Onboarding: guia completo de integração de novo funcionário

Segundo uma estimativa, cerca de 88% das empresas não implementaram um processo de onboarding além disso, uma pesquisa publicada pelo Business News Daily informou que 93% dos empregadores concordam que uma boa experiência durante a integração é essencial para que o novo contratado queira permanecer na empresa. Então, por que a maioria das empresas ainda não tem esse processo bem definido?

Muitas vezes, as organizações não sabem como implementar corretamente o onboarding, mas estamos aqui para te ajudar! Então, leia até o final e veja dicas de como realizar esse processo de forma eficiente, garantindo a retenção de talentos.

Sumário

O que é onboarding?

Onboarding é o processo de integração de novos funcionários em uma empresa, incluindo apresentação, treinamento e adaptação do profissional. Derivado do inglês “to board”, que significa “embarcar”, esse processo é essencial para acolher os novos colaboradores, para adaptação da cultura organizacional e rotina da empresa.

Dessa forma, o objetivo do onboarding é garantir que os novos funcionários compreendam profundamente a missão, visão e valores da empresa, além das habilidades e comportamentos esperados para o desempenho das funções.

No entanto, esse processo não se resume a uma simples apresentação; requer planejamento cuidadoso por parte do RH. Contudo, veremos adiante como implementá-lo de forma eficaz.

Qual a importância do onboarding?

O onboarding é um processo muito importante para o sucesso de qualquer empresa, pois assegura uma integração eficiente de novos colaboradores. Ele não se limita a uma simples rotina de RH, mas representa uma estratégia essencial para engajar os funcionários desde o primeiro dia, acelerando sua adaptação ao novo ambiente de trabalho.

Imagina a seguinte situação: você passou em um processo seletivo e em seu primeiro dia de trabalho, ao chegar na empresa, você é direcionado para a sua estação e pronto. Você com certeza ficará perdido, sem saber o que fazer, certo?

Por isso o onboarding é importante, para orientar o novo colaborador. Contudo, a importância desse processo vai além de apresentar a empresa e as tarefas do funcionário, ele possui outros diversos benefícios, tais como:

Retenção de talentos

Funcionários que recebem acompanhamento próximo durante essa fase de integração tendem a se adaptar mais rapidamente, formando laços com a equipe e desenvolvendo um maior compromisso com a organização. Dessa forma, o onboarding se torna uma ferramenta estratégica para a retenção de talentos, impactando diretamente a satisfação e o desempenho dos colaboradores.

Diminuição do turnover

Um onboarding bem estruturado cria uma primeira impressão positiva e fortalece o clima organizacional, o que ajuda a diminuir a rotatividade. Além disso, promove um maior engajamento e motivação, fazendo com que os novos colaboradores se sintam acolhidos e dispostos a contribuir com a equipe.

Qualidade das entregas

Ao compreenderem suas responsabilidades e o funcionamento da empresa, os novos funcionários podem desempenhar suas funções com mais segurança e eficiência. Isso reduz erros e retrabalho, aumentando a produtividade geral.

Fortalecimento da cultura

Por fim, um bom processo de onboarding estabelece um alinhamento entre a cultura organizacional e as expectativas dos colaboradores, minimizando mal-entendidos e facilitando a adaptação. Assim, investir em um onboarding eficaz é fundamental para otimizar o desempenho do time e garantir resultados positivos para a organização.

Quais são os 4Cs do onboarding?

O modelo dos “4Cs” do onboarding, desenvolvido pela professora Talya Bauer são: conformidade, clarificação, cultura e conexão. Veja mais detalhes sobre cada passo dessa estratégia:

Conformidade: esta etapa envolve a apresentação das normas legais, políticas e regulamentos da empresa. É fundamental que o novo colaborador conheça o código de conduta, os valores organizacionais e receba treinamento sobre segurança no trabalho e boas práticas.
Clarificação: aqui, o foco é alinhar as expectativas entre a empresa e o colaborador. Essa fase inclui a apresentação das metas e responsabilidades do cargo, além da definição de objetivos de curto e longo prazo, assegurando que o novo funcionário compreenda claramente suas atribuições.

Cultura: durante essa etapa, o novo colaborador é imerso na cultura organizacional. Ele aprende sobre a história da empresa, seus valores e símbolos, além de ter a oportunidade de interagir e se integrar com os colegas de trabalho, criando um senso de pertencimento.

Conexão: a última fase consiste na construção de redes de relacionamento dentro da empresa. O colaborador é apresentado aos canais de comunicação, além de ter oportunidades de participar de atividades sociais e eventos, o que facilita a inserção social e profissional.

Quanto tempo o onboarding dura?

A duração do processo de onboarding pode variar dependendo de alguns fatores como o tamanho da empresa, a complexidade do cargo e a experiência dos funcionários, mas, em média, novas contratações levam cerca de oito meses para se tornarem plenamente produtivas. No entanto, muitos gestores ainda aplicam programas de integração que não ultrapassam 30 dias.

