A legislação trabalhista é um campo complexo e essencial para garantir que as empresas cumpram suas obrigações legais. Em vigor desde 1º de janeiro de 2023, a Portaria 4198/22 trouxe algumas mudanças à Portaria 671/21, amplamente conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico.

Dessa forma, atualizar-se sobre essas modificações é fundamental para quem lida com a gestão de pessoas e precisa realizar a gestão da jornada de trabalho.

Embora a nova portaria não modifique de forma significativa as regras existentes para o controle de jornada, ela traz novidades que o RH e DP devem observar. Continue a leitura para entender quais são essas mudanças!

O que é a Portaria 4198?

A Portaria 4198 é uma regulamentação emitida pelo MTP (Ministério do Trabalho e Previdência), que regulamenta algumas questões relacionadas à legislação trabalhista. Além disso, ela altera algumas partes da Portaria 671.

Publicada em dezembro no Diário Oficial da União (DOU), a legislação entrou em vigor em 1º de janeiro de 2023. No entanto, alguns incisos só começaram a valer em 1º de janeiro deste ano.

Este texto introduz várias alterações importantes e, por isso, é essencial que o DP e o RH estejam a par de todas essas mudanças. Essa recomendação também se estende à alta gestão e a outros setores envolvidos na gestão das relações de trabalho, como o jurídico.

O que é a Portaria 671?

A Portaria 671, estabelecida pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), visa simplificar a legislação trabalhista, abrangendo aspectos como controle de ponto eletrônico, carteira de trabalho digital, registro de funcionários, jornada de trabalho, entre outras regulamentações.

Publicada oficialmente no Diário Oficial da União em 11 de novembro de 2021, a Portaria 671 veio com o intuito de desburocratizar e unificar a legislação trabalhista. Ela abrange não apenas o registro de ponto, mas também relações contratuais, sindicatos e políticas públicas relacionadas.

Vale ressaltar que a Portaria 671 substitui duas outras legislações: a Portaria 373 e a Portaria 1510.

Para alcançar essa simplificação, o decreto Nº 10.854, publicado simultaneamente à Portaria 671, consolidou mais de 1.000 decretos, portarias e instruções normativas em apenas 15 normas. Essa medida beneficia tanto colaboradores quanto empregadores.

O Ministério do Trabalho e Previdência destacou que, com a Portaria 671, foram eliminadas exigências obsoletas, burocráticas e desnecessárias que não estavam previstas em lei. As normas foram simplificadas, desburocratizadas e modernizadas, representando a primeira revisão completa da legislação trabalhista infralegal.

Quais as principais alterações que a Portaria 4198 trouxe?

A seguir, destacamos os pontos principais da Portaria 4198 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), que são fundamentais para o seu DP. Explicaremos quais regras já estão em vigor e quais entrarão em vigor em 2024. Confira:

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Mediação Sindical

Em situações de conflito trabalhista, tanto colaboradores quanto empregadores podem recorrer à mediação do sindicato para resolver suas diferenças.

Para que a mediação ocorra, é necessário solicitar a intervenção, assegurando que a entidade sindical esteja com seu cadastro ativo e o mandato da diretoria atualizado no Cadastro Nacional de Entidades Sindicais (CNES).

O processo de mediação segue as diretrizes estabelecidas pela Portaria 671/21. A solicitação deve ser feita através do portal de serviços do Governo Federal, no site gov.br.

“Parágrafo único. A unidade de relações do trabalho, diante de relevante interesse público da atividade, poderá convidar as partes para reunião de mediação.”

Sistemas de cadastros

A partir do ano-base 2019, as informações exigidas pela RAIS são agora submetidas através do eSocial, conforme estipulado pelo artigo 145 da Portaria 4198. Isso implica que todas as transações de dados devem ser devidamente encaminhadas ao eSocial.

“Art. 145. A obrigação contida no art. 24 da Lei nº 7.998, de 1990, combinada com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975, que institui a RAIS, passa a ser cumprida por meio do eSocial, a partir do ano base 2019, pelas empresas obrigadas à transmissão das seguintes informações de seus trabalhadores ao eSocial, referentes a todo o ano base:”

Portanto, este processo abrange dados contratuais, localização da atividade de trabalho, valores de remuneração mensal, informações relacionadas à rescisão contratual, se aplicável, entre outros detalhes específicos descritos no referido artigo.

