Para quem precisa criar um documento, imprimi-lo, enviar para a coleta de assinaturas, esperar a devolução e só então prosseguir com um processo, a burocracia é significativa. Uma alternativa mais prática já era necessária há muito tempo! Esse é um dos grandes motivos pela crescente popularidade da assinatura eletrônica em diversos setores. Neste artigo, você saberá como ela funciona e como implementá-la na sua empresa.

O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma solução que permite validar documentos sem a necessidade de papel e caneta, utilizando métodos de autenticação que se aplicam a diversos tipos de documentos.

Segundo a Lei n°14.603/2020, a assinatura eletrônica tem a seguinte definição: “qualquer tipo de validação de arquivos e documentos que utilizam algum meio eletrônico.”

Provavelmente, você já teve contato com essa tecnologia ao receber uma entrega que exigiu assinatura. Muitas empresas de entrega utilizam uma forma de assinatura eletrônica conhecida como assinatura digitalizada.

Nesse processo, em vez de assinar um papel, o destinatário usa uma caneta especial ou até mesmo o dedo para assinar o documento na tela de um celular ou outro dispositivo móvel.

Mais adiante, veremos que essa é apenas uma das várias formas de assinatura eletrônica disponíveis. Contudo, esse exemplo inicial ajuda a ilustrar de maneira prática o funcionamento dessa tecnologia.

Para que serve a assinatura eletrônica?

Muitas organizações, especialmente em departamentos como o de pessoal ou jurídico, lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos.

A assinatura eletrônica tem como finalidade tornar a validação de documentos mais prática e reduzir as vulnerabilidades do processo tradicional, atendendo à demanda crescente por soluções digitais.

Dessa forma, este recurso permite que empresas e indivíduos agilizem vários procedimentos legais. No ambiente corporativo, é amplamente utilizada pelo DP e RH. Esses setores usam a assinatura eletrônica para validar novos contratos de trabalho, folhas de ponto e outros documentos relacionados à regulamentação das relações entre a empresa e seus colaboradores.

A principal vantagem da assinatura eletrônica é a simplicidade e praticidade em comparação com o processo tradicional. Ela permite que as partes envolvidas autentiquem documentos eletronicamente, de qualquer lugar, em poucos instantes. Isso reduz o tempo necessário para a validação de documentos, otimiza a rotina do Departamento Pessoal e aumenta a eficiência, minimizando o impacto de diversas tarefas burocráticas.

Como funciona a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma maneira eficaz de autenticar e validar documentos de forma online. Utilizando criptografia avançada, essa tecnologia assegura a identidade das partes envolvidas, garantindo a integridade do processo e possibilitando a realização de transações remotamente de forma rápida e segura.

Portanto, para assinar um documento eletronicamente, de maneira rápida e eficiente, é recomendado utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica.

Essas plataformas permitem organizar documentos, configurar requisitos e definir a ordem de coleta de assinaturas, entre outras funcionalidades.

Após escolher a plataforma, faça o upload do documento e preencha os campos necessários, como os e-mails dos signatários.

Se aplicável, você pode selecionar seu certificado digital.

Os signatários receberão um e-mail com um link; basta clicar nele para assinar o documento online.

Com isso, você compreende a diferença entre assinatura digital e eletrônica, bem como as características de cada uma.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Os tipos de assinaturas eletrônicas estão especificados no artigo 4º da Lei e são apresentados em ordem de complexidade:

  • Assinatura eletrônica simples: essa assinatura permite a identificação do assinante ou a associação de dados a ele em formato eletrônico. Exemplos comuns incluem e-mail, senhas de telefone e identificações corporativas.
  • Assinatura eletrônica avançada: esse tipo de assinatura vincula a identidade do assinante do documento. Pode utilizar certificados que não sejam emitidos pela ICP-Brasil ou outros métodos aceitos pelas partes para assegurar a autoria e a integridade dos documentos eletrônicos, como a biometria.
  • Assinatura eletrônica qualificada: Utiliza certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil, sendo também conhecida como assinatura digital.

No entanto, a assinatura eletrônica avançada deve cumprir certos requisitos, tais como:

  • Estar associada de maneira única ao assinante;
  • Relacionar-se aos dados de forma que qualquer alteração posterior seja detectável;
  • Utilizar dados para a criação da assinatura eletrônica que o assinante possa controlar exclusivamente com um alto nível de confiança.

Qual a diferença entre a Assinatura eletrônica e assinatura digital?

