Admissão: Saiba a importância desse processo para a sua empresa

O processo de admissão é um dos principais e mais estratégicos desafios da área de RH. 

Controlar a entrada e saída de funcionários é uma obrigação para todas empresas que possuem mais de 10 profissionais. Porém, apesar de ser uma determinação legal, o controle da jornada e do acesso ainda é fundamental para a gestão de pessoas. Por isso, a importância de realizar esse processo corretamente.

Mesmo sabendo dessa importância, muitas organizações ainda adotam processos falhos e manuais para desenvolvimento dessa atividade. Desse jeito, é possível a ocorrência de erros que prejudicam a rotina dos responsáveis por gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores. Além disso, podem trazer alguns problemas graves para as empresas.

O que é admissão?

A admissão é muito mais do que a simples formalização de um contrato de trabalho. Trata-se de um processo estruturado e estratégico, que marca o início do relacionamento profissional entre colaborador e empresa, garantindo que essa entrada seja legalmente correta, operacionalmente funcional e culturalmente integrada.

Na prática, a admissão começa no momento em que a vaga é fechada e o candidato é aprovado, e só se encerra quando ele está plenamente integrado ao ecossistema organizacional. Esse caminho envolve três dimensões principais:

1. Dimensão legal – Garante que a contratação esteja alinhada à legislação vigente (como a CLT e a LGPD). Inclui a assinatura do contrato, entrega e conferência de documentos, realização do exame admissional e registro no eSocial.

2. Dimensão operacional – Prepara toda a infraestrutura para que o novo colaborador possa desempenhar seu papel desde o primeiro dia. Isso vai desde a disponibilização de equipamentos e acessos até a configuração de sistemas e a reserva de um espaço físico ou digital de trabalho.

3. Dimensão humana e cultural – Muitas vezes negligenciada, mas fundamental para o engajamento e retenção. Aqui entram as ações de onboarding, apresentação da cultura organizacional, valores, missão e propósito, além de momentos de acolhimento que reforçam o sentido de pertencimento.

Uma boa admissão não se resume a “contratar pessoas”, mas sim a conectar talentos ao DNA da empresa. É nesse momento que o novo colaborador forma suas primeiras impressões, que influenciarão diretamente seu engajamento, produtividade e permanência no longo prazo.

Quando bem executada, a admissão transforma o primeiro dia de trabalho em uma experiência memorável, aumentando a confiança e o alinhamento entre indivíduo e organização. Por isso, empresas de alta performance tratam a admissão como um pilar central de sua estratégia de marca empregadora.

Principais problemas de não controlar entrada e saída de funcionários

Quando falamos em problemas graves para empresas, devemos focar em dois pontos de atuação desses problemas: segurança e gestão.

Segurança em controlar a entrada e saída de funcionários

A segurança de uma empresa deve ser uma das principais preocupações de gestores e empresários. O desafio de deixar o patrimônio físico e os profissionais seguros deve ser algo levado em consideração em cada decisão.

Por isso, a falta de controle sobre a entrada e saída de funcionários da empresa ou de um local importante para o negócio é tão prejudicial para a organização. Essa falta de controle faz com que não seja possível garantir que apenas quem é autorizado tenha acesso aos ambientes.

Esse fato abre caminho para que invasores e pessoas não autorizadas consigam entrar e sair dos ambientes. Além da falta de segurança com os profissionais que atuam ali, há a questão de manter seguro o patrimônio físico da empresa. Além disso, é importante evitar que pessoas tenham acesso às informações sigilosas de um negócio.

Gestão de entrada e saída de funcionários

A gestão também é importante para as empresas. Não controlar entrada e saída de funcionários é a forma do gestor não ter conhecimento sobre a sua equipe e sobre os colaboradores da empresa.

A falta desse controle faz que seja impossível entender a rotina dos funcionários. Assim, perdendo a oportunidade de realizar uma gestão focada em resultados e desempenho.