Da mesma forma, o CAGED segue a mesma diretriz, onde todos os dados obrigatórios fornecidos ao governo – como data de admissão, salário, jornada de trabalho, local de trabalho, entre outros – devem ser enviados através do eSocial. Essa mudança visa centralizar e simplificar os processos de prestação de informações acessórias pelo Departamento Pessoal (DP).

Saúde do profissional

A Portaria 4198 estabelece diretrizes claras para o registro das informações relacionadas ao monitoramento da saúde dos colaboradores. Segundo o artigo 14, essas informações devem ser registradas até o 15º dia do mês seguinte à ocorrência, conforme especificado no artigo correspondente da Portaria 671.

Uma das nuances importantes introduzidas pela Portaria 4198 é a definição da data da ocorrência para essas informações. De acordo com o § 9º do artigo 14, a data da ocorrência é considerada como a data em que o exame médico correspondente foi realizado, exceto no caso do exame admissional, onde a data da admissão do funcionário deve ser adotada como a data da ocorrência.

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Essas medidas estão em vigor desde 1º de janeiro de 2023 e são fundamentais para garantir a conformidade das empresas com as obrigações legais sobre à saúde dos trabalhadores, conforme as normativas das Portarias 4198 e 671.

Regulamentação da apuração e prazo de pagamento das parcelas variáveis

A Portaria 4198 trouxe novas diretrizes sobre a apuração e o prazo de pagamento das parcelas variáveis que compõem a remuneração dos trabalhadores. Essas parcelas são definidas como aquelas dependentes de parâmetros quantitativos relacionados à jornada ou produtividade, como horas extras, comissões e gorjetas.

Vale ressaltar que não se incluem nessas parcelas o salário proveniente da jornada regular do empregado, independentemente de ser horista, diarista ou semanalista.

Além de esclarecer esses pontos, a portaria estabelece regras específicas para o pagamento e a escrituração dos valores relativos ao trabalho realizado após o fechamento da folha. Tais como:

  • O pagamento das parcelas variáveis referentes ao trabalho após o dia 20 do mês não precisa ser até o quinto dia útil do mês seguinte, sem que isso configure infração ao disposto no art. 459, § 1º, da CLT;
  • O mesmo prazo se aplica às devoluções de descontos por faltas, atrasos e saídas antecipadas injustificadas após o dia 20 de cada mês;
  • Para trabalhadores que recebem exclusivamente por comissão ou produção, admitidos ou retornados ao trabalho após o dia 20 do mês, o salário mínimo ou piso da categoria é garantido de forma proporcional aos dias trabalhados, a ser pago até o quinto dia útil do mês subsequente.

Em resumo, as novas diretrizes permitem que as parcelas variáveis da remuneração referentes ao trabalho realizado após o dia 20 de cada mês sejam pagas junto ao salário do mês subsequente. Isso proporciona clareza e conformidade às práticas de pagamento dentro das empresas. Lembrando que essa prática não é obrigatória e só direciona as empresas para que não haja nenhuma infração.

Assinatura eletrônica

No contexto do controle de ponto, as legislações frequentemente passam por atualizações visando simplificar o processo, regular o uso de novas tecnologias e aumentar a transparência nos registros e históricos.

Nesse sentido, a Portaria 4198 introduziu atualizações que permitem o uso da assinatura eletrônica como meio de comprovar a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto e pelo programa de tratamento de registros.

A partir de 1° de janeiro de 2023, as novas regras determinam que:

  • A assinatura eletrônica deve ser aplicada às saídas geradas pelo REP, incluindo o Arquivo Fonte de Dados (ADF), o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador e, no caso do REP-C, a Relação Instantânea de Marcações;
  • Também é exigida a assinatura para a saída gerada pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto, especificamente o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), substituindo os antigos arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratado) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais).
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Conclusão

Você sabia que existe uma maneira segura, rápida e em conformidade com a Portaria 4198 para realizar a assinatura eletrônica do cartão ponto?

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Por fim, usar nossa solução é simples: após a apuração do ponto, o gestor envia o cartão ponto para os funcionários, que podem assiná-lo diretamente pelo aplicativo no celular. Prático, não?

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