Atualmente nos deparamos com diversos tipos de distrações, principalmente devido à tecnologia, é cada vez mais comum adiarmos nossos compromissos. Além disso, vários outros motivos podem levar à procrastinação no trabalho.

Esse hábito pode se tornar recorrente e trazer diversos prejuízos para a empresa e para o próprio procrastinador.

Então, se você acredita que a procrastinação pode ser um problema em sua empresa, continue a leitura e saiba como evitar esse obstáculo.

O que é procrastinação?

A palavra procrastinação vem do latim procrastinatus que significa, literalmente, à frente (pro) e de amanhã (crastinatus) – à frente de amanhã.

Dessa forma, na língua portuguesa, procrastinação foi traduzida como adiar algo que poderia ser realizado naquele mesmo momento.

Provavelmente você já ouviu o seguinte ditado: “Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje”, certo? Então, essa frase expressa exatamente o sentido da procrastinação.

Contudo, vale ressaltar que a procrastinação não está ligada à preguiça. Algumas pesquisas afirmam que esse hábito de postergar as coisas está ligado ao funcionamento das conexões em nosso cérebro.

Entretanto, uma pesquisa realizada por cientistas da Universidade do Colorado, nos Estados Unidos, e publicada pela revista Exame, constatou que a procrastinação é um fator genético.

Já um artigo publicado pelo The Washington Post descreve a procrastinação como um comportamento de evitação, ou seja, fazendo qualquer outra coisa para se sentir melhor como uma forma de enfrentar o que deu errado, segundo Timothy Pychyl, professor que estuda procrastinação na Carleton University, em Ottawa.

Fato é que, quando a procrastinação se torna algo frequente e começa a prejudicar a pessoa ou outras pessoas ao redor, ela se torna um problema como veremos adiante.

O que é procrastinação no trabalho?

A procrastinação mantém o mesmo significado, porém, nesses casos, ela é voltada unicamente para o ambiente de trabalho. Mas, o que pode levar um colaborador a prorrogar ou até mesmo suspender suas atividades durante o dia?

Sabemos que esse hábito impacta a vida profissional e pessoal dos funcionários, todavia, precisamos ressaltar que cada indivíduo tem os seus motivos que levam à procrastinação.

O lado positivo é que, caso isso aconteça no ambiente interno, é possível tomar algumas medidas com o intuito de diminuir e até mesmo solucionar de vez essa prática.

Quais são os principais sinais da procrastinação?

Como já vimos, por mais que a procrastinação seja algo “comum”, não quer dizer que seja algo benéfico. Assim, quando a incidência de atrasos é alta e a produtividade é afetada, o gestor precisa ficar atento.

Não dá para afirmar, com toda a certeza, que o não cumprimento dos prazos é devido à procrastinação. Às vezes, o colaborador está com acúmulo de atividades ou até mesmo desenvolvendo burnout.

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Por isso, é muito importante uma liderança próxima e ativa para que esses tipos de adversidades sejam identificados corretamente.

Felizmente, a procrastinação pode ser facilmente identificada e muitas vezes, pelo próprio profissional. Nesses casos, cabe a ele tomar iniciativa e mudar suas atitudes.

Todavia, se o funcionário estiver procrastinando de forma exagerada, cabe ao líder ou o próprio RH da empresa uma conversa franca com ele. E caso não tenha nenhum tipo de mudança, o gestor pode dar uma advertência ao colaborador.

Então, veja abaixo alguns sinais que pode indicar que alguém esteja procrastinando:

  • Falta de foco;
  • Perde muito tempo com ideias e não as executa;
  • Faz todas as atividades no último minuto;
  • Péssimos hábitos matutinos e noturnos;
  • Dificuldade de se levantar;
  • Adia o máximo possível as atividades;
  • Não cumpre prazos;
  • Muitas vezes não consegue bater as metas;
  • Perde muito tempo com o celular ou atividades irrelevantes.

Quais são as causas da procrastinação no trabalho?

