Todos sabemos que o controle de ponto online revolucionou o modo de lidar com a jornada de trabalho dentro das empresas. Esse avanço trouxe também o uso do APP de Controle de Ponto para registar a jornada de trabalho dos seus colaboradores.
Esse dispositivo foi regulamentado pela Portaria 671 do MTE, que definiu as regras para o uso dos Sistemas Alternativos de Registro de Ponto. Essa tecnologia tornou o controle de ponto mais eficiente, ajudando a gerenciar as horas trabalhadas, horas extras, folgas e até mesmo o absenteísmo do seu pessoal.
Por que as empresas têm utilizado o APP de controle de ponto? Porque ele é uma alternativa de registro da jornada de trabalho tradicional. Durante a pandemia da COVID-19, as empresas começaram a buscar novas formas de manter-se dentro da legislação, principalmente no controle da jornada de trabalho dos colaboradores que trabalham na modalidade home office ou hibrida.
Assim, nesse artigo, vamos discutir sobre como as soluções de controle de ponto online, como app de controle de ponto, podem ajudar a seu negócio. Além disso, vamos falar sobre as diferenças para o controle de ponto eletrônico tradicional e os avanços tecnológicos que esse universo atravessa na atualidade. Continue com a gente!
Sumário
O que é um aplicativo de ponto eletrônico?
Um aplicativo de ponto eletrônico é um software desenvolvido para registrar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa de maneira digital e online. Sendo assim, os aplicativos substituem os métodos tradicionais de controle de ponto, como os relógios de ponto ou os livros de ponto. Essa prática oferece uma solução mais moderna, rápida, eficiente e segura.
Aqui estão algumas características e funcionalidades comuns de um aplicativo de ponto eletrônico:
Registro de ponto
Permite que os funcionários registrem suas entradas, saídas e intervalos de forma rápida e fácil. Geralmente através de um dispositivo móvel ou computador.
Geolocalização
Alguns App de Controle de Ponto utilizam a tecnologia de GPS e permitem o registro de ponto por geolocalização. Assim, é possível registrar o local exato onde o ponto foi registrado, garantindo que o funcionário esteja realmente no local de trabalho.
Confirmação de registro por foto e reconhecimento facial
Para aumentar a segurança e evitar fraudes, alguns aplicativos incluem o reconhecimento facial e a confirmação da batida através de uma selfie. Essa característica comprova a identidade do funcionário no momento do registro do ponto.
Relatórios e análises
Os aplicativos de controle de ponto oferecem também ferramentas para que os funcionários acompanhem a sua jornada de trabalho, assim como o seu banco de horas, faltas e horas extras;
Acessibilidade
Muitos aplicativos de ponto eletrônico são acessíveis via dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Isso permite que os funcionários registrem o ponto mesmo quando estão fora do escritório;
Alertas e notificações
Os App de registro de ponto podem enviar lembretes e notificações para os funcionários, lembrando-os de registrar seu ponto ou informando sobre quaisquer inconsistências, ou problemas detectados.
Como surgiram os APP de controle de ponto online?
O controle de ponto online é um Sistema Alternativo Eletrônico. Seu surgimento se deu com a Portaria 373/11 do Ministério do Trabalho e Emprego. Ela regulamentou o controle de ponto eletrônico segundo as novas tecnologias, simplificando os processos que envolvem a jornada de trabalho.
Assim, o controle é feito por um software na nuvem e que pode ser acessado através da internet e utilizado em variados dispositivos. E as informações registradas pela marcação de ponto do funcionário vão automaticamente para o sistema de tratamento de dados, contribuindo para uma visualização ampla de todas as horas trabalhadas.
Como funciona o App de controle de ponto?
O controle de ponto por aplicativo funciona como o relógio de marcação de jornada e informações dos funcionários. Pode-se dizer que o aplicativo serve como o meio físico desse controle de ponto, similar ao papel do relógio de ponto no sistema tradicional.
De uma forma prática, antes de iniciar a jornada de trabalho, o profissional acessa esse aplicativo e registra o seu ponto, repetindo o processo nos intervalos e na saída, após terminar a jornada.
Um banco de dados armazena esses registros e envia ao painel de gerenciamento da empresa. A partir disso, profissionais de RH e DP, ou os responsáveis pela gestão de pessoas das empresas realizam o processo de controle da jornada de trabalho.
O armazenamento desses dados dá acesso aos gestores a informações em tempo real, facilitando o acompanhamento da jornada de trabalho, a gestão de recursos humanos e o fechamento da folha de pagamento.
É possível realizar o controle de ponto de qualquer celular?
Sim, contudo é preciso que o app seja compatível com os dispositivos móveis dos colaboradores ou da empresa, que pode ser instalado em smartphones ou tablets com sistemas Android ou iOS, e pode ser acessado em computadores.
Ainda sobre o funcionamento, vale destacar que ao registrar o ponto, o sistema deve informar para o trabalhador que o processo foi concluído e emitir um comprovante. Em alguns casos, ainda é gerado um lembrete (via e-mail ou SMS), servindo como comprovante para o trabalhador.
