Ter um quadro de pessoal bem estruturado é essencial para o bom funcionamento de uma empresa. Através dele, é possível ter um controle eficiente dos colaboradores, suas funções e horários de trabalho.

Além disso, um quadro de pessoal organizado facilita a gestão de RH, permitindo uma melhor atribuição de tarefas e identificação de necessidades de contratação ou realocação de funcionários.

Neste post, vamos explorar a importância de um quadro de pessoal bem elaborado e como ele pode contribuir para o sucesso de uma empresa. Vamos nessa?

O que é um quadro de pessoal?

O quadro de pessoal, também conhecido como quadro de funcionários, não engloba apenas o total de indivíduos em uma empresa, mas também representa um sistema de organização que abrange todos os membros da equipe e suas funções dentro desse ambiente.

Embora não seja uma exigência, a elaboração desse conjunto pode ser crucial para que a empresa compreenda as diferentes peças do seu modelo organizacional e esclareça o fluxo de seus processos.

Ferramentas como planilhas de RH e DP são comumente utilizadas para compilar e visualizar essas informações. Além disso, o quadro de funcionários desempenha um papel significativo na garantia do cumprimento dos direitos trabalhistas.

Isso se deve ao fato de que, conforme veremos mais adiante, são disponibilizadas informações detalhadas de cada contrato, auxiliando na prevenção de desvios de função e irregularidades na jornada de trabalho.

Sendo assim, a atenção a essas questões pode prevenir problemas no ambiente de trabalho, promovendo um clima organizacional saudável e evitando potenciais ações trabalhistas. Isso ressalta a importância do quadro de funcionários, que vai além do que inicialmente possa parecer.

Para que serve um quadro de pessoal?

Além de ser uma ferramenta organizacional, o quadro de funcionários desempenha um papel fundamental ao proporcionar ao setor de RH, DP e também aos gestores uma visão abrangente da composição da empresa no que se refere ao capital humano.

Esta perspectiva é valiosa em diversas situações, desde o controle de registros até mudanças organizacionais, que podem envolver a expansão de equipes, redução de pessoal, transferências de colaboradores ou outros motivos estratégicos.

Vejam dois pontos relevantes que merecem destaque sobre :

Admissões e contratações

Para ilustrar, consideremos o uso do quadro de funcionários em relação a uma necessidade de admissão. Antes de buscar talentos externamente, ao analisar as pessoas e funções existentes, o RH pode desenvolver uma estratégia de recrutamento interno.

Nesse processo, a seleção de candidatos para uma vaga leva em conta os membros atuais da equipe. Isso não apenas contribui para o plano de cargos e salários, mas também oferece outros benefícios.

Esse tipo de recrutamento, que pode resultar em redução de custos, tempo de adaptação e garantia de boa adaptação cultural, só é possível quando o RH dispõe de um quadro de funcionários estruturado e atualizado.

Plano de carreira

Além disso, o quadro de pessoal auxilia o RH e as lideranças a compreenderem as trajetórias necessárias para implementar o plano de carreira, proporcionando aos profissionais oportunidades de crescimento na empresa.

Isso ocorre porque o quadro possibilita uma visualização prática do cargo atual de cada colaborador, bem como das possíveis rotas para seu desenvolvimento profissional.

Dessa forma, estamos falando de uma ferramenta que contribui para que a empresa compreenda melhor como se manter atrativa e capaz de reter talentos.

Como montar um quadro de pessoal?

Criar um quadro de funcionários pode parecer simples. No entanto, a complexidade aumenta com o número de pessoas e a dispersão das informações. Sendo assim, o processo de criação do quadro de pessoal compreende algumas etapas essenciais:

  • Identificação dos cargos;
  • Definição dos requisitos para cada cargo;
  • Alocação dos funcionários nas funções apropriadas (preenchendo com o nome da pessoa, assim como a data de contratação e outras informações);
  • Adicionar detalhes sobre escalas e jornada de trabalho, incluindo os horários;
  • Atualizar as informações após cada admissão ou demissão.

Primeiramente, é crucial identificar as funções necessárias, considerando as demandas do mercado. Em seguida, definir os requisitos de qualificação para cada função, incluindo habilidades técnicas, formação acadêmica e experiência.

Por fim, alocar os funcionários nas funções adequadas, levando em conta suas habilidades, experiências e por meio de ferramentas de avaliação de desempenho, garantindo uma equipe bem ajustada e pronta para os desafios do mercado.

Embora as tabelas sejam o formato mais comum, outras opções incluem quadros brancos, ferramentas digitais manuais e softwares de gestão. O uso de quadros brancos é mais viável para empresas menores, enquanto opções mais tecnológicas refletem uma abordagem digital do RH, alinhada ao conceito do RH 4.0.