Uma vez que foi identificada a procrastinação no ambiente de trabalho, é importante observar o que está provocando esse hábito, já que vários fatores podem favorecer a procrastinação.

Podemos dizer que, na maioria dos casos, a procrastinação está ligada ao contexto emocional que pode ser motivada por fatores internos e/ou externos. Veja quais são os principais fatores que causam a procrastinação no trabalho:

Fatores internos

Nesses casos, os fatores que levam à procrastinação estão diretamente relacionados ao psicológico dos profissionais. São eles:

  • baixa autoestima;
  • medo de errar;
  • medo de ser julgado;
  • perfeccionismo;
  • excesso de autoconfiança;
  • insegurança;
  • estresse;
  • traumas do passado, entre outros.

Fatores externos

Já os fatores externos não são atribuídos aos profissionais, mas sim ao ambiente em que eles estão inseridos. São eles:

  • ambiente de trabalho nocivo;
  • não ter um plano de carreira definido;
  • salário abaixo do que o oferecido no mercado;
  • responsabilidade em excesso;
  • atividades excessivamente complexas;
  • não tem tempo suficiente para as atividades;
  • ambiente de trabalho desorganizado;
  • não prezar pela ergonomia;
  • não existir uma cultura organizacional;
  • falta de oportunidades de crescimento, entre outros.

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Quais são os impactos da procrastinação no ambiente de trabalho?

Como já vimos, a procrastinação afeta diretamente a produtividade do colaborador e pode prejudicar toda a equipe. Com isso, os resultados da empresa sofrem impactos negativos.

Dessa forma, toda a organização pode enfrentar sérias consequências, tais como:

  • aumento do turnover e do absenteísmo;
  • queda da produtividade;
  • equipes desunidas;
  • acúmulo de tarefas;
  • atrasos nos prazos para entregar as atividades;
  • o trabalho em equipe é extremamente abalado.

Além disso, a empresa pode ser prejudicada no mercado de trabalho, ou seja, a sua reputação pode ser arruinada pelos clientes e parceiros. Por isso, tanto os gestores quanto o RH precisam ficar atentos a qualquer indício de procrastinação.

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Dicas de como evitar a procrastinação no trabalho

Como já vimos, a procrastinação pode causar sérios problemas para o ambiente de trabalho. Contudo, ela não precisa ser um hábito constante do colaborador. Ou seja, podemos aplicar algumas práticas para evitar a procrastinação no trabalho.

Então, veja algumas dicas para resolver esse tipo de problema.

Identificar a causa da procrastinação

Um dos primeiros passos, tanto para resolver e evitar a procrastinação, é identificar o que está causando esse hábito.

Após encontrar quem é o responsável por prorrogar as demandas, tente perceber qual a procedência desse comportamento, pois só assim você conseguirá traçar um plano de razão para solucionar essa prática prejudicial.

Tenha uma cultura organizacional bem definida

Já sabemos como a cultura da empresa é muito importante para os colaboradores, certo? Para evitar a procrastinação não seria diferente. Por isso, manter o ambiente organizado ajuda a reduzir as distrações, consequentemente, o tempo das tarefas serão otimizados.

Então, como gestor, certifique-se de que tenha apenas o necessário para a realização do trabalho no local, ou seja, livre de materiais desnecessários que podem ocupar a atenção dos profissionais.

Além de incentivar a criatividade e a imaginação, um ambiente agradável motiva os colaboradores a realizarem um trabalho de qualidade.

Tenha uma boa comunicação interpessoal

A comunicação é a base de qualquer relacionamento. No ambiente de trabalho, a comunicação vai muito além da troca de informações, ou seja, existe um processo de transmitir e interpretar de forma correta o que está sendo passado.

Por isso, a comunicação interpessoal no trabalho é fundamental para qualquer procedimento na empresa, até mesmo para combater a procrastinação.

Então, certifique-se de a mensagem está sendo transmitida de forma entendível, pois qualquer tipo de ruído pode interferir na compreensão da mensagem, gerando dúvidas e consequentemente, o adiamento da tarefa.