O que diz a lei sobre o APP de ponto eletrônico online?
O aplicativo de ponto eletrônico é uma ferramenta que se enquadra nas disposições da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), especificamente no artigo 74, parágrafo 2°, que determina:
- Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
- 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Portaria 671, o que é
A Portaria 671 é uma lei que regulamenta o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico, incluindo os aplicativos de ponto no celular. Essa portaria trata das condições para o uso desse tipo de registro de ponto, além de estabelecer que as marcações sejam armazenadas em formato digital, como PDF assinado eletronicamente.
Dessa forma, ela trouxe uma grande atualização nas normas de registro de ponto eletrônico. Ela substituiu as antigas Portarias 1510 e 373, trazendo novas diretrizes que refletem as mudanças nas relações de trabalho e a evolução digital.
Com o objetivo de simplificar e desburocratizar a legislação trabalhista, a portaria introduziu a oficialização de três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto. São eles:
- REP-C (registrador eletrônico de ponto convencional);
- REP-A (registrador eletrônico de ponto alternativo);
- REP-P (registrador eletrônico de ponto por programa).
Além disso, essa nova portaria passou a exigir comprovantes de registro de ponto em formato eletrônico, garantindo maior transparência e segurança nos processos. Sendo assim, a solução alternativa (REP-A) inclui aplicativos de ponto eletrônico, desde que cumpram as seguintes regras:
- Permitir a identificação da empresa e funcionário;
- Não permitir restrições à marcação de ponto;
- Não fazer marcação automática do ponto;
- Possibilitar a extração eletrônica ou impressa dos registros;
- Não permitir a alteração ou eliminação dos dados registrados;
- Permitir a assinatura eletrônica conforme os parâmetros definidos.
Dessa forma, os aplicativos de ponto eletrônico, quando em conformidade com a legislação, oferecem uma solução moderna, eficiente e juridicamente válida para o registro de jornada de trabalho, superando os métodos tradicionais pela facilidade de uso e precisão na gestão de dados.
Como é feita a fiscalização?
Um dos maiores receios das empresas que adotam o controle de ponto pelo celular é a fiscalização do trabalho. Se um auditor fiscal chegar à sua empresa, você pode se perguntar como os registros de ponto serão avaliados.
Primeiramente, é essencial garantir que o sistema utilizado esteja em conformidade com as normas da CLT e com os requisitos da Portaria 671. O ponto registrado por meio de celular deve ser capaz de fornecer informações claras e detalhadas sobre as jornadas de trabalho, incluindo horas extras, intervalos e ausência de registros. Além disso, é importante que o sistema emita um comprovante de registro para apresentar aos fiscais.
Outro ponto importante é que os dados registrados através do celular devem ser armazenados de maneira que garantam a integridade das informações. O sistema deve ter auditoria incorporada, ou seja, um mecanismo que possibilite a verificação do histórico de alterações e registros. Isso facilita a comprovação de que não houve manipulação de dados durante o processo de registro.
Assim, na visita de um fiscal, é importante ter à disposição relatórios que o sistema gera e que comprovem o cumprimento das normativas trabalhistas. Estes relatórios devem ser claros, objetivos e facilmente acessíveis, o que reduz a possibilidade de questionamentos por parte dos auditores.
Facilitando a rotina do departamento pessoal
O uso de um aplicativo de controle de ponto oferece uma série de benefícios significativos para empresas e funcionários, como a redução de erros, aumento da eficiência, melhor controle do cumprimento das leis trabalhistas e maior transparência na relação entre empregador e colaborador.
Aqui estão as principais vantagens dessa solução digital:
Praticidade para o RH e DP
Com o controle de ponto digital os seus colaboradores têm facilidade de acesso, pois ele elimina filas na hora do registro de ponto, cartões esquecidos ou perdidos e a necessidade de estar fisicamente no local de trabalho para bater ponto. Com a praticidade dos smartphones, os funcionários podem registrar seus pontos com rapidez e facilidade, independentemente de estarem no escritório ou em campo.
Redução de falhas e erros na apuração de ponto
A praticidade do aplicativo reduz a incidência de atrasos e esquecimentos na marcação de ponto, já que muitas soluções enviam notificações em tempo real para os funcionários, garantindo os registros.
Além disso, todas as marcações são armazenadas na nuvem, eliminando a possibilidade de perda de dados e erros no cálculo da remuneração e das horas extras, comuns em processos manuais.
Redução de custos com horas extras indevidas
O uso do aplicativo reduz custos ao eliminar gastos com papel e manutenção de equipamentos, pois tudo ocorre no ambiente virtual, dispensando a necessidade de maquinário específico. A empresa também economiza evitando pagamentos indevidos por erros na marcação de ponto.
Facilidade nos processos
Com o controle de ponto digital, o DP ou RH não precisa passar horas analisando folhas de ponto manualmente. O processo é automatizado, e o software gera relatórios detalhados que facilitam o fechamento da folha de pagamento, liberando o DP para tarefas mais estratégicas.
