A integração de colaboradores desempenha um papel importante no clima organizacional, uma vez que esse processo busca introduzir o novo membro à sua área, promovendo um senso de pertencimento.

Contudo, esse processo requer tempo e dedicação, pois é durante essa fase que ocorrem os alinhamentos essenciais entre missão, valores e cultura da empresa e o funcionário. 

No contexto de RH, a integração de funcionários, também conhecida como “onboarding”, (palavra que vem do inglês significa “embarque”) visa integrar os novos membros da equipe. Mas como realizar essa integração de forma eficaz? Continue a leitura e veja como. 

O que é integração de colaboradores?

Integração-de-colaboradores

A integração de novos colaboradores é um processo fundamental que visa familiarizar o novo funcionário à empresa. Trata-se de uma etapa de adaptação que permite ao novo membro conhecer as rotinas essenciais, locais e outros aspectos relevantes.

Quando a integração não é conduzida de maneira adequada, o novo colaborador pode se sentir desorientado e ter dificuldade em compreender o funcionamento geral da empresa, bem como a melhor forma de desempenhar suas tarefas.

Além de abordar as tarefas a serem desempenhadas pelos novos membros, a integração desempenha um papel crucial na transmissão dos valores e da cultura organizacional da empresa. 

Dessa forma, quando os colaboradores estão alinhados com esses valores, isso contribui para a manutenção de um clima organizacional positivo e fortalece o sentimento de pertencimento à empresa.

Quais as vantagens da integração dos colaboradores? 

A integração de novos funcionários desempenha um papel fundamental nas empresas independentemente do tamanho. Além de melhorar o clima organizacional, oferecer um ambiente acolhedor, tanto por parte dos líderes como dos colegas, aumenta-se significativamente as chances de retenção de talentos. 

Além disso, uma integração bem-sucedida serve para que o novo contratado tire todas as dúvidas, tanto sobre a empresa quanto sobre processos e procedimentos burocráticos, prevenindo mal-entendidos e situações desconfortáveis no futuro. 

Ela favorece a adaptação e a produtividade dos colaboradores, permitindo que se familiarizem mais rapidamente com a organização, seus colegas, líderes, processos e tecnologias, resultando em um desempenho mais eficiente desde o início.

Portanto, a integração contribui para a harmonia da equipe, facilitando a transição do novo profissional e evitando conflitos. Ao informar sobre a equipe, liderança e dinâmicas da empresa, a integração promove uma chegada suave e uma melhor interação entre os colegas.

O processo de integração também desempenha um papel importante no fortalecimento da marca empregadora, criando um ambiente agradável que faz com que os colaboradores se sintam valorizados, promovendo assim uma imagem positiva da empresa. 

Por fim, a integração contribui para a redução do absenteísmo e do turnover, pois cria um ambiente de trabalho mais acolhedor e motivador.

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Dicas de como fazer uma boa integração de colaboradores

Em primeiro lugar, é importante dizer que não existe uma fórmula universal para a integração de colaboradores, pois cada empresa deve adaptar seu processo com base em uma análise e em seus resultados. 

Aqui, apresentamos algumas dicas valiosas para uma integração eficaz e para te ajudar nesse processo. 

Crie um plano de ação 

Antes de tudo, o RH deve definir os passos para receber adequadamente os novos contratados na empresa. Elaborar um documento com informações claras e objetivas sobre as ações, métodos e prazos da integração é essencial. 

Em algumas empresas, esse processo pode se estender por várias semanas, devido aos treinamentos.

Ao desenvolver esse plano de ação, é comum que os gestores recorram à ferramenta 5W2H, cuja sigla faz referência aos pronomes interrogativos em inglês: What? (O que?), Why? (Por quê?), When? (Quando?), Where? (Onde?), Who? (Quem?), How? (Como?) e How Much? (Quanto?). 

Trazendo para o onboarding, você pode responder às seguintes perguntas-chave: “O que será feito?”; “Por que será feito?”; “Onde será feito?”; “Quando?”; “Por quem será feito?”; “Como será feito?”; e “Quanto custará?”. 

Essas questões ajudam a orientar na criação do plano de ação e a sua execução, facilitando eventuais ajustes conforme necessário.

Prepare o momento de recepção

Não há nada como começar com o pé direito, afinal, a primeira impressão é a que fica, certo? Sendo assim, é provável que, antes da integração, a pessoa já tenha recebido felicitações na etapa final do processo de seleção.

No entanto, dar um toque especial à mensagem de boas-vindas contribui para criar o ambiente adequado para esse momento significativo.

Algumas empresas optam por enviar uma carta e um pequeno presente. Outras escolhem envolver o CEO, estabelecendo uma conexão mais próxima com os novos colaboradores para passar a sensação de igualdade, outras preparam um café da manhã especial para receber os novatos. 

Contudo, a forma e o estilo dessa abordagem varia conforme a cultura da empresa. Enquanto algumas preferem um tom mais formal, outras adotam um discurso leve e descontraído. Outros fatores também influenciam, como a questão financeira e o segmento da empresa. 