É uma obrigatoriedade prevista na CLT para empresas que possuem mais de 10 colaboradores. Assim, as informações são utilizadas para controlar a jornada de trabalho e estabelecer os parâmetros de pagamento e entendimento das ausências.

Quais são os tipos de admissão?

No contexto de RH e legislação trabalhista brasileira, podemos classificar os tipos de admissão de acordo com o vínculo de trabalho e a modalidade de contrato.
Segue um panorama completo e aprofundado:

1. Admissão por prazo indeterminado (CLT efetivo)

• Mais comum no mercado.
• Não há data definida para o término do contrato.
• Garante todos os direitos previstos na CLT (férias, 13º, FGTS, aviso prévio, etc.).
• Geralmente envolve experiência de até 90 dias (contrato de experiência).

Indicado para: funções permanentes e estratégicas na empresa.

2. Admissão por prazo determinado

• Contrato com início e fim definidos, não podendo ultrapassar 2 anos (art. 445 e 451 da CLT).
• Pode ser renovado uma única vez.
• Encerra-se automaticamente ao fim do prazo.

Indicado para: demandas temporárias, projetos específicos ou substituição de colaboradores afastados.

3. Contrato de experiência

• Subtipo do prazo determinado.
• Duração máxima: 90 dias.
• Serve para que empresa e profissional avaliem a adaptação mútua.

Indicado para: testar desempenho e fit cultural antes de efetivação.

4. Admissão temporária (Lei 6.019/74)

• Contrato via empresa de trabalho temporário registrada no MTE.
• Prazo máximo: 180 dias, prorrogáveis por mais 90.
• Usada para substituições transitórias ou aumento excepcional de demanda.

Indicado para: picos sazonais (como Natal, Black Friday) ou licenças.

5. Aprendiz (Lei 10.097/2000)

• Para jovens de 14 a 24 anos (salvo PCDs, sem limite de idade).
• Contrato de até 2 anos com formação teórica e prática.
• Direitos da CLT garantidos, mas com jornada reduzida.

Indicado para: desenvolvimento de jovens talentos e cumprimento de cota legal.

6. Estágio (Lei 11.788/2008)

• Não cria vínculo empregatício se seguir todos os requisitos legais.
• Pode ser obrigatório (curricular) ou não obrigatório.
• Jornada reduzida, bolsa-auxílio e auxílio-transporte.

Indicado para: formação prática de estudantes.

7. Intermitente (Lei 13.467/2017 – Reforma Trabalhista)

• Prestação de serviços de forma não contínua, com períodos alternados de trabalho e inatividade.
• Pagamento proporcional a cada período trabalhado.

Indicado para: atividades sazonais ou com demanda imprevisível.

8. Autônomo ou Pessoa Jurídica (PJ)

• Não cria vínculo empregatício se for verdadeiramente autônomo ou prestador de serviço.
• Contrato regido pelo Código Civil, não pela CLT.

Indicado para: profissionais especializados que atuam de forma independente.

O que diz a lei sobre admissão no Brasil

A admissão de um colaborador é um ato que vai muito além de dar boas-vindas a um novo integrante da equipe. No Brasil, ela é cercada de obrigações legais, prazos e procedimentos que garantem a segurança jurídica tanto para a empresa quanto para o trabalhador. Ignorar essas exigências pode gerar multas e problemas trabalhistas sérios.

Registro do empregado: a primeira obrigação

De acordo com o artigo 41 da CLT, todo empregador é obrigado a registrar o colaborador na Carteira de Trabalho Digital antes que ele inicie suas atividades. Esse registro deve conter informações como a data de admissão, remuneração, cargo e eventuais condições especiais.

Além disso, a contratação precisa ser informada ao eSocial — sistema unificado de obrigações fiscais e trabalhistas — antes do primeiro dia de trabalho. Essa comunicação é feita pelo Evento S-2200 e o descumprimento acarreta multa.