Eliminar as tarefas mais complexas primeiro

Ao longo do dia, é comum que o cansaço absorva boa parte da criatividade dos funcionários, fazendo com que aumente a procrastinação. Sendo assim, o melhor é começar pelas obrigações mais complexas.

Além disso, algumas atividades causam um esgotamento maior em relação a outras. Por isso, é recomendável que você comece por essas tarefas, já que no começo do dia estamos mais descansados.

Divida os grandes projetos em pequenas atividades

Como vimos no tópico anterior, algumas tarefas absorvem mais energia do que outras, tanto pela complexidade quanto pelo tempo gasto. Caso, seu colaborador tenha dificuldade de concentrar por um longo período de tempo em apenas um projeto, divida-o em partes.

Assim, você facilita a execução dessa atividade e o seu colaborador não irá procrastinar, já que criar-se-á uma dinâmica na rotina.

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Trabalhe com recompensas

Essa dica se estende também para o âmbito pessoal. Podemos utilizar as recompensas a nosso favor e evitar a procrastinação. Além disso, essa técnica auxilia na produtividade.

E essas recompensas não são necessariamente prêmios ou brindes para o seu colaborador. Aqui, você pode propor pequenos desafios aos seus funcionários, fazendo alguns exercícios mentais.

Olha esse exemplo: Se eu cumprir essa tarefa até o almoço, eu terei um período mais tranquilo de descanso, pois poderei adiantar minhas demandas da semana que vem.

Cuide da saúde física e mental

Nós já mencionamos que a procrastinação pode estar ligada aos nossos sentimentos e emoções, certo? Por isso, é fundamental cuidar da saúde mental e física dos seus colaboradores.

Se necessário, veja a possibilidade de oferecer um apoio psicológico aos seus funcionários.

Fuja das distrações

Como já visto, uma das causas da procrastinação são as distrações. Então, uma boa maneira de não adiar as atividades é exatamente fugir de tudo aquilo que irá tirar a atenção.

Então, para manter o foco no trabalho, crie uma ambiente propício para que seus colaboradores exerçam suas atividades da melhor forma possível, sem nenhum tipo de distração.

Crie listas e prazos reais

Se o seu colaborador tiver em mãos uma lista de projetos enorme e pouco tempo para executá-los, isso pode causar a procrastinação. Isso porque ele sentirá que não será capaz de realizar tudo a tempo e ficará desmotivado a iniciar as tarefas.

Nesse sentido, evite prazos irreais e rígidos, concentre-se em prazos acessíveis que darão segurança ao seu funcionário.

Faça uso de ferramentas de gestão de tempo

Podemos dizer que um dos maiores motivos para a procrastinação no trabalho é a falta de organização das rotinas. Por isso, você pode sugerir métodos e até mesmo ferramentas para gerenciar as demandas e os prazos.

Hoje é muito fácil encontrar plataformas que auxiliam nessa organização. E o mais interessante é que muitas dessas ferramentas tem versões gratuitas. Além disso, tem vários livros que ensinam métodos de organização entre as equipes.

Evernote, Trello, Asana e o próprio organizador do Google são alguns exemplos de plataformas para gestão de tempo e tarefas.

Conclusão

Em resumo, a procrastinação não é sinônimo de preguiça. Então, é importante um trabalho dos líderes e principalmente do RH para não deixar que esse hábito se torne frequente e prejudique a empresa.

É preciso ressaltar que não existe uma fórmula para acabar com a procrastinação no trabalho. Como vimos, ela pode ter várias causas e cada uma deve ser tratada de forma separada.

E para que o RH dedique o tempo necessário em ações a fim de diminuir a procrastinação, a Ortep oferece uma solução para otimizar o tempo na rotina do RH e DP.  Com o For Time, o sistema de ponto online da Ortep, o controle de ponto e o fechamento do mês é feito de forma prática.

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