Além disso, permite que gestores e funcionários acessem informações de qualquer lugar, facilitando a administração de equipes remotas ou híbridas, uma vez que o aplicativo de ponto possui a funcionalidade de GPS que permite verificar a localização exata das marcações.
Conformidade legal com as leis trabalhistas
O aplicativo de controle de ponto garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista, protegendo os direitos dos trabalhadores e proporcionando um mecanismo de defesa em caso de disputas judiciais.
Transparência e segurança com o funcionário
O app de controle de ponto oferece alta segurança com recursos de identificação através de criptografia de dados, assegurando a validade de cada marcação e prevenindo fraudes. Aplicativos em conformidade com as regras do MTP emitem comprovantes que permitem aos funcionários verificar seus registros e alterações, impedindo marcações indevidas.
Qual a diferença entre o relógio de ponto tradicional e o APP do controle de ponto?
O relógio de ponto tradicional e o aplicativo de controle de ponto eletrônico são ferramentas utilizadas para registrar a jornada de trabalho, mas apresentam diferenças significativas em funcionalidade, praticidade, segurança e custo.
Relógio de ponto tradicional
O relógio de ponto tradicional utiliza dispositivos físicos como relógios mecânicos, eletrônicos ou biométricos instalados em locais fixos na empresa. O registro é feito por meio de cartões de ponto, crachás magnéticos ou identificação biométrica, exigindo a presença física do funcionário.
Os dados são armazenados localmente e geralmente precisam ser transferidos manualmente para um sistema de apuração de ponto, exceto quando o software faz a integração com o relógio. No entanto, este método envolve custos com a compra e manutenção dos dispositivos e, em alguns casos, materiais consumíveis como cartões de ponto.
Aplicativo para controle de ponto
O aplicativo de ponto eletrônico utiliza software em dispositivos móveis ou computadores, permitindo registros por uma interface digital. O app de ponto, por outro lado, pode ser acessado de qualquer lugar através de dispositivos móveis. Isso permite que funcionários remotos ou externos registrem seus pontos sem precisar estar na empresa.
Dessa forma, é possível os registros via geolocalização (GPS), oferecendo flexibilidade para trabalhadores remotos, híbridos ou externos.
Além disso, os dados são armazenados na nuvem, permitindo acesso e gestão em tempo real, além de maior segurança e facilidade de backup. O aplicativo reduz custos ao eliminar a necessidade de dispositivos físicos e materiais.
E como funciona a apuração do ponto?
Após o registro do ponto, os dados são armazenados na nuvem e ficam disponíveis tanto para os gestores quanto para os funcionários. O tratamento de ponto envolve a análise desses registros para o cálculo das horas trabalhadas, horas extras, folgas e férias.
O sistema de ponto eletrônico no celular facilita esse processo ao fornecer todas as informações das marcações para o sistema que gera relatórios em tempo real, permitindo que os gestores acompanhem a jornada de trabalho de seus empregados de maneira ágil e precisa.
Qual o melhor aplicativo de ponto?
Você pode até encontrar muitos aplicativos de ponto no mercado, mas a escolha do Fortime, aplicativo de controle de ponto da Ortep para sua empresa, se justifica por uma série de benefícios comprovados pelos nossos clientes.
Uma das principais vantagens é a capacidade de operar offline, garantindo que as marcações de ponto sejam feitas mesmo em situações de falta de conexão com a internet, evitando falhas no sistema que poderiam comprometer o registro correto das horas trabalhadas.
Além disso, a funcionalidade de geolocalização por GPS permite às empresas monitorar a localização dos funcionários, fundamental para equipes externas, em regime híbrido ou home office. Isso também facilita o acompanhamento de rotas para vendedores e motoristas, aumentando a eficiência operacional.
O app e o sistema Fortime também se destaca pela facilidade no fechamento da folha de ponto, como constata a Tamiris Raissa, da Oculare:
“O processo de fechamento eletrônico do ponto através do Fortime é muito vantajoso para o RH, que tem seu tempo otimizado, diminuindo o retrabalho para a empresa e trazendo credibilidade ao processo e para o colaborador, oferecendo praticidade nos registros.”
Além de agilizar processos, o Fortime proporciona uma gestão mais estratégica para o RH e DP, oferecendo indicadores claros e dashboards que ajudam na identificação de inconsistências e na tomada de decisões informadas.
Por fim, o Fortime notifica os seus funcionários para que eles não esqueçam de registrar o ponto. Além disso, reduz drasticamente os gastos com horas extras desnecessárias devido a atrasos na gestão de folha de ponto.
Esses benefícios tornam o Fortime não apenas uma escolha eficiente, mas também econômica e estratégica para empresas que buscam otimizar seus processos de controle de ponto e recursos humanos. Quer ser um parceiro do Fortime? Preencha o formulário abaixo para conhecer mais sobre o Fortime.
Fortime - o melhor app de ponto do Brasil
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