Exame médico admissional: segurança antes do início

Segundo a Norma Regulamentadora nº 7 (PCMSO), o exame médico admissional é obrigatório e deve ser realizado antes que o colaborador assuma suas funções. Seu objetivo é garantir que o profissional esteja apto para a atividade, preservando sua saúde e prevenindo riscos ocupacionais.

Contrato de trabalho: clareza e segurança jurídica

Embora a lei permita que o contrato de trabalho seja verbal, a melhor prática é sempre formalizar por escrito. Isso evita dúvidas sobre direitos, funções e benefícios.
A legislação prevê diferentes modalidades de contrato — prazo indeterminado, prazo determinado, experiência, intermitente e temporário — cada uma com regras próprias.

Entrega de documentos e políticas internas

Durante o processo de admissão, o empregador deve fornecer e colher a assinatura de documentos internos, como regulamento da empresa, políticas de conduta e termos de confidencialidade. É importante também adequar o tratamento de dados pessoais às regras da LGPD.

Direitos garantidos no momento da admissão

No ato de admissão, o trabalhador já passa a ter direito à remuneração acordada, benefícios previstos em contrato ou convenção coletiva e um ambiente de trabalho seguro, conforme as Normas Regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho.

Prazos e penalidades para o descumprimento

A empresa deve efetuar o registro até o dia anterior ao início das atividades. O não cumprimento pode gerar multas que partem de R$ 3.000,00 por empregado (R$ 800,00 para microempresas). A falta de comunicação ao eSocial também implica sanções financeiras.

Quais são as etapas da admissão?

Para realizar uma admissão, existem algumas etapas que precisam ser pensadas e elaboradas com muito cuidado. Por isso, listamos quais são essas etapas:

• Divulgação da vaga (pode ser pelo site da empresa, redes sociais ou em sites especializados);
• Seleção dos currículos;
• Agendar e realizar as entrevistas;
• Esclarecer as disposições da vaga (salário e benefícios)
• Feedbacks;
• Assinatura do contrato e preenchimento da CTPS;
• Cadastro e envio dos dados para o eSocial;
• Recepção e onboarding para o novo contratado.

Quais os documentos necessários para a admissão de um colaborador?

Além do passo a passo que mencionamos, é importante ter bastante atenção nos documentos. Sendo assim, veja a lista da documentação necessária para concluir o processo de admissão:

• CPF;
• RG;
• CNH (caso a vaga precise);
• Título de eleitor;
• Certidão de nascimento;
• Carteira de trabalho (física ou digital);
• Dispensa de reservista;
• Número do PIS ou NIS;
• Foto 3×4;
• Comprovante de endereço;
• Certificado de conclusão do ensino médio e diploma;
• Atestado médico admissional.

O que é contratação online?

A contratação online, também denominada admissão digital, consiste na transformação digital completa do procedimento de recrutamento e seleção, abrangendo desde o recebimento de currículos até a entrega dos documentos necessários para efetuar a contratação.

É importante ressaltar que os sistemas encarregados dessa função não se limitam a ser uma mera solução para rastrear candidatos. Ou seja, eles devem operar como um banco de dados contendo todas as informações pertinentes ao processo de admissão, englobando o armazenamento de documentos, anotações, resultados de testes, mediação de entrevistas e proporcionando soluções para a automação de algumas tarefas.

Além disso, tudo isso precisa estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Para obter mais informações sobre a LGPD, assista ao vídeo a seguir:

A extensão dessas funcionalidades pode gerar preocupações em alguns analistas de RH sobre a desumanização do processo de contratação. Contudo, quando o setor elabora os passos digitais  cuidadosamente, o efeito é, na realidade, o oposto.

Agora que você está familiarizado com o conceito de contratação online, vamos explorar como ela opera.

Como funciona a contratação online?

A principal diferença entre o processo de contratação online e o tradicional está na sua natureza digital. Não obstante essa característica, todos os outros aspectos podem permanecer.

Isso se deve ao fato de que cada empresa adota procedimentos específicos ao selecionar novos colaboradores. Podem existir mais de uma entrevista, testes comportamentais, solicitação de amostras de trabalho e outras avaliações.