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Apresente a empresa ao novo contratado

A essa altura, é provável que você já tenha compreendido a importância estratégica do processo de integração de colaboradores para a empresa, correto? 

Estamos falando de um passeio guiado, que pode ser liderado por um membro da equipe de RH, o supervisor direto ou até mesmo um colega da equipe.

É interessante apresentar toda a empresa, inclusive as áreas comuns. Durante essa apresentação, é importante fornecer orientações sobre medidas de segurança e o uso de equipamentos, quando necessário. 

Além disso, este é o momento ideal para esclarecer dúvidas sobre o espaço de trabalho, procedimentos e qualquer outra questão que possa surgir. Portanto, incentive o novo colaborador a fazer perguntas.

Compartilhe a história da empresa e reforce os valores da cultura organizacional 

A oportunidade de conhecer a empresa e suas origens é uma parte essencial do processo de integração, pois ajuda o colaborador a se sentir parte dela. É difícil desenvolver um senso de pertencimento a um local, empresa ou cultura que não conhecemos.

Por isso, é válido realizar uma retrospectiva da jornada da empresa, destacando não apenas suas conquistas, mas também os desafios e as lições aprendidas ao longo do tempo. 

Além disso, como mencionamos anteriormente, se sua empresa já prioriza o alinhamento cultural desde o processo de recrutamento, parte do trabalho já está feito. No entanto, nunca é demais reforçar a cultura organizacional.

Transmitir os valores da empresa e enfatizar os comportamentos esperados, inclusive com exemplos práticos, é uma estratégia importante no processo de integração de funcionários.

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Alinhe as expectativas 

Desde o anúncio da vaga até a conclusão do processo seletivo, os novos contratados já tiveram contato com suas responsabilidades, o que é fundamental.

No entanto, mesmo com essa informação prévia, a integração de novos colaboradores marca o início de uma nova etapa, na qual é essencial alinhar as expectativas. Quando um profissional se junta à equipe, há um período de adaptação até que a rotina se estabeleça de forma eficaz. 

Portanto, é importante explicar claramente o que é esperado em cada fase e estabelecer as metas e objetivos desde o início.

Então, fornecer orientações sobre as prioridades e indicar a quem recorrer em caso de dúvidas ou necessidade de suporte são informações cruciais nesse contexto. 

Além disso, se houver regras específicas para o uso de equipamentos da empresa, como computadores e notebooks, é fundamental apresentá-las de maneira clara durante o processo de integração.

Invista em treinamentos 

A inclusão de treinamentos durante o processo de integração de colaboradores é fundamental para que o recém-chegado adquira um entendimento mais profundo sobre o ambiente de trabalho e aprimore suas habilidades na área em que atuará. 

Sendo assim, palestras, apresentações, gamificação e outros métodos de treinamento desempenham um papel significativo na familiarização com as funções e responsabilidades.

Quais são as melhores ferramentas para integração de colaboradores? 

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Para uma integração bem-sucedida, você pode contar com diversas ferramentas, independentemente de ser realizada presencialmente ou de forma remota. Algumas dessas ferramentas são:

  • Manual do colaborador: Um guia abrangente que apresenta não apenas a história e os valores da empresa, mas também informações sobre sistemas de comunicação interna, regras das áreas comuns, dress-code, feedback da empresa, plano de carreira, segurança, cultura organizacional e muito mais. Pode ser personalizado de acordo com a área e cargo do colaborador.

  • Canais de comunicação interna: Além de envolver a equipe, é importante comunicar os clientes, tanto internos quanto externos sobre a nova contratação. Isso pode ser feito por meio de e-mails internos, grupos de comunicação com gestores, publicações nas redes sociais da empresa, entre outros meios.

  • Chatbots: Robôs programados para responder a perguntas frequentes, tornando a integração mais interativa e eficiente. Podem ser desenvolvidos internamente ou terceirizados para especialistas em desenvolvimento de software.

  • Treinamentos dinâmicos: Dividir as informações em treinamentos curtos e envolventes, em vez de longos vídeos, torna o processo mais dinâmico e eficaz. Facilita também a busca por informações específicas posteriormente.

  • Plataforma de onboarding: Uma plataforma que reúne manuais, documentos, vídeos e materiais de treinamento digitalizados. Facilita o acesso a todos os recursos necessários e permite mapear e aprimorar a jornada de integração ao longo do tempo.

Conclusão

Como vimos durante a leitura deste conteúdo, o processo de integração de colaboradores desempenha um papel fundamental na empresa. Além de alinhar os novos colaboradores e oferecer suporte a eles, quando realizado de maneira adequada, ele contribui para aumentar a produtividade da equipe como um todo e aprimorar o ambiente de trabalho na organização.

Portanto, a pessoa encarregada da integração, geralmente o RH, deve prestar atenção meticulosa aos detalhes, criar um plano de ação abrangente e garantir a eficácia dos canais de comunicação interna.

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