Sendo assim, as grandes empresas tendem a ter processos mais longos em comparação às microempresas, por exemplo. Além disso, cargos mais complexos geralmente requerem um período de adaptação mais extenso para que o novo colaborador compreenda todas as responsabilidades.

Embora muitos especialistas concordem que o onboarding deve durar, no mínimo, três meses, uma estratégia eficaz é criar programas de desenvolvimento contínuo que ofereçam suporte ao colaborador mesmo após a fase inicial de integração. Essa abordagem não apenas facilita a adaptação, mas também ajuda a maximizar a produtividade a longo prazo.

Como implementar o onboarding na sua empresa?

Implementar um processo de onboarding eficaz é fundamental para garantir que novos colaboradores se sintam acolhidos e preparados para suas funções. Para facilitar essa tarefa, aqui está um checklist dividido em etapas que pode ser adaptado à realidade da sua empresa.

Planejamento

Defina os objetivos do programa de onboarding e determine os recursos necessários para a execução. Além disso, crie um cronograma de atividades para te guiar durante o processo.

Recepção

Providencie equipamentos e ferramentas essenciais para que o funcionário consiga realizar o seu trabalho. Dessa forma, configure todos os e-mails, acessos, logins e senhas em sistemas da empresa que ele vai precisar em sua rotina de trabalho. Outro ponto importante é comunicar para a equipe sobre a chegada do novo funcionário. E por último, desenvolva uma apresentação rápida sobre a empresa e o seu setor de atuação, além de preparar um kit de boas-vindas para acolher o novo colaborador.

Integração

Faça a integração do novo funcionário, apresentando os valores e a cultura organizacional. Para isso, crie atividades de integração, como rodas de conversa ou almoços em equipe, para facilitar a interação. Defina um mentor que acompanhará o novo colaborador em suas primeiras semanas. Faça também a apresentação do líder direto e outros gestores, além disso, promova um tour pelas instalações da empresa.

Treinamento

Aplique treinamentos sobre segurança no trabalho e as operações da empresa. Mostre como os processos devem ser realizados na prática, além de apresentar os produtos e serviços que a empresa fornece. Ofereça também uma capacitação adicional em áreas específicas, se necessário e realize avaliações para medir a eficácia dos treinamentos e ajuste conforme necessário.

Materiais de apoio

Durante o onboarding, é fundamental apresentar a cultura organizacional de forma clara, para que o novo colaborador entenda os valores e expectativas da empresa. Além disso, fornecer um manual do funcionário que inclua políticas, procedimentos e recursos disponíveis facilita sua adaptação. Orientar sobre os objetivos do setor e compartilhar modelos de documentos padrões garantem alinhamento nas responsabilidades.

Por fim, disponibilizar guias de boas práticas e detalhes sobre o código de vestimenta estabelece um padrão de conduta e profissionalismo, preparando o colaborador para representar a empresa adequadamente desde o início.

Acabou o onboarding e agora?

Após a conclusão do processo de onboarding, é essencial que o RH mantenha o acompanhamento do novo colaborador. Durante a integração, o foco foi ensinar sobre a cultura, políticas e processos da empresa, além de promover a interação com a equipe. No entanto, essa atenção não deve cessar; é fundamental continuar monitorando a satisfação do funcionário para garantir sua motivação e retenção.

Por isso, realizar reuniões regulares é uma boa prática para feedbacks, para discutir o progresso do colaborador, esclarecer dúvidas, entender suas expectativas e criar planos de desenvolvimento que ajudem em sua trajetória de carreira na empresa. Essa comunicação contínua fortalece o vínculo entre o funcionário e a empresa.

Para avaliar a eficácia do onboarding, é essencial aplicar pesquisas de satisfação que permitam aos novos funcionários expressar suas opiniões de forma anônima. Além disso, avaliações de desempenho após o período de adaptação ajudam a determinar se a contratação foi adequada.

Além disso, o RH deve acompanhar dados e métricas relevantes, como o tempo necessário para que os novos colaboradores comecem a mostrar resultados e as taxas de turnover precoce. É recomendável que todo o processo de onboarding seja documentado e revisado a cada seis meses, possibilitando ajustes para otimizar a integração dos talentos e evitar erros futuros. Essa abordagem proativa é fundamental para garantir uma experiência positiva e produtiva para os novos colaboradores.

Conclusão

Em suma, percebemos com esse conteúdo que que para causar uma boa impressão e impactar de forma positiva o seu novo contratado, é necessário um onboarding bem planejado, certo?

Através dele, todos os colaboradores colecionam pontos positivos em relação à empresa, tem uma boa primeira impressão e repassam suas emoções positivas para outros profissionais.

Por fim, não existe uma fórmula mágica para realizar o onboarding perfeito, até porque cada empresa tem suas particularidades, mas é importante ter em mente que é uma iniciativa de impacto para a organização. Por isso, é importante revisar sempre o planejamento para se adaptar à realidade da organização.

E para que o seu RH possa atuar de forma ativa nessa estratégia, um sistema para controle de ponto seria uma grande ajuda, certo? Conheça o Fortime e poupe o tempo que a sua gestão precisa.