Portanto, é fundamental um processo eficiente de admissão online que deve ser versátil, permitindo a personalização do processo. Em linhas gerais, o procedimento ocorre da seguinte forma:

• Realização das entrevistas e processos necessários;
• Tomada de decisões com base nos dados coletados e registrados;
• Comunicação do resultado do processo seletivo;
• Envio e verificação dos documentos necessários para a admissão;
• Registro nos órgãos competentes;
• Início da jornada de trabalho.

Exploraremos cada etapa do processo em detalhes nos próximos tópicos, mas antes, veremos algumas vantagens e desafios relacionados à contratação online.

Vantagens da contratação online

A contratação online tem se tornado cada vez mais comum e traz consigo diversas vantagens. Uma delas é a facilidade de acesso a um grupo maior de talentos, permitindo que as empresas encontrem profissionais qualificados em qualquer lugar do mundo.

Além disso, a contratação online permite que o processo seletivo seja realizado de forma mais rápida e eficiente, eliminando a necessidade de deslocamentos e entrevistas presenciais, reduzindo os custos com deslocamento e infraestrutura, já que não é necessário ter um espaço físico para entrevistas e processos seletivos.

Sendo assim, ao optar pela contratação online, as empresas podem economizar em despesas relacionadas a viagens, hospedagens e infraestrutura para entrevistas presenciais.

Desafios da contratação online

No entanto, também existem desafios nesse tipo de contratação. Um dos principais é a dificuldade em avaliar a veracidade das informações fornecidas pelos candidatos, já que não é possível ter um contato presencial.

Por isso, é importante realizar uma análise minuciosa do currículo, verificar referências e realizar entrevistas por videoconferência para minimizar esse risco.

Outro desafio é a comunicação efetiva entre a equipe, principalmente quando se trabalha com profissionais remotos. É necessário estabelecer canais de comunicação claros e eficientes, além de promover uma cultura de transparência e colaboração.

Apesar dos desafios, a contratação online oferece inúmeras vantagens e pode ser uma ótima opção para empresas que buscam ampliar sua equipe de forma ágil e eficiente.

E como fica a assinatura da carteira de trabalho?

Atualmente, é possível substituir a tradicional carteira de trabalho pela versão digital do documento. Isso permite que as empresas registrem os dados necessários de maneira fácil e eficiente.

A carteira de trabalho digital foi estabelecida pela Lei N° 13.874 de 2019, também conhecida como Lei da liberdade econômica, e pela Portaria N° 1.065 do mesmo ano, emitida pelo Ministério da Economia.

Dessa forma, o empregador apenas precisa preencher os campos pertinentes no eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), e tudo será atualizado automaticamente.

E o contrato digital, ele é legalmente válido? Algumas ferramentas para contratação online possibilitam a assinatura digital do contrato com total validade jurídica.

Como fazer um contratação online?

Independentemente das ferramentas utilizadas pelo RH ou DP da sua empresa, é essencial seguir algumas etapas para assegurar o sucesso e a conformidade trabalhista na contratação online:

Planejamento do processo: Antes de iniciar um projeto de contratação online, é preciso planejar cuidadosamente, abordando questões como vagas disponíveis, etapas necessárias, responsáveis, triagem de currículos, ferramentas utilizadas e oportunidades de automação;

Criação de uma “persona”: A criação da persona para um novo colaborador envolve identificar características e competências desejadas. Isso orienta um bom roteiro de entrevistas e testes, enquanto uma descrição de cargo amplifica a qualidade das candidaturas, considerando hard e soft skills, além do encaixe cultural;

Divulgação da vaga: Plataformas e ferramentas de recrutamento online são grandes aliados do RH e DP, além das redes sociais e seu próprio site para divulgar as vagas disponíveis;

Triagem de currículos: Após o recebimento dos currículos, o RH e DP analisam e selecionam de acordo com os critérios estabelecidos pela empresa;

