de tarefas são Trello, Runrun.it e Monday.com, por exemplo.

Apesar de possuírem algumas pequenas diferenças em preços e funcionalidades, sua premissa é disponibilizar dashboards interativos para o controle das demandas de cada colaborador. Assim, além de saber o tempo gasto em cada etapa de um processo, você consegue controlar e precificar cada uma das tarefas. E também registrar o cumprimento de prazos.

Por outro lado, o seu colaborador consegue se organizar melhor e definir prioridades diárias para a realização de cada tarefa. O que, a curto e longo prazo, estimula a manutenção da produtividade e incentiva-o a alcançar metas visando ao bem do negócio.

4) Software de recursos humanos

Essa é talvez uma das soluções mais eficazes para o controle da jornada de trabalho. Não apenas no home office, mas também no dia a dia comum da sua empresa!

Os softwares de recursos humanos procuram gerenciar e melhorar a experiência do colaborador em seu cotidiano de trabalho. Na pandemia e durante o home office, ter esse tipo de controle é mais do que importante, uma vez que acompanhar a evolução e as oscilações do funcionário se tornam responsabilidade do setor de RH.

O software da Solides, por exemplo, oferece ferramentas que auxiliam no processo de recrutamento e seleção de pessoas, além de avaliação de desempenho e mapeamento mental.

E o controle de ponto?

Agora, no que concerne ao controle de ponto, é preciso se atentar ainda mais. Essa também é uma questão associada aos recursos humanos, e hoje já existem softwares em nuvem especializados nessa função.

Afinal, uma das coisas mais importantes durante o home office é manter o controle sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, incluindo a apresentação de atestados, folgas e férias. Que, inclusive, são questões que sofreram algumas alterações temporárias devido à pandemia.

Por isso, a possibilidade de adotar sistemas alternativos de ponto, de acordo com a Portaria 373 do Ministério do Trabalho, é muito importante. Os dados do trabalhador ficam todos armazenados na nuvem, e é possível bater ponto por meio de aplicativos, de onde o colaborador estiver e de forma facilitada.

Assim, não é preciso ir até a empresa fisicamente para marcar ponto. Basta um clique e o funcionário pode registrar o ponto diariamente direto de seu smartphone, tablet ou computador.

Uma solução inteligente é o novo sistema For Time Flex Ponto WEB, da Ortep, que oferece gestão de ponto em nuvem livrando sua empresa de complicações administrativas e judiciais. Todas as funcionalidades para o registro do ponto e ajustes são concentradas na mão do colaborador, fazendo com que a distância deixe de ser um problema!

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Conclusão

Agora que já conferiu as vantagens das soluções em nuvem para a sua empresa durante o home office, que tal pensar em implementá-las? Com o auxílio dessas ferramentas, você pode ter uma gestão bem mais controlada e uma visão mais precisa do que está acontecendo em todas as esferas do negócio.

Além disso, você consegue economizar em processos manuais e motivar o seu colaborador durante o home office apostando em soluções descomplicadas e ágeis. Que, então, irão contribuir diretamente para a fluidez de todos os processos no seu negócio.

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