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Qual a importância do quadro de funcionários para a estratégia do RH e DP?

Além de organizar as informações dos colaboradores, o quadro de pessoal proporciona uma visão abrangente das funções e cargos da empresa, sendo uma ferramenta essencial para decisões estratégicas. Veja abaixo mais vantagens desse recurso para as empresas:

  • Melhor gerenciamento dos funcionários: 

O quadro de pessoal facilita a identificação das funções, responsabilidades e posição hierárquica de cada colaborador. Isso simplifica a distribuição de tarefas, delegação de responsabilidades e embasa decisões relacionadas ao desenvolvimento da equipe;

  • Redução de custos:

Uma gestão eficiente do quadro de pessoal permite otimizar os processos de RH, reduzindo custos com horas extras, contratações desnecessárias e problemas de produtividade. Manter uma equipe com o número de funcionários ideal evita desperdícios, promovendo uma gestão financeira sustentável;

  • Aumento da produtividade: 

Uma equipe mais produtiva e engajada contribui para melhores resultados e maior competitividade no mercado. O investimento em um quadro de pessoal eficiente reflete diretamente na gestão financeira e no sucesso da empresa;

  • Melhoria na retenção de talentos:

Com uma visão completa da equipe, é possível identificar talentos, oferecer oportunidades de desenvolvimento e motivar os colaboradores, aumentando a satisfação no trabalho e favorecendo a retenção de talentos;

  • Mais facilidade para fechar a folha de pagamento

O quadro de pessoal, ao centralizar informações sobre cargos, salários, benefícios e contas bancárias, simplifica o processo de fechamento da folha de pagamento. Além disso, ajuda a identificar possíveis erros antes do processamento, economizando tempo e evitando retrabalho, permitindo que a equipe foque em tarefas estratégicas.

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Quando saber a hora de expandir ou reduzir o quadro de pessoal?

É essencial ampliar o quadro de colaboradores quando o número atual não atende às demandas do setor, enquanto a redução geralmente ocorre em crises financeiras.

Independentemente do tamanho da empresa, a necessidade de ajustar o quadro de colaboradores surge eventualmente. Sinais de expansão incluem atrasos no atendimento de prazos, aumento de horas extras, sobrecarga de trabalho e absenteísmo.

Crises que levam à redução podem ser externas, como problemas econômicos, ou internas, como falta de demanda. Tanto para aumentar quanto para reduzir o quadro, a atuação estratégica do RH e DP é crucial. Isso envolve avaliar os custos envolvidos e como a ação impactará os colaboradores.

A importância de desenvolver um quadro de funcionários como método estratégico de gestão de pessoas e tomada de decisões é evidente. No entanto, mais importante do que criar o quadro é manter os colaboradores engajados, satisfeitos e produtivos.

Não podemos esquecer a relevância de uma gestão de pessoas estratégica em processos-chave, como recrutamento, desenvolvimento do capital humano, organização e gestão do quadro de funcionários.

Como reduzir os impactos do quadro de funcionários reduzido?

Como vimos anteriormente, há momentos em que a redução do quadro de funcionários é a melhor opção para a empresa. Nestas circunstâncias, o setor de RH deve estar preparado para minimizar os impactos. Aqui estão algumas dicas:

  • Priorize a transparência:

Evite surpreender os profissionais com demissões em massa. A comunicação transparente é vital para preservar a imagem da empresa e evitar impactos negativos na marca empregadora;

  • Faça escolhas criteriosas:

Analise cuidadosamente as escolhas de demissões, considerando não apenas o custo, mas também o benefício. Às vezes, manter um profissional mais caro pode ser mais vantajoso do que optar por um custo mais baixo;

  • Compartilhe planos e metas:

Comunique os planos futuros para os funcionários que continuarão do quadro de pessoal, proporcionando uma visão clara sobre a reestruturação da empresa. Isso pode reduzir o mal-estar e contribuir para o engajamento;

  • Ofereça feedbacks:

Estabeleça uma cultura de feedback construtivo para tranquilizar, orientar e motivar os profissionais, auxiliando na adaptação à nova realidade da organização;

  • Cuide do clima organizacional:

Dê atenção especial ao clima organizacional para evitar impactos negativos nas equipes. Pesquisas de satisfação podem ser fundamentais para compreender o real impacto da redução do quadro de funcionários e suas expectativas.

Essas medidas fornecem uma base para as ações que o RH pode adotar nesta nova fase da gestão de pessoas e diante de uma eventual nova realidade da organização.

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Danielle Braga

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