Entrevistas virtuais: Os candidatos são entrevistados por videoconferência, permitindo uma avaliação mais detalhada de suas habilidades e competências. Essa etapa é importante para conhecer melhor o candidato e esclarecer qualquer dúvida. Geralmente, as empresas fazem duas entrevistas, uma com o RH e outra com o gestor da área;

Testes e avaliações: Dependendo da vaga, podem ser aplicados testes online para avaliar o conhecimento técnico dos candidatos;

Envio da documentação: Transmita ao candidato todos os documentos necessários para a admissão, como contrato de trabalho, termo de confidencialidade, políticas internas, formulários de cadastro, entre outros;

Contratação: Após todas as etapas do processo seletivo, o candidato selecionado é contratado e recebe todas as informações necessárias para iniciar suas atividades;

Onboarding virtual: Por fim, a integração do novo colaborador. Essa etapa inclui mensagens de boas-vindas, informações sobre as rotinas internas e vídeos sobre a empresa e sua cultura.

Quanto tempo leva o processo de contratação online?

Uma das grandes vantagens da admissão online é a capacidade de automatizar algumas questões, como o envio de mensagens, por exemplo.

Além disso, pela eliminação de reuniões presenciais e resolução remota de toda a burocracia, há uma considerável redução no tempo necessário para concluir o processo.

Geralmente, as empresas levam até 5 dias após comunicar ao profissional que foi aceito para a vaga, resolvendo questões como recebimento e conferência da documentação, além da assinatura do contrato de trabalho.

Como controlar a entrada e saída de funcionários de forma efetiva

Agora que ficou claro que os problemas da fala de controle são sérios, é preciso saber como realizar esse processo. Não adianta realizar um controle que não ofereça informações seguras e corretas sobre a movimentação. Por isso, é preciso deixar de lado todos os procedimentos manuais e partir para uma solução tecnológica e confiável.

É preciso falar sobre isso. Pois muitos gestores acreditam que anotar em papéis ou planilhas seja uma forma segura de fazer esse controle. Essa forma não é nem um pouco confiável e não garante nenhuma segurança para a empresa. Afinal, não há nenhuma ação para evitar que pessoas indesejadas acessem determinados ambientes.

Sabendo disso, podemos dizer que a solução ideal para resolver o problema do controle de entrada e saída de funcionários são dispositivos tecnológicos.

Atualmente, podemos destacar duas tecnologias fundamentais para o controle da entrada e saída de funcionários:

Controle de acesso

Essa tecnologia atua em conjunto com a liberação de portas e entradas e é pautada no reconhecimento da pessoa para liberação do acesso.

Podemos destacar os dispositivos de controle de acesso que atuam como fechaduras e utilizam tecnologias de leitura biométrica, facial ou mesmo reconhecimento de senhas. Como essas soluções são tecnológicas e integradas, elas se comunicam com softwares que permitem o acompanhamento e a gestão para monitorar essa movimentação.

Relógios de ponto

Por outro lado, temos que falar sobre as vantagens de contar com um relógio de ponto tecnológico. A marcação da jornada de trabalho deixará de ser um problema com adoção dessa tecnologia.

Isso acontece porque esses dispositivos foram pensados para evitar as fraudes que sempre aconteceram com a marcação manual. Principalmente quando falamos dos relógios de ponto biométricos, é possível ter certeza que apenas o profissional vai fazer a marcação da jornada.

Além dessa segurança, esse dispositivo ainda fornece informações importantes para responsável pela gestão de pessoas da empresa. Informações de horas extras, faltas e férias são configuradas e geridas por meio do software do dispositivo direto de um computador.

Utilizando esses dois equipamentos é possível agir de forma preventiva para evitar os problemas relacionados à falta de controle sobre a entrada e saída de funcionários das empresas. Os resultados são mais segurança para todos e uma gestão mais eficiente.

Falando em segurança, as câmeras de segurança também são importantes para garantir a proteção de empresas. Entenda mais neste conteúdo.