A assinatura eletrônica abrange todos os tipos de assinaturas realizadas de forma digital, sendo a assinatura digital uma de suas modalidades. Portanto, toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital, dependendo dos procedimentos utilizados.

Por exemplo, adicionar um símbolo ou a grafia da assinatura em um documento PDF é uma assinatura eletrônica. No entanto, isso não caracteriza uma assinatura digital, pois não atende aos critérios específicos necessários para essa classificação.

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza um certificado digital validado pela ICP-Brasil para verificar a identidade do usuário na internet. Este método possui validade legal e ajuda a prevenir fraudes em documentos, como contratos digitais.

Sendo assim, para criar uma assinatura digital, é necessário obter um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à ICP-Brasil, que fornece um conjunto de chaves pública e privada para autenticação eletrônica criptografada. Após a obtenção do certificado, basta instalá-lo no dispositivo e utilizar uma plataforma para assinar os documentos.

Quais as vantagens desse tipo de assinatura?

Essa forma de assinar simplifica processos internos e elimina tarefas que consomem tempo de profissionais de RH e DP, por exemplo, permitindo que eles se concentrem em atividades mais estratégicas.

Embora essa vantagem se aplique a toda a empresa, é especialmente relevante para o Departamento Pessoal, oferecendo benefícios como:

  • Adaptabilidade para qualquer tipo de negócio;
  • Facilita a coleta de assinaturas em documentos;
  • Redução do consumo e dos custos com papel (paperless);
  • Melhoria na organização administrativa;
  • Redução das chances de acesso não autorizado, alterações e fraudes;
  • Centralização eficiente de informações;
  • Aumento da agilidade e eficiência dos processos;
  • Maior segurança jurídica e de dados;
  • Garantia de maior mobilidade, como a assinatura de documentos via celular;
  • Elimina a necessidade de idas e vindas de documentos e dispensa o reconhecimento de firma e outras burocracias;
  • Facilitação da adaptação a novos modelos de trabalho.

Isso se deve à capacidade desse tipo de assinatura proporcionar agilidade, eficiência e redução de custos, além de cumprir com os requisitos legais e normativos necessários para a validade dos documentos eletrônicos.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Tanto a assinatura digital quanto a eletrônica têm validade jurídica. A validade jurídica não é uma entidade física ou uma instituição específica, mas sim um conjunto de fatores que podem ser utilizados como evidências em determinadas ações, como a assinatura de um contrato.

Em resumo, o método para assinar um documento não é o mais importante. O que realmente importa em um litígio são os dados gerados como prova.

Por isso, ao adicionar apenas uma imagem a um documento, você tem menos evidências de aceitação do que ao usar uma plataforma como o Autentique. Esta, além da imagem, captura dados pessoais e de ação, como CPF, data de nascimento, e-mail, hora, IP e geolocalização.

Concordamos que, com a apresentação de todos esses dados, fica difícil argumentar que a ação não foi realizada pela pessoa em questão, certo? Então, fica a dica para você resguardar o seu negócio.

O que pode ser assinado de forma eletrônica?

Muitos documentos do Departamento Pessoal (DP) podem ser assinados de forma eletrônica, incluindo:

  • Contratos de trabalho;
  • Folha de ponto;
  • Avisos e recibos de férias;
  • Acordos coletivos com sindicatos;
  • Documentos de admissão e rescisão de contrato;
  • Formulários de benefícios (como vale-transporte e plano de saúde);
  • Termos de compromisso ético e de conduta;
  • Termos de confidencialidade;
  • Acordos de trabalho remoto (home office);
  • Autorizações para acesso a equipamentos e informações;
  • Comunicados sobre realocação, uso de equipamentos de proteção (EPIs) e outros assuntos;
  • Extensões contratuais;
  • Declarações de aposentadoria, entre outros documentos relacionados.

Como a assinatura eletrônica da folha de ponto ajuda o RH e o DP da sua empresa?

Facilitar o cumprimento das obrigações legais é benéfico tanto para a empresa quanto para os colaboradores. A utilização da assinatura eletrônica torna o processo de validação da folha de ponto simples e rápido, podendo ser realizado com apenas alguns cliques através do aplicativo Fortime.

Por fim, essa praticidade agiliza a tarefa do Departamento Pessoal em garantir que todos os funcionários revisem e assinem a folha. Além disso, dependendo da tecnologia, o sistema pode enviar automaticamente notificações solicitando a assinatura do colaborador assim que o gestor fechar a folha de ponto, assim como o Fortime.

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